Portaria n.º 12/2008, de 03 de Janeiro de 2008
Portaria n. 12/2008
de 3 de Janeiro
Ao abrigo do disposto na alínea a) do n. 1 do artigo 1. do Decreto -Lei n. 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior e da Cultura, o seguinte:
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Aprovaçáo
É aprovado o Regulamento de Conservaçáo e Arquivístico do Instituto Politécnico do Porto e suas escolas superiores no que se refere à avaliaçáo, selecçáo, transferência, incorporaçáo em arquivo definitivo, substituiçáo de suporte e eliminaçáo da documentaçáo, que consta do anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.
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Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicaçáo.
O Ministro da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, José Mariano Rebelo Pires Gago, em 11 de Dezembro de 2007. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima, em 17 de Dezembro de 2007.
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÁO E ARQUIVÍSTICO DO INSTITUTO POLITÉCNICO DO PORTO
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Âmbito de aplicaçáo
O presente Regulamento é aplicável à documentaçáo produzida e recebida, no âmbito das suas atribuiçóes e competências, pelo Instituto Politécnico do Porto, adiante designado por IPP.
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Avaliaçáo
1 - O processo de avaliaçáo dos documentos do arquivo do IPP tem por objectivo a determinaçáo do seu valor para efeitos da respectiva conservaçáo permanente ou eliminaçáo, findos os respectivos prazos de conservaçáo em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade do IPP a atribuiçáo dos prazos de conservaçáo dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservaçáo sáo os que constam da tabela de selecçáo, anexo I da presente portaria.
4 - Os referidos prazos de conservaçáo sáo contados a partir do momento em que os processos, colecçóes, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e náo há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinaçáo do destino final dos documentos, sob proposta do IPP.
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Selecçáo
1 - A selecçáo dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo IPP, de acordo com as orientaçóes estabelecidas na tabela de selecçáo.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituiçáo seja previamente autorizada nos termos do n. 10 do artigo 10.
3 - O disposto no número anterior náo se aplica aos processos de cópia, conversáo e migraçáo de documentos electrónicos considerados necessários para a preservaçáo e acesso aos mesmos.
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Tabela de selecçáo
1 - A tabela de selecçáo consigna e sintetiza as disposiçóes relativas à avaliaçáo documental.
2 - A tabela de selecçáo deve ser submetida a revisóes com vista à sua adequaçáo às alteraçóes da produçáo documental.
3 - Para efeitos do disposto no n. 2, deve o IPP obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
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Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservaçáo em fase activa, a documentaçáo com reduzidas taxas de utilizaçáo deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecçáo, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o IPP vier a determinar.
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Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informaçáo contida em su-porte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservaçáo permanente, de acordo com a tabela de selecçáo, deveráo ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo.
2 - As remessas náo podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
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Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5. e 6. devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
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O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificaçáo e controlo da documentaçáo remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
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A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
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O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descriçáo docu-mental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informaçáo pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboraçáo do respectivo inventário.
2 - No caso de documentos electrónicos produzidos pelo IPP, deveráo ainda ser entregues:
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Os respectivos registos, índices, ficheiros, metadados e outros elementos de referência e identificaçáo, sejam eles analógicos ou digitais;
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Documentos caracterizadores das soluçóes aplicacionais produtoras dos documentos referidos;
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Documentos caracterizadores do sistema operativo em que as mesmas aplicaçóes foram mantidas;
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Documentos de metainformaçáo elucidativos de conteúdo, estrutura e contexto funcional dos documentos produzidos;
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Deverá ser assegurada a estabilizaçáo da informaçáo documental através da sua transferência para suportes físicos de armazenamento actualizados.
3 - No que respeita a documentos electrónicos complexos, como sistemas de bases de dados, deveráo ser seguidos ainda os seguintes procedimentos:
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Migraçáo da informaçáo documental para formatos legíveis através de aplicaçóes de utilizaçáo comum.
4 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores sáo os que constam do anexo II à presente portaria.
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Eliminaçáo
1 - A eliminaçáo dos documentos aos quais náo for reconhecido valor arquivístico, náo se justificando a sua conservaçáo permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo fixados na tabela de selecçáo. A sua eliminaçáo poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do artigo 10.
2 - Sem embargo da definiçáo dos prazos mínimos de conservaçáo estabelecidos na tabela de avaliaçáo e selecçáo, as instituiçóes podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que náo prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 - A eliminaçáo dos documentos que náo estejam mencionados na tabela de selecçáo carece de autorizaçáo expressa no IAN/TT.
4 - A eliminaçáo dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservaçáo permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do artigo 10.
5 - A decisáo sobre o processo de eliminaçáo...
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