Aviso n.º 4773/2019
| Data de publicação | 20 Março 2019 |
| Seção | Parte H - Autarquias locais |
| Órgão | Município de Mondim de Basto |
Aviso n.º 4773/2019
Regulamento do Arquivo Municipal
Preâmbulo
Nota Justificativa
O presente regulamento, em consonância com a Norma de Controlo Interno vigente, pretende estabelecer o quadro normativo de organização, classificação, inventariação, conservação e difusão do acervo documental municipal enquanto património concelhio.
Definem-se as funções do arquivo, as relações com os diversos serviços do Município e público em geral e os princípios de funcionamento, por forma a fomentar uma política de gestão integrada da documentação produzida e recebida pelo Município de Mondim de Basto.
No que concerne à ponderação de custos e benefícios, esta iniciativa traduzir-se-á em benefício, diretamente relacionado com a melhoria de serviço público, na medida em que são os trabalhadores, os munícipes e as instituições os beneficiários diretos dos resultados que se vierem a atingir. Como custos preveem-se os inerentes à manutenção do serviço, designadamente custos com salários, manutenção de instalações e economato de arquivo.
O presente regulamento é elaborado ao abrigo do disposto no artigo 241.º da Constituição da República, da alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, do regime geral dos arquivos e do património arquivístico inscrito no Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, na sua redação atual, a Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro, e as disposições da Portaria n.º 412/2001, com alteração do anexo n.º 1 previsto na Portaria n.º 1253/2009.
O Regulamento foi sujeito a consulta pública nos termos do previsto no n.º 3 do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo pelo prazo de trinta dias contados da sua publicação no Diário da República.
CAPÍTULO I
Constituição e atribuições do arquivo municipal
Artigo 1.º
Lei Habilitante
O presente regulamento é elaborado no âmbito do regime geral dos arquivos e do património arquivístico previsto no Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, na sua redação atual, a Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro, as disposições da Portaria n.º 412/2001, com alteração do anexo n.º 1 previsto na Portaria n.º 1253/2009.
Âmbito de aplicação e objeto
O presente regulamento define as regras de recolha, seleção, eliminação, tratamento, conservação e consulta de documentos produzidos e recebidos pelo Município de Mondim de Basto, conservados para servirem como elementos de gestão e prova, podendo à posteriori ser utilizados como elementos de estudo de caráter científico.
Artigo 3.º
Definições
Em conformidade com a legislação em vigor e para efeitos do presente regulamento são consideradas as seguintes definições:
a) Arquivo Corrente, constituído pelos documentos que são permanentemente necessários à atividade do organismo que os produziu ou recebeu;
b) Arquivo Intermédio, constituído por documentos que tendo deixado de ter utilização corrente são, todavia, utilizados, ocasionalmente em virtude do seu interesse administrativo;
c) Arquivo Definitivo ou Histórico, constituído por documentos que perderam utilidade administrativa e são considerados de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.
Artigo 4.º
Constituição
O Arquivo compreende o âmbito, funções e objetivos específicos dos vulgarmente chamados Arquivo Geral (Corrente e Intermédio) e Arquivo Histórico, sendo constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica, proveniente dos diferentes serviços municipais ou resultante diretamente das atribuições genéricas de recolha, seleção, tratamento e difusão desencadeadas pelo Arquivo.
Artigo 5.º
Funções e Atribuições
1 - Ao Arquivo Municipal compete a gestão arquivística da documentação produzida e recebida pelo Município, independentemente do seu tipo de suporte ou formato, que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação.
2 - Ao Arquivo Municipal competem entre outras, as seguintes funções:
a) Propor o sistema de gestão de documentos desde o momento da sua produção/receção;
b) Colaborar com os serviços na sua implementação;
c) Realizar a incorporação da documentação;
d) Proceder à sua avaliação, seleção, eliminação, comunicação/difusão, conservação;
e) Proceder ao tratamento documental da mesma.
Artigo 6.º
Competências do Arquivo Corrente
1 - Ao arquivo corrente compete a conservação e comunicação de documentos de arquivo de consulta frequente pela administração produtora, no exercício das suas atividades de gestão, correspondentes a processos não concluídos.
2 - A coordenação técnica da documentação à sua guarda, produzida ou recebida. Cumpre-lhe, ainda:
a) Zelar pelo cumprimento das normas de circulação da documentação de acordo com os procedimentos estabelecidos;
b) Estabelecer, em consonância com os vários serviços municipais, prazos de conservação da documentação remetida ao Arquivo;
c) Apoiar a transferência de documentação para o Arquivo Intermédio;
d) Aplicar os critérios de registo de entrada e saída de documentação da organização;
e) Aplicar o plano de classificação nos termos da legislação em vigor.
Artigo 7.º
Competências do Arquivo Intermédio
Compete ao Arquivo Intermédio a coordenação de toda a documentação municipal correspondente a processos concluídos, mas suscetíveis de reabertura e de consulta esporádica pelos serviços, nomeadamente:
a) Zelar pelo cumprimento das normas de consulta de documentação e pela aplicação do plano de classificação em vigor, propondo a sua atualização;
b) Colaborar em ações de formação que visem a adoção de métodos e técnicas destinados a melhorar a gestão de informação;
c) Conservar, tratar arquivisticamente e difundir a documentação à sua guarda;
d) Dirigir as tarefas de avaliação, seleção e eliminação de documentação, de acordo com as formalidades estabelecidas;
e) Definir e aplicar planos de conservação físico-ambiental da documentação e espaços que administra.
Artigo 8.º
Competências do Arquivo Histórico
1 - O Arquivo Histórico tem como atribuições reunir, conservar, tratar e difundir documentação com valor histórico do município qualquer que seja a sua natureza ou suporte material.
2 - Compete ao Arquivo Histórico a coordenação de todos os materiais correspondentes a processos concluídos em função do seu valor arquivístico, nomeadamente:
a) Zelar pelo cumprimento das normas de circulação de documentação;
b) Participar na Comissão de Avaliação de Documentação Municipal;
c) Colaborar em ações de formação que visem a adoção de métodos e técnicas destinados a melhorar a gestão de informação;
d) Coordenar as transferências de documentação do arquivo intermédio;
e)...
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