Despacho n.º 7127/2017

CourtFreguesia de Olivais
Publication Date14 Ago 2017

Despacho n.º 7127/2017

Para os devidos efeitos, torna-se público o novo modelo organizacional desta Junta de Freguesia, aprovado pelo órgão executivo a 27 de junho de 2017 e em Assembleia de Freguesia a 13 de julho de 2017, o qual se encontra anexo ao presente despacho e entrará em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

Este despacho substitui o publicado no DR. 2.ª Série, n.º 13 de 20 de janeiro, com o n.º 587/2015.

26 de julho de 2017. - A Presidente, Rute Lima.

CAPÍTULO 08

Modelo Organizacional

1 - Princípios Gerais de Organização

Artigo 1.º

Introdução

O presente capítulo 08, é parte integrante, do Manual Regulamentar da Junta de Freguesia dos Olivais (JFO), de nome Modelo Organizacional que define e estabelece os princípios de organização, planeamento, funcionamento, gestão e controlo interno da estrutura organizacional da JFO.

Artigo 2.º

Lei habilitante

1 - O presente capítulo do Manual Regulamentar da JFO, é aprovado ao abrigo do disposto no artigo 9.º e 16.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, que estabelece o regime Jurídico das autarquias locais e Decreto-Lei n.º 305/2009, de 23 de outubro, estabelece o enquadramento jurídico da organização dos serviços das autarquias locais, todos na redação em vigor.

2 - No âmbito deste diploma legal, compete à Assembleia de Freguesia, sob proposta da JFO:

a) Aprovar o modelo de estrutura orgânica, assente numa organização dos serviços adequada às atribuições do JFO e ao respetivo pessoal;

b) Aprovar a estrutura nuclear, definindo as unidades orgânicas nucleares - correspondentes à departamentalização fixa, chefiadas por um dirigente;

c) Definir o número máximo de unidades orgânicas flexíveis, dirigidas por uma chefia;

d) Definir o número máximo total de subunidades orgânicas.

3 - No âmbito deste diploma legal, compete à JFO, sob proposta do respetivo Presidente:

a) Criar unidades e subunidades orgânicas flexíveis e definir as respetivas atribuições e competências, dentro dos limites fixados pela assembleia de freguesia;

b) A conformação da estrutura interna das unidades orgânicas, cabendo-lhe a afetação ou reafetação do pessoal do respetivo mapa, e, ainda, a criação, alteração e extinção de subunidades orgânicas.

4 - O processo de reestruturação de serviços tem por base o resultado da Lei n.º 56/2012, de 08 de novembro, que estabelece a Reorganização Administrativa de Lisboa e decorre nos termos do Decreto-Lei n.º 200/2006, de 25 de outubro, quando se proceda à reorganização de serviços, e compreende todas as operações e decisões necessárias à concretização das alterações introduzidas nas respetivas atribuições, competências e estrutura orgânica interna.

Artigo 3.º

Entrada em vigor

1 - O presente capítulo e respetiva organização dos serviços da JFO entram em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

2 - De igual modo, o presente capítulo deverá ser publicado em edital, a afixar nos lugares de estilo da freguesia, sob pena de ineficácia.

Artigo 4.º

Orientações de base

O modelo organizacional da JFO traduz as seguintes orientações de base:

a) Proximidade e disponibilidade com a Comunidade Olivalense;

b) Trato pessoal, atento, competente, afetuoso e solidário;

c) Centralização da maioria dos serviços;

d) Promoção da desburocratização dos órgãos de decisão;

e) Alinhamento e a melhoria dos processos, promovendo a colaboração entre os órgãos e serviços da JFO;

f) Partilha de conhecimento e uma correta gestão da informação;

g) Economia de custos;

h) Melhoria da eficiência e eficácia;

i) Cumprimento do enquadramento legal;

j) Promoção da modernização administrativa;

k) Existência de uma missão clara e específica que sustente a criação de unidades orgânicas;

l) Orientação para a cadeia de valor;

m) Segregação das funções de execução em relação às funções de conformidade/fiscalização e controlo;

n) Melhoria do serviço e imagem da JFO;

o) Garantir o alinhamento da organização da JFO com a sua estratégia;

p) Assegurar a satisfação total de todos os Olivalenses.

Artigo 5.º

Objetivo deste capítulo

O objetivo deste capítulo, Modelo Organizacional, é cumprir os requisitos a seguir descritos:

a) Definir e formalizar as orientações de base a uma política da qualidade e ao Cidadão;

b) Estabelecer os princípios de base ao modelo organizacional adotado;

c) Estabelecer a estrutura organizacional e competências de todos os órgãos, sejam eles executivos, de gestão ou mais operacionais dos serviços da JFO;

d) Definir as orientações de base sobre controlo interno, nomeadamente ao nível do modelo organizacional, as suas disciplinas de controlo, em particular, a segregação de funções e a delegação de competências, com o objetivo de assegurar a polivalência de conhecimento e a continuidade das operações da JFO;

e) Definir alguns princípios de base ao modelo de planeamento, gestão e controlo a praticar pelos seus funcionários.

Artigo 6.º

Âmbito de aplicação

O presente capítulo, aplica-se todos os funcionários da JFO e parceiros, que colaborem com a JFO.

Artigo 7.º

Princípios

A organização, a estrutura e o funcionamento dos serviços da administração autárquica devem orientar-se pelos seguintes princípios:

a) Unidade e eficácia da ação;

b) Aproximação dos serviços aos Cidadãos;

c) Desburocratização;

d) Racionalização de meios;

e) Eficiência na afetação de recursos públicos;

f) Melhoria quantitativa e qualitativa do serviço prestado;

g) Garantia de participação dos Cidadãos;

h) Bem como pelos demais princípios constitucionais aplicáveis à atividade administrativa e acolhidos no Código do Procedimento Administrativo.

Artigo 8.º

Princípios gerais da organização administrativa

Para além do respeito pelos princípios gerais de organização e atividade administrativa, na prossecução das suas atribuições a JFO observa, em especial, os seguintes princípios de organização:

a) Da administração aberta, permitindo a participação dos Cidadãos através do permanente conhecimento dos processos que lhes digam respeito e das formas de associação às decisões consentidas por lei;

b) Da eficácia, visando a melhor aplicação dos meios disponíveis à prossecução do interesse público autárquico;

c) Da coordenação dos serviços e racionalização dos circuitos administrativos, visando observar a necessária articulação entre as diferentes unidades orgânicas e tendo em vista dar célere e integral execução às deliberações e decisões dos órgãos da JFO;

d) Respeito pela cadeia hierárquica, impondo que nos processos administrativos de preparação das decisões participem os titulares dos cargos de direção e chefia, sem prejuízo da necessária celeridade, eficiência e eficácia;

e) bem como pelos demais princípios constitucionais aplicáveis à atividade administrativa e acolhidos no Código do Procedimento Administrativo.

Artigo 9.º

Princípios gerais de gestão dos serviços

No desempenho das suas atribuições e competências, os serviços da JFO funcionarão subordinados aos seguintes princípios:

a) Planeamento;

b) Coordenação e cooperação;

c) Acompanhamento, controlo e responsabilização;

d) Qualidade e modernização;

e) Orientação para o Cidadão;

f) Controlo interno;

g) Simplificação.

Artigo 10.º

Princípio do planeamento

1 - A ação dos serviços da JFO será referenciada ao planeamento estratégico, tático e operacional definido pelos órgãos da JFO em conformidade com a legislação em vigor.

2 - Na elaboração dos instrumentos de planeamento e programação devem colaborar todos os serviços da JFO, promovendo a recolha e registo de toda a informação que permita não só uma melhor definição de prioridades das ações, bem como uma adequada realização física e financeira.

3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os seguintes:

a) Planos Autárquicos de Ordenamento do Território da CML;

b) Planos anuais ou plurianuais de investimento;

c) Orçamentos anuais ou plurianuais;

d) Planos de atividades.

Artigo 11.º

Princípio da coordenação e cooperação

1 - As atividades autárquicas, especialmente aquelas que se referem à execução dos planos e programas de atividades, serão objeto de direção e coordenação aos diferentes níveis.

2 - A coordenação inter-divisões, inter-gabinetes ou inter-núcleos deverá ser assegurada de modo regular e sistemático, em reuniões de coordenação geral de serviços, a realizar em períodos médios de 1 (um) mês, nunca excedendo um período máximo de 3 (três) meses. A sponsorização ou coordenação desta reunião deverá ser assegurada, pelo(s) respetivo(s) elemento(s) do executivo que têm esse(s) pelouro(s) como responsabilidade.

3 - A coordenação inter-serviços no âmbito de uma divisão ou inter-gabinete é uma preocupação permanente, com a realização de reuniões de gestão quinzenais ou trissemanais, nunca excedendo um período máximo de 4 (quatro) semanas, cabendo à chefia da respetiva divisão, a direção da reunião, podendo em algumas situações se justificar a sponsorização desta reunião pelo(s) respetivo(s) elemento(s) do executivo que têm esse(s) pelouro(s) como responsabilidade.

4 - A coordenação inter-unidade orgânica no âmbito de um Serviço, é assegurada de modo regular e sistemático, em reuniões a realizar semanalmente, nunca ultrapassando 2 (duas) semanas, cabendo à direção destas reuniões ao responsável pelo Serviço, podendo em algumas situações se justificar a sponsorização desta reunião pelo(s) respetivo(s) responsáveis de Divisão ou mesmo de elemento(s) do executivo que têm esse(s) pelouro(s) como responsabilidade.

Artigo 12.º

Princípio do acompanhamento e controlo e da responsabilização

1 - O acompanhamento e controlo assumem-se como uma atividade permanente, consistindo na comparação dos resultados obtidos com os objetivos previamente fixados e na análise dos meios e dos métodos usados com os resultados atingidos.

2 - O acompanhamento e controlo implica o estabelecimento de uma relação social entre o controlador e o controlado, constituindo uma via de esclarecimento e de melhoria contínua, sendo levado a cabo por todos os colaboradores e servindo a respetiva cadeia hierárquica e ou funcional.

3 - Os dirigentes e chefias...

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