Instrução n.º DD2, de 13 de Novembro de 1985
Instruções Instruções para a organização e documentação das contas dos fundos, organismos e serviços com contabilidade orçamental.
O Tribunal de Contas, em sessão de 2 de Julho de 1985, deliberou, nos termos do disposto no artigo 13.º do Decreto n.º 26341, de 7 de Fevereiro de 1936, que as contas dos fundos, organismos e serviços com orçamento de despesa deverão ser organizadas e documentadas de acordo com as instruções constantes dos números seguintes, as quais substituem as publicadas no Diário do Governo, 1.' série, n.º 37, de 14 de Fevereiro de 1936: 1.º
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Contas de organismos com orçamento privativo As contas dos valores contáveis serão elaboradas de acordo com o modelo n.º 2-A, em anexo, e deverão conter: I) Débito: a) Saldo da gerência anterior, com a mesma discriminação do saldo de encerramento dessa gerência; b) As rubricas orçamentais, de harmonia com a descrição do respectivo orçamento; c) As importâncias recebidas do Tesouro em conta de receitas próprias; d) As importâncias recebidas para entrega ao Estado ou a qualquer outra entidade; II) Crédito: a) As despesas efectuadas durante a gerência, de harmonia com a descrição do respectivo orçamento; b) As receitas próprias do organismo entregues ao Tesouro; c) As importâncias entregues ao Estado ou a outras entidades, devidamente discriminadas; d) Saldo que transita para a gerência seguinte, devidamente discriminado.
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Contas de organismos com dotações no Orçamento do Estado As contas dos valores contáveis serão elaboradas de acordo com o modelo n.º 2-B, em anexo, e deverão conter: I) Débito: a) Saldo que transita da gerência anterior, com a mesma discriminação do saldo de encerramento da conta dessa gerência; b) As importâncias recebidas em conta de dotações do Orçamento do Estado; c) As importâncias recebidas para entrega ao Estado ou a qualquer outra entidade; II) Crédito: a) As despesas efectuadas, descritas conforme o Orçamento do Estado, mencionando os saldos respectivos; b) As importâncias entregues ao Estado ou a outras entidades, devidamente discriminadas; c) Saldo que transita para a gerência seguinte, devidamente discriminado.
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As contas deverão ser assinadas por todos os responsáveis, com as assinaturas autenticadas pelo selo branco, e conter ainda as seguintes, menções: a) O ministério e o nome do serviço ou organismo; b) O ano económico a que as contas respeitam, bem como as datas de início e termos da gerência; c) A data da aprovação da conta.
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As contas serão acompanhadas pelos documentos a seguir enumerados: I) Conforme modelos em anexo: a) Guia de remessa (modelo n.º 1); b) Conta de gerência (modelo n.º 2-A ou modelo n.º 2-B); c) Mapa comparativo entre a despesa orçada e a paga no período a que a gerência se refere (modelo n.º 3); d) Certidão das importâncias recebidas de verbas inscritas no Orçamento do Estado (modelo n.º 4); e) Conta do tesoureiro caucionado, quando haja (modelo n.º 5); f) Certidões dos saldos depositados no úlmo dia de gerência, passadas pela Caixa Geral de Depósitos e ou pelas instituições de crédito onde os mesmos tenham sido efectuados, quando legalmente autorizados (modelo n.º 6); g) Documentos de despesa - Pessoal (modelo n.º 7); h) Documentos de despesa - Outros (modelo n.º 8); i) Guias de entrega de descontos - Receitas do Estado (modelo n.º 9).
j) Guias de entrega de descontos - Operações de tesouraria (modelo n.º 10); l) Mapa dos empréstimos obtidos (modelo n.º 11); m) Mapa dos empréstimos concedidos (modelo n.º 12); n) Relação de bens de Capital adquiridos durante a gerência (modelo n.º 13); o) Conta especial das receitas consignadas (modelo n.º 14); p) Relação nominal dos responsáveis, em duplicado (modelo n.º 15) (caso se verifique substituição parcial de responsáveis, deverá constar o período em que os mesmos exerceram funções); q) Relação dos funcionários cujos títulos de nomeação, colocação, promoção, transferência, etc., tiveram início de execução, no período a que a gerência se refere (modelo n.º 16); r) Fichas de acumulação (modelo n.º 17); II) Certidões e outros: a): 1) Certidões emitidas pelas entidades competentes comprovativas das importâncias recebidas na gerência; 2) O duplicado das certidões acima referidas será remetido directamente ao Tribunal pelo organismo emissor; b) Demonstração, por natureza, do movimento e rendimento de títulos; c) Demonstração das divergências verificadas entre os valores certificados pela Caixa Geral de Depósitos e ou pelas instituições de crédito e o valor escriturado na conta de gerência e na conta do tesoureiro caucionado; d) Extractos bancários das entidades atrás indicadas, que englobem também o movimento relativo ao período complementar; e) Cópia da acta da sessão em que tenha sido discutida e aprovada a conta, mas tão-só na parte respeitante a tal discussão e aprovação; f) Relação dos contratos celebrados no ano ou em anos anteriores, dos quais hajam resultado pagamentos durante a referida gerência, e donde conste, em relação a cada um deles; A entidade contratante; O objecto do contrato; O número de registo deste Tribunal; A data do visto; g) Reconciliações bancárias feitas mensalmente por funcionário que não esteja relacionado com contas correntes, com manuseamento de valores ou com poderes para assinar cheques, de acordo com as normas de controle interno geralmente aceites.
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Toda a documentação respeitante às contas remetidas ao Tribunal ficará à disposição deste ou do seu presidente, devidamente acondicionada nos arquivos dos correspondentes serviços, devendo ser agrupada por rubricas de classificação orçamental e com correspondência às relações que acompanham a conta de gerência.
Tribunal de Contas, 12 de Julho de 1985. - O Conselheiro Presidente, Pinheiro Farinha.
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NOTA TÉCNICA Contas de gerência a) As despesas correntes...
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