Portaria n.º 224/2021
| Data de publicação | 11 Junho 2021 |
| Seção | Serie II |
| Órgão | Cultura e Ambiente e Ação Climática - Gabinetes da Ministra da Cultura e do Secretário de Estado da Mobilidade |
Portaria n.º 224/2021
Sumário: Aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Metro do Porto, S. A.
No âmbito da estratégia de modernização administrativa da Metro do Porto, S. A., caracterizada pela simplificação, racionalização e automatização dos processos, cumpre fixar diretivas para uma eficaz gestão da informação, as quais são necessariamente aplicáveis aos documentos de arquivo, nos seus diferentes tipos de suportes e formatos.
As exigências do ambiente digital, orientadas por princípios de universalidade e interoperabilidade, tornam obrigatória a adaptação das bases instrumentais que regulam a gestão dos documentos, principais repositórios da informação institucional. As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio. A sua aplicação assegura a organicidade do sistema de informação arquivística, permite reduzir de forma segura o volume dos documentos, garantir direitos e deveres no médio e longo prazo e salvaguardar a memória e o património arquivístico.
Nesta conformidade, a Metro do Porto, S. A., consciente da importância do seu património arquivístico e das suas características únicas, entendeu ser fundamental, no cumprimento do quadro legal em vigor, elaborar o presente Regulamento. Com o objetivo de criar um instrumento que seguisse os princípios da universalidade e interoperabilidade e permitisse o enquadramento da Metro do Porto, S. A., numa avaliação suprainstitucional, seguiu-se o referencial «Lista Consolidada», desenvolvido pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, para a gestão e harmonização das decisões sobre a classificação e avaliação da informação pública.
O presente regulamento pretende definir de forma inequívoca os prazos de conservação e o destino final dos documentos, dotando os serviços de critérios objetivos em matéria de avaliação, seleção e eliminação de documentos.
Assim, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, do Despacho n.º 10791/2018, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 224, de 21 de novembro de 2018, manda o Governo, pela Ministra da Cultura e pelo Secretário de Estado da Mobilidade, o seguinte:
Artigo 1.º
Aprovação
É aprovado o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística produzida no exercício de funções da Metro do Porto, S. A., com a respetiva tabela de seleção, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º
Entrada em vigor
O Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística produzida no exercício de funções da Metro do Porto, S. A., entra em vigor trinta dias depois ao da sua publicação.
28 de maio de 2021. - A Ministra da Cultura, Graça Maria da Fonseca Caetano Gonçalves. - O Secretário de Estado da Mobilidade, Eduardo Nuno Rodrigues e Pinheiro.
ANEXO
Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Metro do Porto, S. A.
CAPÍTULO I
Do objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições
Artigo 1.º
Objeto e natureza do regulamento
1 - O presente regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística, produzida no exercício de funções da Metro do Porto, S. A., dando origem a documentos e agregações, materializada em qualquer suporte, adiante designada apenas por informação.
2 - A aplicação do presente regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão de informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação subjetivo
As disposições do presente regulamento são aplicáveis à Metro do Porto, S. A.
Artigo 3.º
Aplicação no tempo e produção de efeitos
1 - Sem prejuízo do disposto no ordenamento jurídico sobre a aplicação das leis no tempo, determina-se que o presente regulamento:
a) É aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;
b) Não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua entrada em vigor.
2 - Nos casos abrangidos pela alínea b) do número anterior, a avaliação da informação deve ser realizada em conformidade com as orientações emanadas pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, adiante designado por órgão de coordenação, nos termos do disposto no n.º 9 do artigo 9.º
Artigo 4.º
Garantias do sistema de informação
1 - A Metro do Porto, S. A., deve estar dotada de sistemas de informação, adiante designados por SI, que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade no longo prazo à informação.
2 - Os SI devem apresentar características de fidedignidade, segurança, conformidade, inteligibilidade e sistematização.
3 - Para efeito do disposto no n.º 1, a Metro do Porto, S. A., deve dispor de um plano de preservação digital aprovado pelo órgão de coordenação.
Artigo 5.º
Definições
Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:
a) Agregação - a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de seleção. As agregações simples são formadas por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental; e as agregações compostas que incluem as tipologias de ocorrência, que são um agrupamento das agregações simples;
b) Amostragem aleatória - o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
c) Avaliação - a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
d) Avaliação suprainstitucional - a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
e) Classificação - o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixado na tabela de seleção;
f) Código - o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção. Para garantir o princípio da interoperabilidade, a atribuição do código de classificação é da responsabilidade do órgão de coordenação;
g) Completude do processo de negócio - o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais. Implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização parcelar em produtor participante. Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;
h) Conservação - o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões que consiste na preservação permanente;
i) Conservação parcial por amostragem - o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante aplicação de uma fórmula;
j) Desativação de processos de negócio - a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
k) Descrição - a caracterização das instâncias da estrutura de classificação, através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção. A descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;
l) Destino final - a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
m) Documento - a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades. Também denominado documento de arquivo;
n) Dono de processo - a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção;
o) Eliminação - o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões para a destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;
p) Entrega - a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
q) Forma de contagem do prazo - a instrução que define o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos termos abaixo indicados:
i) Conforme disposição legal - o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;
ii) Data do início do procedimento - o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento, como é o caso do «Registo biográfico»;
iii) Data de emissão do título, o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação...
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