Portaria n.º 112/2023
| ELI | https://data.dre.pt/eli/port/112/2023/04/27/p/dre/pt/html |
| Data de publicação | 27 Abril 2023 |
| Número da edição | 82 |
| Seção | Serie I |
| Órgão | Cultura e Coesão Territorial |
N.º 82 27 de abril de 2023 Pág. 3
Diário da República, 1.ª série
CULTURA E COESÃO TERRITORIAL
Portaria n.º 112/2023
de 27 de abril
Sumário: Aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da
Administração Local.
O Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS), que decorre de
recomendações europeias consubstanciadas na Decisão (UE) 2015/2240 do Parlamento Europeu
e do Conselho, de 25 de novembro, teve como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da
administração eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na
Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas,
independentemente da sua natureza.
A progressão dos trabalhos, conduzidos pela Direção -Geral do Livro, dos Arquivos e das
Bibliotecas (DGLAB) na prossecução da sua missão de assegurar a coordenação do sistema
nacional de arquivos, nos termos do n.º 1 do artigo 2.º do Decreto -Lei n.º 103/2012, de 16 de maio,
na sua redação atual, que aprova a orgânica da DGLAB, deu origem à criação de um esquema de
metainformação (MIP) e de uma linguagem comum, partilhada e normalizada para representar as
funções da administração, denominada Macroestrutura Funcional (MEF).
Tendo por fim o aprofundamento dos níveis de interoperabilidade semântica alcançados na MEF,
a DGLAB desenvolveu uma Lista Consolidada para a gestão das decisões sobre a classificação e
avaliação da informação pública.
A Lista Consolidada é um referencial assente numa estrutura hierárquica de classes que repre-
sentam as funções e subfunções, de acordo com a MEF, e os processos de negócio executados
por entidades que exerçam funções públicas, numa perspetiva suprainstitucional, transversal e
funcional, integrando, ainda, as decisões de avaliação, designadamente a determinação de pra-
zos de conservação administrativa, formas de contagem de prazos e destinos finais, aplicados em
função da natureza da intervenção das entidades.
As decisões resultam dos projetos de «Harmonização de classes de 3.º nível em planos de clas-
sificação conformes à MEF» e de «Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística» (ASIA),
assegurados através das sinergias estabelecidas entre entidades que exercem funções públicas ao
nível da administração local e da administração central do Estado, dando posteriormente origem a
diferentes portarias de gestão de documentos em função da natureza das entidades abrangidas.
As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para
a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação
assente em abordagens por processos de negócio.
A Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro,
aprovou o Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, que permitiu garantir a operaciona-
lização da avaliação, seleção e eliminação da documentação produzida e recebida pelas autarquias
locais no âmbito das suas atribuições e competências, bem como viabilizar o descongestionamento
nos respetivos serviços produtores e de arquivo.
Não obstante as assinaláveis vantagens alcançadas na gestão da informação pública pela
aplicação do referido regulamento, assinaladamente, no que diz respeito à racionalização de proce-
dimentos e de custos pela via da eliminação de documentos desprovidos de valor e que cumpriram
a sua função administrativa, tais procedimentos foram tendencialmente aplicados a jusante da sua
produção, provocando, repetidamente, uma entropia nos serviços da Administração Pública.
A adoção de critérios mais objetivos e de uma metodologia relacional estabelecida entre pro-
cessos de negócio para aplicação na sua avaliação, subjacente à presente portaria, deve ocorrer
numa fase genésica, potenciando, deste modo, a gestão contínua dos fluxos informacionais que
resultem dos procedimentos internos e externos, desde o momento da sua produção até ao da sua
conservação permanente ou eliminação definitiva.
Neste contexto, a presente portaria regulamenta a classificação, avaliação, seleção, eliminação
e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, por entidades no exercício de
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Diário da República, 1.ª série
funções de administração local, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão asso-
ciados, deste modo agilizando as funções do arquivo enquanto garante de direitos e de deveres e
na preservação da memória coletiva.
Foram ouvidas a Associação Nacional de Freguesias (ANAFRE) e a Associação Nacional de
Municípios Portugueses (ANMP).
Assim, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10
de dezembro, e no uso das competências previstas no n.º 1 do artigo 21.º e no n.º 1 do artigo 28.º do
Decreto -Lei n.º 32/2022, de 9 de maio, na sua redação atual, conjugados com o disposto na alínea c)
do n.º 1 do Despacho n.º 7052/2022, de 23 de maio, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 107,
de 2 de junho de 2022, manda o Governo, pela Ministra da Coesão Territorial e pela Secretária de
Estado da Cultura, o seguinte:
Artigo 1.º
Objeto
É aprovado o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da
Administração Local, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º
Avaliação da documentação acumulada
1 — À documentação previamente produzida e abrangida pelo Regulamento Arquivístico para
as Autarquias Locais, aprovado pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com as alterações que
lhe foram introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, é aplicável um relatório de
avaliação de documentação, de caráter geral e extensível a todas as autarquias locais, a produzir,
por uma ou várias autarquias locais, no prazo de 60 dias após a publicação da presente portaria.
2 — Quanto à demais documentação previamente produzida e não abrangida pelo Regula-
mento Arquivístico para as Autarquias Locais, as autarquias locais podem remeter à DGLAB um
relatório de documentação acumulada.
3 — A DGLAB emite parecer favorável sobre os relatórios previstos nos números anteriores,
os quais são publicitados no seu sítio institucional, conjuntamente com o respetivo parecer.
Artigo 3.º
Norma revogatória
É revogada a Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de
14 de outubro, que aprova o Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais.
Artigo 4.º
Aplicação no tempo
O Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração
Local, previsto no artigo 1.º, não é aplicável à informação produzida e acumulada antes da sua
entrada em vigor, salvo se organizada em conformidade com as classes inscritas na respetiva Lista
Consolidada, caso em que deve ser garantida a correspondência entre os respetivos códigos.
Artigo 5.º
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no 180.º dia seguinte ao da sua publicação.
A Ministra da Coesão Territorial, Ana Maria Pereira Abrunhosa Trigueiros de Aragão, em 5 de
abril de 2023. — A Secretária de Estado da Cultura, Isabel Alexandra Rodrigues Cordeiro, em 3 de
abril de 2023.
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Diário da República, 1.ª série
ANEXO
(a que se refere o artigo 1.º)
REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO
ARQUIVÍSTICA DA ADMINISTRAÇÃO LOCAL
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento define o regime aplicável à classificação e avaliação da informação
arquivística da administração local.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 — O presente Regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e
conservação da informação arquivística, independentemente do suporte em que seja materializada,
produzida por entidades que exercem funções de administração local (doravante designada por
«informação»).
2 — Para efeitos do disposto no número anterior, consideram -se como entidades que exercem
funções de administração local (doravante designadas por «entidades»):
a) As autarquias locais, as entidades intermunicipais e as associações de municípios e de
freguesias de fins específicos;
b) Os serviços municipalizados ou intermunicipalizados e as empresas locais;
c) Outras entidades, independentemente da respetiva natureza, quando no exercício de funções
materialmente administrativas ou de poderes públicos de âmbito local, nomeadamente as titulares
de concessões ou de delegações de serviços públicos da competência da administração local.
Artigo 3.º
Definições
Para efeitos do presente Regulamento, entende -se por:
a) «Agregação», a unidade, formada por um conjunto sequencial de documentos com uma
relação funcional, que traduz uma ocorrência num determinado processo de negócio e pode
consistir num processo documental («agregação simples») ou num agrupamento de agregações
simples («agregação complexa»), sendo criada para efeito de gestão de documentos aquando da
aplicação da tabela de seleção;
b) «Amostragem aleatória», o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-
-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se
supõe ser representativa de todas as características da população;
c) «Avaliação», a atribuição de valor à informação para efeitos de conservação ou de elimina-
ção, com base num conjunto de princípios e critérios;
d) «Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informa-
ção resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua
conservação da natureza da intervenção da entidade;
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