Portaria n.º 1220/2008, de 24 de Outubro de 2008
Portaria n. 1220/2008
de 24 de Outubro
A Polícia de Segurança Pública (PSP), força de segurança implantada em todo o território nacional, tem vindo a acumular, no cumprimento da missáo que lhe está confiada e no âmbito da gestáo dos seus recursos humanos, financeiros e patrimoniais, um enorme acervo documental.
O aumento crescente do volume e a diversificaçáo dos documentos recebidos e produzidos pelos vários serviços e unidades da PSP exige e justifica a adopçáo de critérios
7524 específicos de conservaçáo permanente e de inutilizaçáo de documentos, em ordem adequada à gestáo dos espaços de arquivo e de tratamento técnico dessa documentaçáo e do seu ciclo de vida, no que respeita à sua avaliaçáo, selecçáo e conservaçáo, assegurando simultaneamente a perpetuidade da sua memória institucional.
Deste modo, tendo como objectivo último a salvaguarda de documentaçáo com interesse probatório e informativo, bem como a transformaçáo dos seus arquivos em eficazes e proveitosas fontes de informaçáo, a presente portaria visa regulamentar a avaliaçáo, selecçáo, eliminaçáo e substituiçáo de suporte dos documentos de arquivo da PSP.
Assim:
Ao abrigo do disposto na alínea a) do n. 1 do artigo 1. do Decreto -Lei n. 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelo Ministros da Administraçáo Interna e da Cultura, o seguinte:
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É aprovado o Regulamento Arquivístico da Polícia de Segurança Pública (PSP), no que se refere à avaliaçáo, selecçáo e eliminaçáo da sua documentaçáo, em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
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Aos documentos, incluindo colecçóes e processos, referentes a matéria de segurança privada aplica -se o disposto na parte específica constante da tabela de selecçáo anexa à Portaria n. 418/2005, de 18 de Fevereiro, que aprova o Regulamento Arquivístico da Secretaria -Geral do Ministério da Administraçáo Interna.
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Aos documentos classificados, produzidos e recebidos na PSP, é aplicável regulamentaçáo própria, em especial o previsto no SEGNAC 1, Instruçóes para a Segurança Nacional, Salvaguarda e Defesa das Matérias Classificadas, aprovado pela Resoluçáo do Conselho de Ministros n. 50/88, de 8 de Setembro, alterada pela Resoluçáo do Conselho de Ministros n. 13/93, de 4 de Fevereiro.
-
Sáo revogadas as Portarias n.os 766/74, de 25 de Novembro, e 694/81, de 14 de Agosto.
Pelo Ministro da Administraçáo Interna, Rui José Simóes Bayáo de Sá Gomes, Secretário de Estado da Administraçáo Interna, em 2 de Maio de 2008. - O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro, em 2 de Outubro de 2008.
ANEXO
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA POLÍCIA DE SEGURANÇA PÚBLICA
Artigo 1.
Âmbito de aplicaçáo
O presente Regulamento é aplicável à documentaçáo produzida e recebida, no âmbito das suas atribuiçóes e competências, pela Polícia de Segurança Pública (PSP), incluindo todos os arquivos dos seus serviços, unidades e estabelecimentos de ensino, adiante designados por serviços.
Artigo 2.
Avaliaçáo de documentos
1 - O processo de avaliaçáo dos documentos de arquivo da PSP tem por objectivo a determinaçáo do seu valor para efeitos da respectiva conservaçáo permanente ou eliminaçáo, findos os respectivos prazos de conservaçáo em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade da PSP a atribuiçáo dos prazos de conservaçáo dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservaçáo sáo os que constam da tabela de selecçáo, que constitui o anexo I do presente Regulamento e que dele faz parte integrante.
4 - Os referidos prazos de conservaçáo sáo contados a partir do momento em que os processos, colecçóes, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e náo há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 - Compete à Direcçáo -Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinaçáo do destino final dos documentos, sob proposta da PSP.
Artigo 3.
Selecçáo
1 - A selecçáo dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela PSP, de acordo com as orientaçóes estabelecidas na tabela de selecçáo.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no seu suporte original, excepto nos casos cuja substituiçáo seja previamente autorizada nos termos do n. 9 do artigo 11.
Artigo 4.
Tabela de selecçáo
1 - A tabela de selecçáo consigna e sintetiza as disposiçóes relativas à avaliaçáo documental.
2 - A tabela de selecçáo deve ser submetida a revisóes periódicas, com vista à sua adequaçáo às alteraçóes da produçáo documental.
3 - Para efeitos do disposto no número anterior, deve a PSP obter o parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservaçáo em fase activa, a documentaçáo com reduzidas taxas de utilizaçáo deve, de acordo com o estipulado na tabela de selecçáo, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a PSP vier a determinar.
Artigo 6.
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informaçáo contida em su-porte micrográfico cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservaçáo permanente, de acordo com a tabela de selecçáo, devem ser remetidos para arquivo definitivo, após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo.
2 - As remessas náo podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.
Arquivo central da PSP
Compete ao arquivo central da PSP proceder à recolha, ao tratamento, à conservaçáo e à comunicaçáo dos documentos referidos no n. 1 do artigo anterior, de acordo com as orientaçóes técnicas da DGARQ, promovendo as boas práticas de gestáo documental nos serviços e coordenando as acçóes referentes à organizaçáo e preservaçáo do património arquivístico que deixe de ser de uso corrente por parte dos serviços produtores de documentos.
Artigo 8.
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionadas nos artigos 5. e 6. devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
-
O auto de entrega deve ser acompanhado de uma guia de remessa, destinada à identificaçáo e controlo da documentaçáo remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
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A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
-
O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descriçáo documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informaçáo pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboraçáo do respectivo inventário.
2 - Os modelos do auto de entrega e da guia de remessa a que se referem as alíneas do número anterior constam, respectivamente, dos anexos II e III do presente Regulamento e que dele fazem parte integrante.
Artigo 9.
Eliminaçáo
1 - A eliminaçáo dos documentos aos quais náo for reconhecido valor arquivístico, náo se justificando a sua conservaçáo permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo, fixados na tabela de selecçáo.
2 - A eliminaçáo de documentos referidos no número anterior pode ser feita antes de decorridos os referidos prazos, desde que os documentos sejam microfilmados, de acordo com o disposto no artigo 11.
3 - Sem prejuízo dos prazos mínimos de conservaçáo estabelecidos na tabela de selecçáo, os serviços podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que tal náo prejudique o bom funcionamento dos mesmos.
4 - A eliminaçáo de documentos que náo estejam mencionados na tabela de selecçáo carece de autorizaçáo expressa da DGARQ.
5 - A decisáo sobre o processo de eliminaçáo deve atender a critérios de confidencialidade e de racionalidade de meios e custos envolvidos.
Artigo 10.
Formalidades da eliminaçáo
1 - A eliminaçáo dos documentos a que se refere o artigo anterior deve obedecer às seguintes formalidades:
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Ser acompanhada de um auto de eliminaçáo, que faz prova do abate patrimonial;
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O auto de eliminaçáo deve ser assinado pelo dirigente do serviço em causa, bem como pelo responsável do arquivo; c) O referido auto é feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminaçáo, sendo o dupli-
cado enviado à Direcçáo Nacional da PSP, que o remete à DGARQ para conhecimento.
2 - O modelo do auto de eliminaçáo referido nas alíneas do número anterior consta do anexo IV do presente Regulamento e que dele faz parte integrante.
Artigo 11.
Substituiçáo de suporte
1 - A substituiçáo dos documentos originais, em su-porte de papel, por microfilme, deve ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 - A microfilmagem é feita com observância das normas técnicas definidas pela International Standard Organization (ISO), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informaçáo no novo suporte.
3 - Das séries de conservaçáo permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geraçáo, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geraçáo) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminaçáo é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes náo podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alteraçóes que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 - Os microfilmes devem conter termos de abertura e encerramento autenticados com assinatura e carimbo do responsável do serviço detentor da documentaçáo e da entidade responsável pela execuçáo da transferência de suportes. Estes devem conter a descriçáo dos documentos e todos os elementos...
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