Despacho n.º 12688/2020
| Data de publicação | 31 Dezembro 2020 |
| Seção | Serie II |
| Órgão | Coesão Territorial - Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Norte |
Despacho n.º 12688/2020
Sumário: Reorganização da Direção de Serviços de Comunicação e Gestão Administrativa e Financeira.
Considerando:
Que, ao abrigo do disposto na alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro, na sua versão atualizada, compete ao dirigente superior de 1.º grau organizar a estrutura interna do serviço, designadamente através da criação, modificação ou extinção de unidades orgânicas flexíveis, e definir as regras necessárias ao seu funcionamento, articulação e, quando existam, formas de partilha de funções comuns;
As competências da Direção de Serviços de Comunicação e Gestão Administrativa e Financeira (DSCGAF) plasmadas no artigo 6.º da Portaria n.º 528/2007, de 30 de abril;
A indispensabilidade de se proceder a uma reestruturação orgânica, compatibilizando a estrutura com as disposições legais em vigor;
A necessidade de proceder a redefinições funcionais da DSCGAF visando implementar medidas que contribuam para a qualificação dos serviços prestados e a eficiência dos recursos, mediante a modernização dos processos internos e a sua progressiva desmaterialização.
Determino:
1 - A estrutura orgânica da DSCGAF é constituída por três unidades orgânicas flexíveis, um gabinete e três secções.
1.1 - As unidades orgânicas flexíveis são:
a) A Divisão de Organização e Contratação Pública;
b) A Divisão Administrativa e Financeira;
c) A Divisão de Recursos Humanos.
1.2 - O gabinete denomina-se Gabinete de Sistemas de Informação.
1.3 - As secções são:
a) A Secção de Expediente e Arquivo, na dependência da Divisão de Organização e Contratação Pública;
b) A Secção de Contabilidade, na dependência da Divisão Administrativa e Financeira;
c) A Secção de Pessoal, na dependência da Divisão de Recursos Humanos.
2 - À Divisão de Organização e Contratação Pública compete:
a) Promover a normalização e definir os procedimentos, fluxos e os modelos no âmbito da contratação pública, em estrita ligação com o cumprimento das normas legais e as orientações estratégicas da organização;
b) Realizar o enquadramento dos procedimentos de contratação pública;
c) Analisar a conformidade legal e efetuar os devidos ajustamentos das peças contratuais;
d) Organizar e coordenar, em articulação com as restantes unidades orgânicas, as ações necessárias à elaboração de estudos de previsão e planeamento das aquisições de bens e serviços para a CCDR-N, designadamente a agregação de necessidades de bens e serviços;
e) Assegurar a realização de todos os procedimentos de aquisição de bens e serviços e de empreitadas da CCDR-N, em articulação com as demais unidades orgânicas em razão das respetivas competências;
f) Promover a elaboração das peças dos procedimentos de formação dos contratos de locação ou de aquisição de bens móveis, de aquisição de serviços e de empreitada, incorporando os elementos fornecidos pelos serviços que integram os cadernos de encargos, designadamente especificações dos bens, serviços e dos materiais de construção, condições técnicas, elementos de solução de obra e outros;
g) Gerir todo o procedimento pré-contratual até à sua adjudicação;
h) Proceder a todas as publicitações legalmente exigíveis, inerentes ao desenvolvimento do procedimento pré-contratual;
i) Compilar e verificar toda a documentação necessária à celebração de contrato;
j) Estabelecer as diligências para a cabimentação das despesas e demais atos de natureza financeira que se afigurem necessários ao desenvolvimento dos procedimentos;
k) Comunicar regularmente às unidades orgânicas proponentes, o estado da tramitação dos procedimentos de contratação;
l) Coordenar a administração geral e a gestão documental, do expediente e do arquivo e da biblioteca;
m) Promover a normalização e definir os procedimentos de gestão documental a aplicar aos documentos e processos em função dos seus suportes e da via de transmissão, em consonância com as normas em vigor e com as boas práticas;
n) Coordenar o atendimento e a gestão de informação veiculada através do Balcão Eletrónico;
o) Disponibilizar informação para a elaboração dos instrumentos de gestão, alinhada com o plano estratégico definido para a organização;
p) Garantir a aplicação dos procedimentos relativos ao processamento dos recursos bibliográficos, assegurando a atualização do catálogo bibliográfico e da biblioteca digital e a sua divulgação.
2.1 - Na dependência da Divisão de Organização e Contratação Pública funciona a Secção de Expediente e Arquivo, à qual compete:
a) Assegurar a receção, o registo e classificação da documentação rececionada;
b) Aplicar medidas de desmaterialização dos processos, garantindo o arquivo da documentação recebida;
c) Garantir o encaminhamento e a distribuição da documentação rececionada que mantém a obrigatoriedade de circulação em formato papel;
d) Assegurar os serviços de expedição do correio postal;
e) Gerir os depósitos de documentação, assegurando a sua organização e acessibilidade;
f) Gerir o património arquivístico da CCDR-N, assegurando o cumprimento das regras e procedimentos vigentes e providenciando a sua conservação e acessibilidade;
g) Promover a informatização e digitalização do arquivo bem como gerir o seu processo de externalização;
h) Aplicar as regras de organização e classificação dos arquivos administrativos, intermédios e histórico.
3 - À Divisão Administrativa e Financeira compete:
a) Elaborar e divulgar o orçamento anual, em estrita ligação com o cumprimento das normas legais e as orientações estratégicas dos serviços;
b) Aplicar métodos previsionais de gestão orçamental, tendo em vista a monitorização da utilização dos recursos financeiros e a adoção atempada de medidas corretivas;
c) Desenvolver medidas de apoio à gestão no domínio financeiro, mediante a elaboração de relatórios de execução orçamental;
d) Efetuar o reporte da informação financeira, nos prazos definidos, à Direção-Geral do Orçamento, ao Tribunal de Contas, à Unidade de implementação da lei de enquadramento orçamental (UNILEO) e demais entidades a que estiver obrigada de acordo com a lei em vigor;
e) Conceber e desenvolver uma contabilidade de gestão que permita o controlo dos custos e a melhoria contínua da qualidade da despesa pública;
f) Organizar a conta de gerência e elaborar os demais documentos de prestação de contas;
g) Sistematizar e uniformizar normas e procedimentos de âmbito financeiro, consolidados e editados num manual de procedimentos;
h) Verificar a regularidade legal da autorização e execução da despesa e a arrecadação da receita;
i) Planificar, organizar e coordenar a execução dos movimentos contabilísticos, respeitando as normas legais e os princípios contabilísticos geralmente aceites;
j) Efetuar o reconhecimento contabilístico da liquidação das despesas, da cobrança de receitas e dos respetivos pagamentos e recebimentos;
k) Elaborar e monitorizar o Mapa de Origem e...
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