Despacho n.º 7318/2021
| Data de publicação | 22 Julho 2021 |
| Seção | Serie II |
| Órgão | Instituto Politécnico de Portalegre |
Despacho n.º 7318/2021
Sumário: Regulamento Orgânico dos Serviços Comuns do Instituto Politécnico de Portalegre.
Considerando que:
1) Face aos novos Estatutos do IPP, homologados pelo Despacho Normativo n.º 3/2016, de 20 de abril, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 85, de 3 de maio de 2016, alterados e republicados pelo Despacho Normativo n.º 14-B/2021, de 29 de abril, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 111, de 9 de junho de 2021, se tornou necessário adequar o Regulamento dos Serviços Comuns do Instituto Politécnico de Portalegre, previstos no n.º 2 do artigo 11.º e artigos 57.º a 62.º dos Estatutos do Instituto Politécnico de Portalegre (IPP);
2) Nos termos da alínea o) do n.º 2 do artigo 92.º do Regime Jurídico das Instituições do Ensino Superior (RJIES) e do disposto na alínea q) do n.º 2 do artigo 29.º dos Estatutos do IPP, cabe ao Presidente do Instituto aprovar os Regulamentos previstos na lei e nos Estatutos;
3) Importa, assim, adequar o aludido Regulamento Orgânico aos novos Estatutos do IPP, o que se faz nos termos do presente regulamento, com base no disposto nos artigos 97.º e seguintes e 135.º e seguintes do Código do Procedimento Administrativo (CPA), o qual não foi objeto de audiência e consulta pública, por meu Despacho n.º 32/2021, de 9 de julho de 2021, nos termos do n.º 3 do artigo 110.º do Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior, aprovado pela Lei n.º 62/2007, de 10 de setembro, e das alíneas a) e b) do n.º 3 do artigo 100.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, na sua redação atual, por as condições, a fixar obrigatoriamente neste regulamento, carecerem de concretização urgente, em virtude de se tratar de documento que apenas estabelece a materialização e adequação da estrutura e funcionamento dos serviços previstos nos Estatutos do IPP, que já foram objeto de consulta pública, bem como da necessidade de disponibilizar aos serviços os mecanismos para o normal funcionamento e, por isso, ser imperiosa a emissão urgente do respetivo regulamento, podendo a realização da audiência e consulta comprometer a execução e utilidade deste regulamento;
4) Foi ouvido o Conselho de Gestão do IPP, que deu a sua anuência aos termos do Regulamento:
Considerando o enquadramento supra exposto, ao abrigo da alínea a) do n.º 2 do artigo 110.º e a alínea o) do n.º 1 do artigo 92.º, ambas do RJIES, em conjugação com a previsão da alínea q) do n.º 2 do artigo 29.º e da alínea a) do n.º 2 do artigo 67.º dos Estatutos do Politécnico de Portalegre, aprovo o Regulamento Orgânico dos Serviços Comuns do Instituto Politécnico de Portalegre, em anexo ao presente despacho e que dele faz parte integrante.
9 de julho de 2021. - O Presidente do IPP, Albano António de Sousa Varela e Silva.
ANEXO
Regulamento Orgânico dos Serviços Comuns do Instituto Politécnico de Portalegre
Com a publicação do Despacho Normativo n.º 14-B/2021, de 29 de abril, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 111, de 9 de junho de 2021, que homologou as alterações aos Estatutos do Instituto Politécnico de Portalegre, adiante designado por IP Portalegre, torna-se necessário definir e regular uma nova estrutura orgânica e funcional dos Serviços Comuns a todo o IP Portalegre, prevista no n.º 2 do Artigo 11.º e Artigos 57.º a 62.º (Capítulo VI) dos Estatutos.
O modelo preconizado procura responder à missão, aos princípios, aos valores e às atribuições, previstos nos artigos 1.º e 2.º dos Estatutos do IP Portalegre, e tem subjacente a economia, a eficiência e a eficácia do serviço público a prestar.
Na revisão estatutária ficou expressa a necessidade de simplificar, harmonizar e flexibilizar os Estatutos, de modo a facilitar a comunicação entre Unidades Orgânicas, bem como de clarificar o poder de decisão.
Para tal foram reorganizados Serviços e criados outros, numa ótica de transversalidade a todo o Instituto, com hierarquias bem definidas, deixando à gestão de cada Escola e dos Serviços de Ação Social apenas os seus Serviços específicos.
Com este modelo pretende-se maximizar a partilha de recursos, a simplificação e a harmonização dos procedimentos, aprofundando-se a identidade e a cultura organizacionais que emerge do sistema integrado de gestão existente no Instituto.
O presente regulamento orgânico procura contribuir para um novo modelo de governo e de gestão, mais ajustado à realidade do Instituto e da sua missão e à sua relação com o meio envolvente. Por outro lado, a transparência das competências e da coordenação dos Serviços lança novos desafios de organização do trabalho, de uso de novas tecnologias e de novas competências, abrindo-se um novo tempo para o desenvolvimento pessoal e profissional dos colaboradores do IP Portalegre.
Por fim, espera-se que o Regulamento Orgânico dos Serviços Comuns do IP Portalegre seja um instrumento que assegure a estreita articulação entre os Serviços partilhados e os Serviços das Unidades Orgânicas e que facilite os órgãos do Instituto, das Escolas e dos Serviços de Ação Social a melhor cumprir a sua missão.
CAPÍTULO I
Estrutura Funcional
SECÇÃO I
Disposições genéricas
Artigo 1.º
Natureza e âmbito
O presente regulamento estabelece a estrutura orgânica e as competências dos Serviços Comuns do Instituto Politécnico de Portalegre, também designado doravante por IP Portalegre, em cumprimento dos Estatutos em vigor.
Artigo 2.º
Estrutura dos Serviços e Unidades Funcionais
1 - A estrutura geral do IP Portalegre assegura funções permanentes e integra Serviços de natureza técnica e administrativa, nos termos do artigo 57.º e seguintes dos Estatutos do IP Portalegre.
2 - A estrutura dos Serviços Comuns do IP Portalegre é composta por:
2.1 - Avaliação e Qualidade.
2.2 - Serviços Gerais:
a) Serviços Académicos;
b) Serviços de Aquisições e Aprovisionamento;
c) Serviços de Arquivo e Gestão Documental;
d) Serviços Auxiliares e de Manutenção;
e) Serviços de Gestão Financeira e Orçamental;
f) Serviços de Informática;
g) Serviços de Recursos Humanos.
2.3 - Unidades Funcionais:
a) O Centro de Línguas e Culturas;
b) O Gabinete de Comunicação e Imagem;
c) O Gabinete de Empreendedorismo e Emprego;
d) O Gabinete de Investigação e Inovação;
e) O Gabinete de Relações Internacionais.
3 - As Unidades Funcionais podem dispor de regulamento interno próprio, tal como previsto no n.º 8 do artigo 13.º dos Estatutos do IP Portalegre, proposto pelos respetivos responsáveis e aprovados pelo Presidente do IP Portalegre.
4 - As Unidades Funcionais reportam diretamente ao Presidente do Instituto ou em quem este delegar.
5 - O Presidente do Instituto dispõe de um gabinete de apoio, que integra:
a) Assessoria jurídica que presta apoio ao Presidente nos domínios jurídico e disciplinar, no que concerne a questões legais inerentes ao desempenho da atividade, designadamente elaboração de pareceres jurídicos, preparação de atos e documentos legais, confirmação da legalidade de processos, protocolos e regulamentos, entre outros.
b) Serviço de secretariado a quem compete apoiar técnica e administrativamente a sua atividade e agenda, para além de executar as tarefas inerentes à receção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente, organização da circulação interna de toda a documentação e demais tarefas de secretariado, bem como gerir o serviço de agendamento de utilização de viaturas e afetação dos motoristas aos respetivos serviços.
c) Chefe de gabinete que coordena a atividade do gabinete de apoio e que poderá ser equiparado a cargo de direção intermédia de 3.º grau.
Artigo 3.º
Funcionamento dos Serviços
1 - Os serviços administrativos próprios das Escolas serão os estritamente indispensáveis ao apoio do seu funcionamento para o desempenho de tarefas e funções que não sejam, ou não possam ser partilhados, ou exercidos pelos serviços comuns do Instituto.
2 - Os serviços administrativos próprios das Escolas dependem hierarquicamente do Diretor e devem estar identificados nos respetivos Estatutos.
3 - Os serviços comuns, independentemente do local onde funcionam, dependem hierárquica e funcionalmente do Presidente, do Administrador ou das chefias intermédias, ou em quem estes delegarem, sem prejuízo da sua integração na estrutura orgânica dos serviços do Instituto, conforme previsto nos artigos 4.º a 10.º
4 - O funcionamento dos Serviços referidos no artigo anterior será objeto de regulação através de Instruções de Trabalho, propostas pelo respetivo responsável da área, ouvido o Gabinete para a Avaliação e Qualidade, e aprovadas pelo Conselho de Gestão.
SECÇÃO II
Avaliação e Qualidade
Artigo 4.º
Gabinete de Avaliação e Qualidade
1 - O Gabinete de Avaliação e Qualidade (GAQ) é responsável pelo estabelecimento dos mecanismos de autoavaliação regular do desempenho do Instituto, das suas escolas, demais unidades orgânicas e unidades funcionais, bem como das respetivas atividades pedagógicas e científicas, todos sujeitos ao sistema nacional de acreditação e de avaliação, nos termos da lei, devendo garantir o cumprimento da lei e a colaboração com as instâncias competentes, assegurando a melhoria contínua do sistema integrado de gestão. É também responsável pela supervisão de estudos, projetos e acompanhamento técnico de obras e empreitadas, segurança das instalações, saúde, higiene e segurança no trabalho, entre outras.
2 - Compete, genericamente, ao GAQ:
a) Recolher e fornecer os dados para o desenvolvimento da autoavaliação e avaliação externa dos ciclos de estudo do IP Portalegre;
b) Assegurar em permanência o reporte de informação à Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES) relativamente à acreditação dos ciclos de estudo;
c) Assegurar em permanência o reporte de informação à Agência de Avaliação e Acreditação do Ensino Superior (A3ES) relativamente à acreditação do sistema interno de garantia da qualidade;
d) Auscultar regularmente as necessidades e os níveis de satisfação das partes interessadas, bem como proceder ao tratamento, análise e divulgação dos respetivos...
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