Portaria n.º 112/2023

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Diário da República, 1.ª série

 CULTURA E COESÃO TERRITORIAL

Portaria n.º 112/2023

de 27 de abril

Sumário: Aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da 

Administração Local.

O Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS), que decorre de 

recomendações europeias consubstanciadas na Decisão (UE) 2015/2240 do Parlamento Europeu 
e do Conselho, de 25 de novembro, teve como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da 
administração eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na 
Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas, 
independentemente da sua natureza.

A progressão dos trabalhos, conduzidos pela Direção -Geral do Livro, dos Arquivos e das 

Bibliotecas (DGLAB) na prossecução da sua missão de assegurar a coordenação do sistema 
nacional de arquivos, nos termos do n.º 1 do artigo 2.º do Decreto -Lei n.º 103/2012, de 16 de maio, 
na sua redação atual, que aprova a orgânica da DGLAB, deu origem à criação de um esquema de 
metainformação (MIP) e de uma linguagem comum, partilhada e normalizada para representar as 
funções da administração, denominada Macroestrutura Funcional (MEF).

Tendo por fim o aprofundamento dos níveis de interoperabilidade semântica alcançados na MEF, 

a DGLAB desenvolveu uma Lista Consolidada para a gestão das decisões sobre a classificação e 
avaliação da informação pública.

A Lista Consolidada é um referencial assente numa estrutura hierárquica de classes que repre-

sentam as funções e subfunções, de acordo com a MEF, e os processos de negócio executados 
por entidades que exerçam funções públicas, numa perspetiva suprainstitucional, transversal e 
funcional, integrando, ainda, as decisões de avaliação, designadamente a determinação de pra-
zos de conservação administrativa, formas de contagem de prazos e destinos finais, aplicados em 
função da natureza da intervenção das entidades.

As decisões resultam dos projetos de «Harmonização de classes de 3.º nível em planos de clas-

sificação conformes à MEF» e de «Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística» (ASIA), 
assegurados através das sinergias estabelecidas entre entidades que exercem funções públicas ao 
nível da administração local e da administração central do Estado, dando posteriormente origem a 
diferentes portarias de gestão de documentos em função da natureza das entidades abrangidas.

As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para 

a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação 
assente em abordagens por processos de negócio.

A Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, 

aprovou o Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, que permitiu garantir a operaciona-
lização da avaliação, seleção e eliminação da documentação produzida e recebida pelas autarquias 
locais no âmbito das suas atribuições e competências, bem como viabilizar o descongestionamento 
nos respetivos serviços produtores e de arquivo.

Não obstante as assinaláveis vantagens alcançadas na gestão da informação pública pela 

aplicação do referido regulamento, assinaladamente, no que diz respeito à racionalização de proce-
dimentos e de custos pela via da eliminação de documentos desprovidos de valor e que cumpriram 
a sua função administrativa, tais procedimentos foram tendencialmente aplicados a jusante da sua 
produção, provocando, repetidamente, uma entropia nos serviços da Administração Pública.

A adoção de critérios mais objetivos e de uma metodologia relacional estabelecida entre pro-

cessos de negócio para aplicação na sua avaliação, subjacente à presente portaria, deve ocorrer 
numa fase genésica, potenciando, deste modo, a gestão contínua dos fluxos informacionais que 
resultem dos procedimentos internos e externos, desde o momento da sua produção até ao da sua 
conservação permanente ou eliminação definitiva.

Neste contexto, a presente portaria regulamenta a classificação, avaliação, seleção, eliminação 

e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, por entidades no exercício de 

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funções de administração local, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão asso-
ciados, deste modo agilizando as funções do arquivo enquanto garante de direitos e de deveres e 
na preservação da memória coletiva.

Foram ouvidas a Associação Nacional de Freguesias (ANAFRE) e a Associação Nacional de 

Municípios Portugueses (ANMP).

Assim, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 

de dezembro, e no uso das competências previstas no n.º 1 do artigo 21.º e no n.º 1 do artigo 28.º do 
Decreto -Lei n.º 32/2022, de 9 de maio, na sua redação atual, conjugados com o disposto na alínea c) 
do n.º 1 do Despacho n.º 7052/2022, de 23 de maio, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 107, 
de 2 de junho de 2022, manda o Governo, pela Ministra da Coesão Territorial e pela Secretária de 
Estado da Cultura, o seguinte:

Artigo 1.º

Objeto

É aprovado o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da 

Administração Local, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.

Artigo 2.º

Avaliação da documentação acumulada

1 — À documentação previamente produzida e abrangida pelo Regulamento Arquivístico para 

as Autarquias Locais, aprovado pela Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com as alterações que 
lhe foram introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, é aplicável um relatório de 
avaliação de documentação, de caráter geral e extensível a todas as autarquias locais, a produzir, 
por uma ou várias autarquias locais, no prazo de 60 dias após a publicação da presente portaria.

2 — Quanto à demais documentação previamente produzida e não abrangida pelo Regula-

mento Arquivístico para as Autarquias Locais, as autarquias locais podem remeter à DGLAB um 
relatório de documentação acumulada.

3 — A DGLAB emite parecer favorável sobre os relatórios previstos nos números anteriores, 

os quais são publicitados no seu sítio institucional, conjuntamente com o respetivo parecer.

Artigo 3.º

Norma revogatória

É revogada a Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 

14 de outubro, que aprova o Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais.

Artigo 4.º

Aplicação no tempo

O Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração 

Local, previsto no artigo 1.º, não é aplicável à informação produzida e acumulada antes da sua 
entrada em vigor, salvo se organizada em conformidade com as classes inscritas na respetiva Lista 
Consolidada, caso em que deve ser garantida a correspondência entre os respetivos códigos.

Artigo 5.º

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no 180.º dia seguinte ao da sua publicação.

A Ministra da Coesão Territorial, Ana Maria Pereira Abrunhosa Trigueiros de Aragão, em 5 de 

abril de 2023. — A Secretária de Estado da Cultura, Isabel Alexandra Rodrigues Cordeiro, em 3 de 
abril de 2023.

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ANEXO

(a que se refere o artigo 1.º)

REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO 

ARQUIVÍSTICA DA ADMINISTRAÇÃO LOCAL

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Objeto

O presente Regulamento define o regime aplicável à classificação e avaliação da informação 

arquivística da administração local.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação

1 — O presente Regulamento é aplicável à...