Regulamento n.º 756/2020
| Data de publicação | 08 Setembro 2020 |
| Seção | Parte H - Autarquias locais |
| Órgão | Município de Viseu |
Regulamento n.º 756/2020
Sumário: Regulamento do Arquivo do Município de Viseu.
Regulamento do Arquivo do Município de Viseu
Preâmbulo
Considerando que o atual Regulamento da Organização dos Serviços Municipais da Câmara Municipal de Viseu prevê que, no desempenho das suas atribuições e competências, os Serviços Municipais funcionarão subordinados aos princípios de eficácia; planeamento; coordenação e cooperação; controlo e responsabilização; qualidade, inovação e modernização e gestão por objetivos;
Atendendo a que a atual estrutura orgânica prevê o Serviço de Arquivo como uma Unidade Orgânica de 3.º grau, adiante designada por Arquivo;
Tendo em atenção que importa regulamentar, disciplinar e normalizar o funcionamento do Arquivo, assim como criar condições para uma rigorosa gestão e política arquivística;
Reconhecendo-se a necessidade de uniformizar o processo de avaliação, seleção e eliminação da documentação e criar condições para a proteção do património arquivístico do Município;
Reconhecendo-se a necessidade de ter um instrumento que defina e formalize os procedimentos administrativos e técnicos inerentes à recolha, tratamento, conservação, acesso e comunicação da documentação custodiada;
A Câmara Municipal de Viseu, com base nos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa, na alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º e na alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º, ambos do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, nos artigos 99.º, 100.º, 101.º, 135.º, 136.º, 139.º e 140.º do novo Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, e, bem assim, o Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, o Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, e as disposições da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com a alteração ao anexo I introduzida pela Portaria n.º 1253/2009 de 14 de outubro, elaborou e submeteu à aprovação da Assembleia Municipal, em 12 de junho de 2020 e 26 de junho de 2020, respetivamente, o presente Regulamento, com prévia discussão pública, por período de 30 dias, publicitado no sitio institucional do Município de Viseu, nos locais de estilo e na 2.ª série do Diário da República n.º 41, de 27 de fevereiro - Aviso n.º 3389/2020 - , não tendo sido apresentadas quaisquer sugestões.
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Lei habilitante
O presente Regulamento é elaborado nos termos e com fundamento nos artigos 112.º e 241.º da Constituição da República Portuguesa, na alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º e alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º, ambos do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, nos artigos 99.º, 100.º, 101.º, 135.º, 136.º, 139.º e 140.º do novo Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, considerando-se, ainda, o Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, o Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, as disposições da Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com a alteração ao anexo I introduzida pela Portaria n.º 1253/2009 de 14 de outubro, e por fim, o artigo 9.º da Lei n.º 31/2019, de 03 de maio.
Artigo 2.º
O presente Regulamento estabelece as normas de funcionamento do Arquivo, o qual é constituído pela documentação de natureza informativa, administrativa e histórica (independentemente do tipo de suporte ou formato) produzida e recebida pela Autarquia, ao longo da sua existência e no âmbito das suas atribuições e competências.
Artigo 3.º
Constituição
O Arquivo mantém, sob a sua responsabilidade, a documentação produzida ou reunida pelos diferentes Órgãos e Serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade municipal, a qual se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.
Artigo 4.º
Competências
1 - São competências do Arquivo:
a) Garantir a gestão do Arquivo;
b) Promover o acesso (interno e externo) célere, eficaz, transparente e imparcial à documentação, de acordo com as normas internas existentes e a legislação em vigor;
c) Elaborar instrumentos de descrição e pesquisa para assegurar o acesso e comunicação da documentação;
d) Promover e colaborar na uniformização dos procedimentos nos vários Serviços, nomeadamente no que respeita à definição dos circuitos documentais, na elaboração do plano de classificação e na escolha de materiais de suporte;
e) Colaborar com os responsáveis pela gestão do Sistema de Gestão Documental na elaboração de um plano de preservação digital;
f) Propor a utilização de materiais de suporte, acondicionamento e instalação;
g) Superintender os trabalhos de recolha, tratamento, classificação, guarda e conservação de documentos;
h) Regulamentar o serviço de Arquivo;
i) Promover ações de divulgação;
j) Promover a modernização administrativa no serviço de Arquivo.
2 - As competências atribuídas no presente Regulamento ao Presidente da Câmara são suscetíveis de delegação na respetiva vereação.
CAPÍTULO II
Recolha e remessa de documentos
Artigo 5.º
Deveres dos Órgãos e Serviços Municipais
1 - Decorridos os prazos de conservação administrativa previstos na legislação em vigor (adiante designada por Portaria), a documentação com reduzida taxa de utilização e considerada finda deverá ser remetida para o Arquivo, nas condições estipuladas no artigo 7.º do presente Regulamento.
2 - Os prazos de conservação administrativa são contados a partir da data final dos procedimentos administrativos.
Artigo 6.º
Integridade documental
1 - As remessas de documentação não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
2 - A documentação deve ser enviada ao Arquivo nos suportes originais, devidamente acondicionada e identificada.
3 - Os processos devem ser devidamente ordenados, numerados e rubricados, e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada uma folha com menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo, com assinatura do responsável do respetivo Serviço.
Artigo 7.º
Condições
1 - As transferências da documentação serão definidas, caso a caso, pelo Arquivo, considerando os documentos e as necessidades de gestão de espaço e de tempo.
2 - A documentação é remetida ao Arquivo obedecendo às seguintes condições:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original, ou assim o exijam;
b) Em pastas ou caixas de arquivo, de modelo uniformizado;
c) No seu suporte original, devidamente acondicionada.
3 - Os processos, requerimentos e demais documentos isolados devem ser organizados, no serviço produtor, da seguinte forma:
a) Os documentos constantes dos processos administrativos devem ser organizados de acordo com a sequência cronológica (do mais antigo para o mais recente);
b) Os processos devem ser numerados e rubricados, contando-se, para o efeito, a...
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