Edital n.º 971/2021
| Data de publicação | 27 Agosto 2021 |
| Seção | Parte H - Autarquias locais |
| Órgão | Município de Cabeceiras de Basto |
Edital n.º 971/2021
Sumário: Regulamento Interno do Arquivo Municipal de Cabeceiras de Basto.
Francisco Luís Teixeira Alves, Presidente da Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto, torna público, para efeitos do disposto no artigo 139.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, e no artigo 56.º do Regime Jurídico das Autarquias Locais, aprovado pela Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, que a Assembleia Municipal na sua sessão ordinária de 14 de fevereiro de 2020, sob proposta da Câmara Municipal, aprovada na reunião de 13 de dezembro de 2019, deliberou, por unanimidade, aprovar o Regulamento Interno do Arquivo Municipal de Cabeceiras de Basto.
A presente alteração ao Regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação no Diário da República e encontra-se disponível para consulta na página eletrónica do Município de Cabeceiras de Basto, em www.cabeceirasdebasto.pt.
5 de agosto de 2021. - O Presidente da Câmara, Francisco Luís Teixeira Alves.
Regulamento Interno do Arquivo Municipal de Cabeceiras de Basto
Nota Justificativa
A presente nota justificativa pretende dar cumprimento ao disposto no artigo 99.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, o qual refere que os regulamentos devem ser acompanhados de uma nota justificativa com as fundamentações jurídicas, administrativas e custos/benefícios das medidas projetadas.
Considerando que o Regulamento Interno do Arquivo Municipal de Cabeceiras de Basto se encontra em vigor desde julho de 2002, e tendo em atenção o tempo decorrido até ao momento, importa proceder às necessárias adaptações com vista a obter-se uma maior eficiência dos Serviços.
Pelo exposto, e nos termos do artigo 33.º n.º 1 alínea k), conjugado com o artigo 25.º n.º 1 alínea g), ambos do Anexo I à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, na sua redação atual, no Regulamento (EU) 2016/679 do PE e do Conselho, de 27 de abril, na Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro e na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril (Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais), com as alterações que lhe foram introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, a Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto deliberou, em reunião de 13 de dezembro de 2019 submeter à aprovação da Assembleia Municipal o presente projeto de alteração do Regulamento do Arquivo Municipal de Cabeceiras de Basto e a Assembleia Municipal aprovou, por unanimidade, o documento na sua sessão ordinária de 14 de fevereiro de 2020.
CAPÍTULO I
Constituição e atribuições do Arquivo Municipal
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação e lei habilitante
1 - O presente Regulamento estabelece os princípios e normas de funcionamento do Arquivo Municipal de Cabeceiras de Basto, serviço do Município de Cabeceiras de Basto, com atribuições na área da gestão do arquivo da autarquia e de outros acervos documentais.
2 - O presente Regulamento é elaborado no uso da competência regulamentar prevista no n.º 7 do artigo 112.º e no artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa e conferida pela alínea k) do n.º 1 do artigo 33 do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, conjugada com a alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º da mesma lei, do n.º 2 do artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, e da Portaria n.º 412/2009, de 17 de abril, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro.
Artigo 2.º
Conceito
O Arquivo Municipal, enquanto serviço transversal a toda a estrutura orgânica e funcional da Câmara Municipal de Cabeceiras de Basto, com as atribuições genéricas de recolha, seleção, tratamento técnico e difusão, compreende e unifica o âmbito, funções e objetivos específicos do Arquivo Geral e Arquivo Histórico do Município de Cabeceiras de Basto, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diferentes serviços municipais e todos os acervos doados ou adquiridos com reconhecido valor histórico-cultural.
Artigo 3.º
Enquadramento Orgânico
A dependência orgânica do Arquivo Municipal encontra-se expressa no Regulamento da Estrutura e Organização dos Serviços do Município de Cabeceiras de Basto, que se encontra em vigor depois de publicado nos termos da legislação.
Artigo 4.º
Competências e atribuições do Arquivo Municipal
Ao Arquivo Municipal, enquanto serviço responsável pela organização e gestão de toda a documentação produzida, recebida e/ou reunida pelos diferentes órgãos, serviços e departamentos municipais, independentemente do tipo de suporte, idade, fase ou formato, como resultado da atividade camarária, conservada a título de testemunho, prova ou informação, compete:
1) Recolher, selecionar, tratar e conservar toda a documentação produzida pelos diferentes órgãos ou serviços autárquicos, como resultado da sua atividade normal de gestão e administração, bem como incorporar fundos documentais públicos e particulares, através de doações, aquisições ou depósitos, e que possuam reconhecido valor histórico-cultural;
2) Desenvolver sistemas de organização, classificação e avaliação dos documentos;
3) Ordenar, inventariar e descrever a documentação;
4) Conceber os instrumentos de descrição documental, tais como guias, inventários, catálogos, índices, registos e outros;
5) Facultar aos utilizadores o acesso e consulta da documentação solicitada, respeitando os critérios de confidencialidade da informação, estabelecidos internamente e em conformidade com a Lei;
6) Estabelecer critérios e diretivas sobre transferência de documentação, seleção e eliminação de documentos, gestão documental e os relativos a outros aspetos de tratamento da documentação;
7) Divulgar o património documental e recursos informativos do concelho, mediante a promoção de iniciativas culturais de natureza diversa.
Artigo 5.º
Cooperação
O Arquivo Municipal mantém intercâmbio de informação e cooperação técnica com o Arquivo Distrital de Braga/Universidade do Minho.
CAPÍTULO II
Disposições gerais
Artigo 6.º
Prazos de Transferência
1 - As transferências de documentação obedecem sempre às determinações legais em vigor.
2 - Findos os prazos de conservação administrativa fixados na lei, ou em situação devidamente justificada pelo responsável hierárquico, os serviços do município devem solicitar o envio da respetiva documentação para o Arquivo Municipal para adequada avaliação documental.
3 - Excetuam-se as escrituras e documentação afim que, nos termos da lei, permanecem nos serviços de notariado por um período de 10 anos.
4 - As transferências de documentação serão definidas, caso a caso, pelo Arquivo Municipal, tendo em conta a sua tipologia e as necessidades de gestão de espaço e de tempo.
5 - Findos os prazos administrativos estabelecidos pela legislação em vigor e caso a documentação se revista de interesse histórico o Arquivo Municipal poderá proceder automaticamente à recolha e integração da mesma.
Artigo 7.º
Formas
1 - Na transferência da documentação para o Arquivo Municipal, os vários serviços devem observar os seguintes procedimentos:
a) Enviar livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
b) Enviar livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
c) Enviar os documentos nos suportes originais, devidamente limpos, acomodados em pastas e ou caixas, numeradas e identificadas, adequadas às suas dimensões;
d) Todos os documentos devem enviar-se organizados, classificados e ordenados, pelos serviços de origem;
e) A conferência da guia respetiva será efetuada em conjunto pelos responsáveis de ambos os serviços;
f) Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o assunto, os documentos que contém e o ano a que se reporta;
g) Nos restantes casos de processos com número identificativo, deverá ser também indicado o ano a que diz respeito, bem como o nome, residência e disposição legal em causa;
h) Na preparação dos documentos a remeter, devem os serviços produtores eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente clipes, elásticos, agrafes, entre outros.
2 - Toda a documentação enviada deverá ser acompanhada de um Auto de Entrega e de uma Guia de Entrega de Documentos, conforme consta nos Anexos n.º 1 e 2 a este documento, feita em duplicado e visado pelo responsável máximo do serviço ou quem possui competências para o efeito, que remeterá a documentação:
a) O original será arquivado pelo Arquivo Municipal, passando a constituir prova das remessas dos serviços de origem;
b) O duplicado será devolvido aos serviços de origem, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas do Arquivo Municipal e mais informação que se repute pertinente;
c) Nos casos em que a documentação enviada não respeite os requisitos estabelecidos, o Arquivo Municipal reserva-se ao direito de recusar o seu envio até que estes sejam cumpridos.
Artigo 8.º
Livros findos
Os livros findos (atas, contratos, escrituras, registos, etc.) são enviados ao arquivo municipal com toda a documentação que lhes é inerente.
Artigo 9.º
Paginação
Os processos e requerimentos deverão ser devidamente paginados e sempre que tenha sido retirado algum documento, será intercalada em sua substituição uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos...
Para continuar a ler
PEÇA SUA AVALIAÇÃO