Portaria n.º 6/2017
| Coming into Force | 05 Janeiro 2017 |
| Section | Serie I |
| Data de publicação | 04 Janeiro 2017 |
| Órgão | Cultura e Trabalho, Solidariedade e Segurança Social |
Portaria n.º 6/2017
de 4 de janeiro
No âmbito da estratégia de modernização tecnológica e administrativa da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa (SCML), caracterizada pela simplificação, racionalização e automatização dos processos, cumpre fixar diretivas para uma eficaz gestão da informação, as quais são necessariamente aplicáveis aos documentos de arquivo, nos seus diversos tipos de suportes e formatos.
As exigências do ambiente digital, orientadas por princípios de universalidade e interoperabilidade, tornam obrigatória a adaptação das bases instrumentais que regulam a gestão dos documentos, principais repositórios da informação institucional.
Constatada a impossibilidade de adaptar ao ambiente digital o Regulamento Arquivístico da SCML, aprovado pela Portaria n.º 509/2004, de 14 de maio, assume total pertinência a definição de novas diretrizes para a gestão dos documentos, aplicáveis desde a criação até à eliminação ou, quando for o caso, à sua conservação permanente.
A eficácia da gestão documental, considerada uma peça fulcral da gestão da informação da SCML, depende pois do estabelecimento de instruções normalizadas que regulem, independentemente dos suportes e dos ambientes tecnológicos, a classificação, a organização, a avaliação, a seleção, a possível substituição de suporte e, por fim, a eliminação ou a conservação dos documentos institucionais.
As dificuldades de preservação da informação, levantadas pela rápida taxa de obsolescência tecnológica, exigem ainda a definição de estratégias e procedimentos a adotar para a preservação digital.
Assim:
Nos termos e ao abrigo da alínea d) do n.º 1 do artigo 1.º e do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros da Cultura e do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento de Gestão de Documentos da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, o qual consta em anexo à presente portaria, dela fazendo parte integrante.
2.º É revogada a Portaria n.º 509/2004, de 14 de maio.
3.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 12 de dezembro de 2016.
O Ministro da Cultura, Luís Filipe Carrilho de Castro Mendes. - O Ministro do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social, José António Fonseca Vieira da Silva.
ANEXO
REGULAMENTO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DA SANTA CASA DA MISERICÓRDIA DE LISBOA
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
1 - O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, em qualquer suporte, pelos departamentos, serviços e estabelecimentos da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, adiante abreviadamente designada por SCML.
2 - O presente Regulamento não é aplicável à documentação acumulada existente na SCML.
Artigo 2.º
Gestão de documentos
Para efeitos do presente Regulamento são consideradas no âmbito da gestão de documentos as seguintes funções:
a) Classificação;
b) Avaliação;
c) Seleção;
d) Remessa;
e) Substituição de suporte;
f) Eliminação.
Artigo 3.º
Classificação
A estrutura para a classificação dos documentos, apresentada numa hierarquia desenvolvida a três níveis, fundamenta-se na Macroestrutura Funcional (MEF), versão 1.0, numa abordagem institucional, com a representação conceptual das funções desempenhadas pela SCML e com a identificação e descrição dos terceiros níveis centrada na realidade documental da instituição.
Artigo 4.º
Avaliação
1 - O processo de avaliação dos documentos de arquivo da SCML tem por objetivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino...
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