Regulamento n.º 63/2019
| Data de publicação | 15 Janeiro 2019 |
| Seção | Parte H - Autarquias locais |
| Órgão | Município de Matosinhos |
Regulamento n.º 63/2019
Luísa Maria Neves Salgueiro, Presidente da Câmara Municipal de Matosinhos, torna público que, nos termos do disposto nas alíneas b) e t) do n.º 1 do artigo 35.º, do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, e nos termos do disposto no n.º 1 do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo, na sua redação atual, a Câmara Municipal deliberou em reunião ordinária realizada no dia 20 de novembro de 2018 proceder à apreciação pública e recolha de sugestões do projeto de regulamento do Arquivo Municipal de Matosinhos nos termos abaixo transcritos.
Assim e nos termos do n.º 1 do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo, é submetido a consulta pública para recolha de sugestões, onde os interessados, nos termos do n.º 2 do artigo 101.º do referido diploma, poderão apresentar por escrito na Loja do Munícipe, ou por email, as suas sugestões, dirigidas à Câmara Municipal, dentro do prazo de trinta dias, a contar da publicação do presente aviso no Diário da República.
O documento encontra-se disponível para consulta no site da Câmara Municipal.
Projeto de Regulamento do Arquivo Municipal de Matosinhos
Nota Justificativa
A presente nota justificativa pretende dar cumprimento ao disposto no artigo 99.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, o qual refere que os regulamentos devem ser acompanhados de uma nota justificativa com as fundamentações jurídicas, administrativas e custos/benefícios das medidas projetadas.
O Arquivo Municipal de Matosinhos sentiu a necessidade de elaborar um regulamento, que constituísse a sua base legal, de forma a regular a estrutura, a gestão, o funcionamento e a normalização dos procedimentos subjacentes à sua atividade e garantir a preservação e valorização dos seus acervos documentais. Destina-se à implementação de princípios de funcionamento, através de metodologias e meios, de forma a fomentar uma política de gestão integrada da informação e uma normalização arquivística.
Numa lógica de custo/benefício indissociável da entrada em vigor do presente regulamento e considerando que a sua natureza jurídica é, exclusivamente executória e subordinada ao regime jurídico em vigor, importa destacar que os benefícios da implementação de um projeto desta natureza são uma mais valia, uma vez que um regulamento protege a instituição que o cria, na medida em normaliza procedimentos que conduzem a uma melhoria na tomada de decisões, aprofundando o conhecimento da cultura institucional e histórica. A implementação de princípios de funcionamento através de metodologias e meios, fomenta a simplificação e a racionalização dos procedimentos existentes, que, começando por servir a autarquia, se alargam ao munícipe e a todos aqueles que pretendam aceder à informação e obter a prestação de um serviço de qualidade, sendo este o principal objetivo deste regulamento.
Na consagração das regras de difusão e acesso aos arquivos e registos administrativos importa ter presente o que se encontra definido sobre a proteção da reserva da intimidade da vida privada, nos termos da Lei do Acesso à Informação Administrativa e Ambiental e Reutilização dos Documentos Administrativos, aprovada pela Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, bem como o cumprimento do disposto no Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 relativo à proteção de dados pessoais e à livre circulação desses dados, publicado no JOUE a 4/5/2016".
Em conformidade com os poderes regulamentares que lhes são atribuídos pelos artigos 112.º, n.º 7, e 241.º da Lei Constitucional, devem os municípios aprovar os respetivos regulamentos municipais, possibilitando que sejam ajustadas às suas especificidades algumas das regras gerais consignadas pela legislação superior.
Assim, nos termos do artigo 33.º n.º 1 alínea k), conjugado com o artigo 25.º n.º 1 alínea g), ambos do Anexo I à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, na sua redação atual, no Regulamento (EU) 2016/679 do PE e do Conselho, de 27 de abril, na Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro e na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril (Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais), com as alterações que lhe foram introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, a Câmara Municipal de Matosinhos apresenta o Projeto de Regulamento do Arquivo Municipal, com vista à sua submissão a apreciação pública, ao abrigo do artigo 101.º do Código de Procedimento Administrativo.
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação e lei habilitante
1 - O presente Regulamento estabelece os princípios e normas de funcionamento do Arquivo Municipal de Matosinhos, adiante designado abreviadamente por AMMTS, serviço do Município de Matosinhos, com atribuições na área da gestão do arquivo da autarquia e de outros acervos documentais.
2 - O presente Regulamento é elaborado no uso da competência regulamentar prevista no n.º 7 do artigo 112.º e no artigo 241.º da Constituição da Republica Portuguesa e conferida pela alínea k) do n.º 1 do artigo 33 do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, conjugada com a alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º da mesma lei, do n.º 2 do artigo 10.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, e da Portaria n.º 412/2009, de 17 de abril, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro.
Artigo 2.º
Conceito
O AMMTS, enquanto serviço transversal a toda a estrutura orgânica e funcional da Câmara Municipal de Matosinhos, com as atribuições genéricas de recolha, seleção, tratamento técnico e difusão, compreende e unifica o âmbito, funções e objetivos específicos do Arquivo Geral e Arquivo Histórico do Município de Matosinhos, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diferentes serviços municipais e todos os acervos doados ou adquiridos com reconhecido valor histórico-cultural.
Artigo 3.º
Enquadramento Orgânico
A dependência orgânica do AMMTS encontra-se expressa no Regulamento da Estrutura e Organização dos Serviços do Município de Matosinhos, publicado em D.R.
Artigo 4.º
Competências e atribuições do Arquivo Municipal
Ao AMMTS, enquanto serviço responsável pela organização e gestão de toda a documentação produzida, recebida e/ou reunida pelos diferentes órgãos, serviços e departamentos municipais, independentemente do tipo de suporte, idade, fase ou formato, como resultado da atividade camarária, conservada a título de testemunho, prova ou informação, compete:
a) Recolher, selecionar, tratar e conservar toda a documentação produzida pelos diferentes órgãos ou serviços autárquicos, como resultado da sua atividade normal de gestão e administração, bem como incorporar fundos documentais públicos e particulares, através de doações, aquisições ou depósitos, e que possuam reconhecido valor histórico-cultural;
b) Desenvolver sistemas de organização, classificação e avaliação dos documentos;
c) Ordenar, inventariar e descrever a documentação;
d) Conceber os instrumentos de descrição documental, tais como guias, inventários, catálogos, índices, registos e outros;
e) Facultar aos utilizadores o acesso e consulta da documentação solicitada, respeitando os critérios de confidencialidade da informação, estabelecidos internamente e em conformidade com a Lei;
f) Estabelecer critérios e diretivas sobre transferência de documentação, seleção e eliminação de documentos, gestão documental e os relativos a outros aspetos de tratamento da documentação;
g) Divulgar o património documental e recursos informativos do concelho, mediante a promoção de iniciativas culturais de natureza diversa.
CAPÍTULO II
Transferência e Remessa de Documentos
Artigo 5.º
Recolha
1 - As transferências de documentação obedecem sempre às determinações legais em vigor.
2 - Findos os prazos de conservação administrativa fixados na lei, ou em situação devidamente justificada pelo responsável hierárquico, os serviços do município devem solicitar o envio da respetiva documentação para o AMMTS para adequada avaliação documental.
3 - Excetuam-se as escrituras e documentação afim que, nos termos da lei, permanecem nos serviços de notariado por um período de 10 anos.
4 - As transferências de documentação serão definidas, caso a caso, pelo AMMTS, tendo em conta a sua tipologia e as necessidades de gestão de espaço e de tempo.
5 - Findos os prazos administrativos estabelecidos pela legislação em vigor e caso a documentação se revista de interesse histórico o AMMTS poderá proceder automaticamente à recolha e integração da mesma.
Artigo 6.º
Procedimentos da Recolha
Na transferência da documentação para o AMMTS, os vários serviços devem observar os seguintes procedimentos:
a) Enviar livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
b) Enviar livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
c) Enviar os documentos nos suportes originais, devidamente limpos, acomodados em pastas e ou caixas, numeradas e identificadas, adequadas às suas dimensões;
d) Todos os documentos devem enviar-se organizados, classificados e ordenados, pelos serviços de origem;
e) A identificação de documentos reunidos em pastas ou caixas deve ser efetuada em impresso próprio conforme consta no Anexo I deste regulamento;
f) A conferência da guia respetiva será efetuada em conjunto pelos responsáveis de ambos os serviços;
g) Os processos e requerimentos deverão ser paginados, devendo intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documento retirado da paginação do mesmo e da qual constem a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo serviço de origem;
h) Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, onde seja indicado o assunto, os documentos que contém e o ano a que se reporta;
i) No caso dos processos de obras, deverá...
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