Portaria n.º 808/84, de 15 de Outubro de 1984
Portaria n.º 808/84 de 15 de Outubro A microfilmagem de documentos em arquivo nalguns serviços públicos empresariais e a subsequente inutilização dos correspondentes originais são hoje um imperativo de economia e comodidade de consulta, desde que, em contrapartida, se garanta a regularidade das respectivas operações e a autenticidade dos microfilmes.
Considerando a proposta do conselho de gerência da ANA, E. P., e a competência conferida pelo Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro: Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro do Equipamento Social, ao abrigo do artigo 1.º do referido diploma, o seguinte: 1.º Na ANA, E. P., os documentos referidos na legislação comercial, incluídos ou não em processos, serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos nela previstos, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção que vincule o Estado Português.
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O conselho de gerência da empresa determinará, em regulamento interno, o período mínimo de conservação dos documentos não contemplados no númeroanterior.
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Não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico ou outro motivo, nomeadamente: a) Documentação relacionada com contratos de empreitada celebrados pela empresa; b) Títulos de aquisição de terrenos e edifícios; c) Processos individuais e processos disciplinares do pessoal.
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Os documentos contemplados no número anterior deverão ser conservados na sua forma original e transferidos para arquivo adequado.
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É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e consequente inutilização dos originais.
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Fica igualmente autorizada a microfilmagem efectuada directamente a partir de suporte magnético e da informação obtida pelo tratamento automático dedados.
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As operações de microfilmagem deverão ser executadas com equipamento adequado e o maior rigor técnico, de modo a garantirem a reprodução fiel dos documentos sobre que recaiam.
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Deverão ser adoptadas as microfilmagens mais adequadas a cada espécie documental, assegurando-se a maior funcionalidade do sistema e a máxima redução dos seus custos.
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As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que ficarão guardadas em locais diferentes.
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Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir os termos de abertura e encerramento.
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O termo de abertura mencionará o início do microfilme e do termo de encerramento...
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