Regulamento n.º 328/2017
| Data de publicação | 20 Junho 2017 |
| Seção | Serie II |
| Órgão | Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução |
Regulamento n.º 328/2017
Regulamento de Arquivo
O arquivo dos documentos confiados aos associados da Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução (OSAE) constitui uma das obrigações deontológicas mais importantes do serviço público que prestam.
É responsabilidade do associado, ou da sociedade profissional que este integra, a manutenção do arquivo, organizando de uma forma eficaz os documentos e processos que têm de ser mantidos e disponibilizados aos seus clientes, terceiros ou autoridades, em função da sua relevância e dos riscos inerentes ao seu desaparecimento, assegurando a sua preservação pelo tempo e forma definidos no presente regulamento e na lei.
Aquela obrigação perdura mesmo após o cancelamento da inscrição como associado, devendo este providenciar a transferência do seu arquivo para outro associado ou sociedade profissional ou para empresas especializadas que cumpram as normas definidas no presente regulamento.
A OSAE, enquanto associação pública com poderes delegados pelo Estado, deve assegurar que aquela obrigação é cumprida dentro dos melhores termos de qualidade e segurança.
Decorre do Estatuto da Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução (EOSAE) que "quando não tenham sido transmitidos a outra sociedade ou associado, a Ordem deve promover a manutenção em arquivo dos documentos autênticos, autenticados, ou de importância similar, depositados em exclusivo junto de solicitadores ou de agentes de execução ou de sociedades de profissionais que, consoante os casos aplicáveis, tenham falecido, ficado incapazes de exercer a profissão, requerido a cessação de funções no colégio profissional, sido interditos definitivamente do exercício da atividade profissional ou suspensos por um período superior a dois anos".
Acresce que, nos termos do artigo 8.º da Portaria n.º 1535/2008, de 30 de dezembro, compete às autoridades autenticadoras que depositem documentos arquivar os originais dos documentos depositados, sendo atribuída à OSAE a possibilidade de criação de sistemas de arquivo centralizados, mantidos por esta ou por entidades terceiras contratadas para o efeito, para as quais podem ser transferidos os originais dos documentos depositados.
No que respeita aos solicitadores, podem ser abrangidos os seguintes documentos:
a) Os documentos particulares autenticados que titulem atos sujeitos a registo predial, bem como os documentos que os instruam e que devam ficar arquivados por não constarem de arquivo público (cf. o n.º 1 do artigo 4.º e o artigo 8.º da Portaria n.º 1535/2008, de 30 de dezembro);
b) Os documentos de que conste o consentimento do credor ao cancelamento do registo de hipoteca (cf. n.º 2 do artigo 4.º da Portaria n.º 1535/2008, de 30 de dezembro);
c) Os documentos que instruam pedidos de registo online, no que respeita ao registo predial (cf. artigo 19.º da Portaria n.º 1535/2008, de 30 de dezembro);
d) Os documentos relativos ao registo automóvel (cf. artigo 4.º da Portaria n.º 99/2008, de 31 de janeiro);
e) Os documentos previstos no artigo 14.º da Lei n.º 25/2008, de 5 de junho, pelo período de conservação de sete anos.
Quanto aos agentes de execução, estabelece o artigo 849.º do Código de Processo Civil (CPC) que a extinção da execução é comunicada, por via eletrónica, ao tribunal, sendo assegurado pelo sistema informático o arquivo automático e eletrónico do processo, sem necessidade de intervenção judicial ou da secretaria.
Assim, em casos absolutamente excecionais, compete à OSAE, mediante a cobrança dos respetivos custos aos eventuais responsáveis, assumir o arquivo dos documentos atrás referidos quando estes correm evidentes riscos de destruição ou de uso por pessoas ou entidades não autorizadas.
A competência da assembleia geral para aprovação de regulamentos da Ordem prevista no n.º 3 do artigo 22.º do EOSAE foi delegada, relativamente ao presente regulamento, na assembleia de representantes da OSAE, pela deliberação n.º 1883/2016 alínea d), publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 240, de 16 de dezembro, alterada pela Declaração de Retificação n.º 25/2017, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 7, de 10 de janeiro, da assembleia geral do dia 21 de outubro de 2016, conforme previsto no n.º 4 daquele artigo, bem como no n.º 3 do artigo 101.º do EOSAE.
Foi promovida a audição pública nos termos do n.º 2 do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo. Foi promovida a audição do conselho superior, do conselho fiscal, dos conselhos profissionais dos colégios profissionais e da Comissão para o Acompanhamento dos Auxiliares da Justiça ao abrigo das alíneas b) e c) do n.º 3 do artigo 22.º do EOSAE.
Assim, nos termos do n.º 6 do artigo 3.º da Lei n.º 154/2015, de 14 de setembro, dos n.os 3 e 4 do artigo 22.º, do n.º 3 do artigo 101.º do Estatuto da Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução é aprovado o seguinte regulamento:
Capítulo I
Objeto e âmbito
Artigo 1.º
Objeto
1 - O presente regulamento define as regras a que deve obedecer:
a) O procedimento de arquivo de documentos de associados da Ordem dos Solicitadores e dos Agentes de Execução (OSAE);
b) Os requisitos e as condições de utilização da plataforma eletrónica destinada a gerir o arquivo desses documentos;
c) As exigências de acondicionamento, forma e regras de remessa física e digital, recolha, condições de acesso aos documentos arquivados e a gestão da informação;
d) A conservação, tratamento, transferência ou destruição dos documentos arquivados.
2 - O presente regulamento define ainda as normas a observar pela OSAE ou por entidades terceiras a quem esta concessione tal serviço, na guarda e manutenção de arquivos, mediante protocolo.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 - O presente regulamento é aplicável ao arquivo de documentos cuja manutenção e arquivo é imposta por lei ou regulamento.
2 - Sem prejuízo da possibilidade de utilização dos serviços disponibilizados pela OSAE para apoio ao arquivo documental, o presente regulamento não se aplica ao arquivo de outros documentos que os associados considerem útil manter.
Capítulo II
Normas gerais
Artigo 3.º
Deveres dos associados
1 - É dever do associado e da sociedade profissional que o integra assegurar o arquivo dos documentos definidos por lei como de...
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