Portaria n.º 523/2006, de 08 de Junho de 2006
Portaria n.o 523/2006
de 8 de Junho
O crescente aumento da documentaçáo arquivada na Direcçáo-Geral das Autarquias Locais tem criado graves dificuldades na gestáo dos seus espaços de arquivo.
Justifica-se, assim, a adopçáo de critérios específicos de conservaçáo permanente e de inutilizaçáo de documentos, em ordem à adequada gestáo daqueles espaços, sendo premente a existência de um regulamento arquivístico que defina de forma inequívoca os prazos de conservaçáo e o destino final dos documentos.
Pretende-se, assim, criar um património arquivístico constituído por documentos de elevada utilidade, expurgando-se aqueles que náo satisfaçam quaisquer interes-
ses administrativos, probatórios, informativos ou de investigaçáo.
Nestes termos e ao abrigo do disposto na alínea a) do n.o 1 do artigo 1.o do Decreto-Lei n.o 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelo Ministro de Estado e da Administraçáo Interna e pela Ministra da Cultura, o seguinte:
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o É aprovado o Regulamento Arquivístico da Direcçáo-Geral das Autarquias Locais relativo à avaliaçáo, selecçáo e eliminaçáo da sua documentaçáo, em anexo à presente portaria.
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o A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicaçáo.
Em 27 de Abril de 2006.
Pelo Ministro de Estado e da Administraçáo Interna, Eduardo Arménio do Nascimento Cabrita, Secretário de Estado Adjunto e da Administraçáo Local. - A Minis-tra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA DIRECçÁO-GERAL DAS AUTARQUIAS LOCAIS
Artigo 1.o
Âmbito de aplicaçáo
1 - O presente Regulamento é aplicável a toda a documentaçáo produzida e recebida no âmbito das suas atribuiçóes e competências pela Direcçáo-Geral das Autarquias Locais, adiante designada por DGAL.
Artigo 2.o Avaliaçáo
1 - O processo de avaliaçáo dos documentos do arquivo da DGAL tem por objectivo a determinaçáo do seu valor para efeitos da sua conservaçáo permanente ou eliminaçáo, findos os respectivos prazos de conservaçáo em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade da DGAL a atribuiçáo dos prazos de conservaçáo dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservaçáo sáo os que figuram na tabela de selecçáo que constitui o anexo I do presente Regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservaçáo sáo contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecçáo, dos registos ou da constituiçáo dos dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinaçáo do destino final dos documentos, sob proposta da DGAL.
Artigo 3.o Selecçáo
1 - A selecçáo dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGAL, de acordo com as orientaçóes estabelecidas na tabela de selecçáo.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituiçáo seja previamente autorizada nos termos do artigo 10.o do presente Regulamento.
Artigo 4.o
Tabela de selecçáo
1 - A tabela de selecçáo consigna e sintetiza as disposiçóes relativas à avaliaçáo documental.
2 - A tabela de selecçáo deve ser submetida a revisóes com vista à sua adequaçáo às alteraçóes da produçáo documental.
3 - Para efeitos do disposto no número anterior, deve a DGAL obter o parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.o
Remessas para o arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservaçáo em fase activa, a documentaçáo com reduzidas taxas de utilizaçáo deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecçáo, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo inter-médio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGAL vier a determinar.
Artigo 6.o
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservaçáo permanente, de acordo com a tabela de selecçáo, deveráo ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo.
2 - As remessas náo podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
3 - A documentaçáo remetida para arquivo definitivo deve ser acompanhada dos respectivos instrumentos de recuperaçáo de informaçáo ou outros elementos úteis de referência.
Artigo 7.o
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.o e 6.o devem obedecer às seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova; b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificaçáo e controlo da documentaçáo remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descriçáo documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informaçáo pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboraçáo do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores sáo os que constam do anexo II do presente Regulamento.
Artigo 8.o
Eliminaçáo
1 - A eliminaçáo dos documentos cuja conservaçáo permanente náo se justifique, por náo lhes ser reconhecido valor arquivístico, deve ser efectuada imediatamente após o decurso dos prazos de conservaçáo fixados na tabela de selecçáo.
2 - A eliminaçáo dos documentos que náo estejam mencionados na tabela de selecçáo carece de autorizaçáo expressa do IAN/TT.
3 - A decisáo sobre o processo de eliminaçáo deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos, por forma a garantir a impossibilidade de reconstituiçáo da informaçáo.
Artigo 9.o
Formalidades de eliminaçáo
1 - As eliminaçóes dos documentos mencionados no artigo 8.o devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de eliminaçáo, que fará prova do abate patrimonial;
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O auto de eliminaçáo deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
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O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminaçáo, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.
2 - O modelo de auto de eliminaçáo consta do anexo III do presente Regulamento.
Artigo 10.o
Substituiçáo do suporte
1 - O IAN/TT autoriza, nos termos do n.o 2 do artigo 5.o do Decreto-Lei n.o 121/92, de 2 de Julho, que a substituiçáo dos documentos originais por cópias em microfilme possa ser extensiva a todas as séries de conservaçáo permanente que figuram na tabela do anexo I sempre que a DGAL a considerar económica e funcionalmente justificada.
2 - Compete ao IAN/TT a definiçáo dos pressupostos técnicos relativos à substituiçáo do suporte enunciado no número anterior, em particular no que se refere à documentaçáo de conservaçáo permanente, por forma a garantir a preservaçáo, segurança, autenticidade, legalidade, durabilidade e consulta das cópias produzidas, de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization (ISO).
3 - Dos filmes sáo feitos uma matriz (negativa em sais de prata - 1.a geraçáo), dois duplicados da matriz (positivos em sais de prata - 2.a geraçáo) e um duplicado de consulta. A matriz tem valor de original, e os duplicados, em sais de prata, têm valor respectivamente de segurança da matriz e de trabalho.
4 - Os filmes náo podem sofrer cortes ou emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alteraçóes que ponham em causa a sua integridade e reproduziráo os respectivos termos de abertura e encerramento, autenticados pela assinatura do responsável pela DGAL, sob selo branco ou de perfuraçáo.
4084 5 - No caso de recurso à...
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