Portaria n.º 250/2025/1

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CULTURA

Portaria n.º 250/2025/1, de 2 de junho

Sumário: Aprova o regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício

de funções pela Inspeção-Geral das Atividades Culturais e a respetiva tabela de seleção.

O Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS), que decorre de

recomendações europeias consubstanciadas pela Decisão (UE) 2015/2240 do Parlamento Europeu

e do Conselho, de 25 de novembro, teve como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da

administração eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na

Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas,

independentemente da sua natureza.

O desenvolvimento dos trabalhos, conduzidos pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das

Bibliotecas, o órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, adiante designado por órgão

de coordenação, deu origem à criação de um esquema de metainformação (MIP) e de uma linguagem

comum, partilhada e normalizada para representar as funções da administração, denominada Macroes-

trutura Funcional (MEF). Tendo por fim o aprofundamento dos níveis de interoperabilidade semântica

alcançados na MEF, o órgão de coordenação, desenvolveu uma Lista Consolidada para a gestão das

decisões sobre a classificação e avaliação da informação pública. A Lista Consolidada é um referencial

assente numa estrutura hierárquica de classes que representam as funções e subfunções, de acordo

com a MEF, e os processos de negócio executados por entidades que exerçam funções públicas, numa

perspetiva suprainstitucional, transversal e funcional. Integra as decisões de avaliação, designadamente

a determinação de prazos de conservação administrativa, formas de contagem de prazos e destinos

finais, aplicados em função da natureza da intervenção das entidades.

As decisões resultam dos projetos de «Harmonização de classes de 3.º nível em planos de clas-

sificação conformes à MEF» e de «Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística (ASIA)»,

assegurados através das sinergias estabelecidas entre entidades que exercem funções públicas dando

posteriormente origem a diferentes portarias de gestão de documentos em função da natureza das

entidades aderentes.

As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a clas-

sificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em

abordagens por processos de negócio. A adoção de critérios mais objetivos e de uma metodologia

relacional estabelecida entre processos de negócio para aplicação na sua avaliação, subjacente

à presente portaria, deve ocorrer numa fase genésica potenciando, deste modo, a gestão contínua dos

fluxos informacionais que resultem dos procedimentos internos e externos, desde o momento da sua

produção até ao da sua conservação permanente ou eliminação definitiva.

A presente portaria regulamenta a classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação

de documentos produzidos e recebidos no âmbito das suas atribuições, em qualquer suporte, pela

Inspeção-Geral das Atividades Culturais, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão

associados agilizando, deste modo, as funções do arquivo no garante de direitos e de deveres e na

preservação da memória coletiva.

Assim, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de

10 de dezembro, manda o Governo, pela Ministra da Cultura, o seguinte:

Artigo 1.º

Objeto

A presente portaria aprova, em anexo, o regulamento de classificação, avaliação, seleção, eliminação

e conservação dos documentos da Inspeção-Geral das Atividades Culturais (IGAC), adiante designado

por Regulamento de Informação Arquivística, e a respetiva tabela de seleção.

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Artigo 2.º

Norma revogatória

É revogada a Portaria n.º 1039/2005, de 12 de outubro.

Artigo 3.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no 30.º dia após a sua publicação.

A Ministra da Cultura, Dalila Rodrigues, em 27 de maio de 2025.

ANEXO I

Regulamento de Informação Arquivística da Inspeção-Geral das Atividades Culturais

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objeto

O presente regulamento define as regras de classificação, avaliação, seleção, eliminação e conser-

vação dos documentos produzidos e recebidos, em qualquer suporte, pela Inspeção-Geral das Atividades

Culturais (IGAC), no âmbito das suas atribuições e competências, adiante designada por informação.

Artigo 2.º

Definições

Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

a) Agregação — a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos

aquando da aplicação da tabela de classificação e avaliação, sendo as agregações simples as formadas

por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de

um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental e as agregações

compostas as que incluem as tipologias de ocorrência, agrupando as simples;

b) Amostragem aleatória — o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo

tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe

ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo

destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;

c) Avaliação — a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação,

fundamentada num conjunto de princípios e critérios;

d) Avaliação suprainstitucional — a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação

resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conser-

vação da natureza da intervenção da entidade pública;

e) Classificação — o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou,

quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;

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f) Código — o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos

separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio

e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção, sendo que para garantir o princí-

pio da interoperabilidade a atribuição do código de classificação é da responsabilidade do órgão de

coordenação;

g) Completude do processo de negócio — o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a proces-

sos transversais, implicando o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da

natureza da sua intervenção, pressupondo a utilização deste critério que o dono do processo de negócio

é a entidade que detém o processo mais completo, integrando, ainda, de forma parcelar, os contributos de

todos os participantes, valorizando a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da

materialização parcelar em produtor participante e possibilitando a eliminação das partes dos processos

documentais que se encontram nos sistemas de informação (SI) das entidades produtoras participantes;

h) Conservação — o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que

consiste na preservação permanente da respetiva...