Anúncio n.º 256/2016
| Data de publicação | 06 Dezembro 2016 |
| Seção | Serie II |
| Órgão | Instituto Politécnico do Porto - Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto |
Anúncio n.º 256/2016
Considerando a necessidade de se proceder à revisão aos regulamentos dos Serviços do CDI, do Arquivo, da Biblioteca e da Reprografia, aprovados, respetivamente, em 27/05/2009, 16/07/2009 e 15/02/2007, de modo a:
Incorporar as normas estabelecidas pela DGLAB - Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas;
E as novas regras e procedimentos administrativos, para adequar a organização e funcionamento de cada serviço às atuais necessidades;
o CDI procedeu à elaboração do respetivo Projeto de Regulamento (Projeto).
Tendo em conta que este Projeto não contém disposições que afetam de modo direto e imediato direitos ou interesses legalmente protegidos, deve ser submetido a consulta pública, em conformidade com o disposto no artigo 100.º e 101.º do Código do Procedimento Administrativo (CPA), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 07 de janeiro.
Assim, considerando a competência prevista no artigo 17.º, n.º 1, alínea b), e ao abrigo do disposto no artigo 40.º, n.º 2, alínea a) dos Estatutos do ISCAP, determina-se:
1) A submissão do Projeto, em anexo, a consulta pública para recolha de sugestões e pelo prazo de 30 dias úteis, a contar da data da sua publicação na 2.ª série do Diário da República;
2) Que o Projeto também possa ser consultado em Destaques no sítio do ISCAP na Internet (www.iscap.ipp.pt) e que as sugestões devem ser remetidas para o endereço de correio eletrónico: sec.pres@iscap.ipp.pt;
3) Assim que o Projeto seja publicado na 2.ª série do Diário da República, que o Secretariado da Presidência promova a colocação, nesse mesmo dia, da notícia em Destaques no sítio do ISCAP na Internet e o envie por email aos Docentes, aos trabalhadores não docentes e aos Estudantes, informando que, nos termos do artigo 101.º do CPA, o Projeto é submetido a consulta pública para recolha de sugestões, pelo prazo de 30 dias úteis, a contar da data da sua publicação na 2.ª série do Diário da República, e que as sugestões devem ser remetidas para o endereço de correio eletrónico: sec.pres@iscap.ipp.pt.
ANEXO
Projeto de Regulamento dos Serviços do Centro de Documentação e Informação do ISCAP
1 - O Centro de Documentação e Informação (CDI) é um serviço responsável pela gestão no domínio da informação/documentação, competindo-lhe a recolha, o tratamento técnico, a difusão e o arquivo de documentação científica, técnica, pedagógica e administrativa relacionada com as atividades do Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto (ISCAP) e para a cooperação com serviços e instituições afins, tendo em vista o acesso à informação e a partilha de recursos.
2 - O CDI é composto por três serviços, respetivamente, Arquivo, Biblioteca e Reprografia.
3 - O CDI é coordenado e dirigido por um Técnico Superior devidamente habilitado em Arquivo ou Biblioteca e Documentação, designado pelo Presidente do ISCAP, sendo substituído, em caso de ausência ou impedimento, pelo trabalhador de mais elevada categoria, ou pelo mais antigo se aquela for idêntica.
4 - As normas de organização e funcionamento dos serviços que integram o CDI fazem parte integrante deste regulamento, que será revisto periodicamente e sempre que se julgar pertinente para um correto e eficiente funcionamento dos serviços.
5 - As dúvidas e os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do ISCAP, sob proposta do Responsável do CDI.
6 - O presente regulamento é disponibilizado em suporte de papel e em suporte digital, afixados, distribuídos e publicitados por toda a comunidade do ISCAP.
7 - O presente regulamento prevalece sobre quaisquer normas gerais ou especiais em vigor no CDI.
8 - O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
SECÇÃO I
Arquivo
CAPÍTULO I
Constituição e atribuições do arquivo
Artigo 1.º
Constituição
O Arquivo compreende e unifica numa só estrutura o âmbito, funções e objetivos específicos dos arquivos denominados Arquivo Intermédio e Arquivo Histórico, sendo constituído pelo conjunto orgânico de documentos de natureza administrativa e histórica proveniente dos diferentes serviços como resultado direto das atribuições genéricas de recolha, seleção, tratamento e difusão que incumbem ao serviço de Arquivo.
Artigo 2.º
Atribuições
1 - O Arquivo tem sob sua custódia a documentação produzida e recebida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte, ou formato, como resultado da reunião dos documentos acumulados pelo ISCAP, num processo natural, automático e orgânico, em razão das suas funções e atividades e que se conservam para servir de referência, prova ou informação.
2 - É atribuída ao serviço do Arquivo a responsabilidade do tratamento arquivístico, a conservação, avaliação, seleção e eliminação da documentação.
3 - Ao serviço do Arquivo é atribuída a responsabilidade da custódia dos documentos enviados pelos serviços do ISCAP para o Arquivo e considerados documentos arquivísticos.
Artigo 3.º
Hierarquia do serviço
O Arquivo é um serviço que integra o CDI.
CAPÍTULO II
Competências
Artigo 4.º
Competências do arquivo
Compete ao Arquivo:
a) Estabelecer e aplicar critérios de gestão documental;
b) Conservar, incorporar e recuperar o património documental gerado pelo ISCAP;
c) Avaliar e organizar a documentação do fundo arquivístico do ISCAP com interesse administrativo, probatório, histórico e cultural, de acordo com os sistemas de classificação definidos a partir do estudo da Instituição produtora da documentação;
d) Colaborar na gestão documental relativa a operações e procedimentos que visem a racionalização e eficácia na criação, utilização, conservação, avaliação, seleção e eliminação de documentos, nas fases de arquivo semiativo e histórico;
e) Respeitar prazos estabelecidos na legislação, respeitante à avaliação, à seleção e à eliminação da documentação que se encontra sob custódia do Arquivo;
f) Gerir a gestão documental, promovendo e controlando as transferências;
g) Disponibilizar a documentação solicitada pelos serviços, mediante as necessárias autorizações, exceto aquela documentação que esteja interdita à consulta, cujo conteúdo seja de carácter confidencial, técnica ou patrimonial;
h) Fornecer, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos.
Artigo 5.º
Competências dos serviços
1 - Compete aos serviços do ISCAP o arquivamento de documentos avulsos cujos processos ou outras tipologias documentais se encontram sob a custódia do Arquivo.
2 - Os serviços do ISCAP que pretendem integrar documentos nos respetivos processos ou em outras tipologias documentais que estão sob a custódia do Arquivo devem requisitar, ao Arquivo, o empréstimo dos respetivos processos.
3 - Os documentos avulsos enviados para o Arquivo para serem integrados nas respetivas tipologias documentais, serão devolvidos ao serviço produtor.
4 - Os serviços do ISCAP devem cumprir as normas estabelecidas neste regulamento, incluindo o preenchimento dos impressos estabelecidos pelo Arquivo.
5 - Compete aos serviços do ISCAP organizar o arquivo corrente.
CAPÍTULO III
Arquivo intermédio - Recolha e transferência
Artigo 6.º
Recolha
Os diferentes órgãos e serviços do ISCAP devem promover, regularmente, o envio para o Arquivo da respetiva documentação considerada desnecessária para a administração corrente.
Artigo 7.º
Transferência
1 - Os prazos de transferência serão avaliados, caso a caso, prevendo-se a elaboração de tabelas de triagem.
2 - As transferências de documentos obedecerão às regras que constam do presente regulamento, devendo ser completadas por ordens de serviço no que respeita à sua calendarização e especificidades.
3 - A documentação produzida pela atividade letiva e sob custódia dos docentes deve ser enviada para o Arquivo de acordo as normas estabelecidas neste regulamento.
Artigo 8.º
Condições de transferência
1 - A transferência de documentação para o Arquivo deverá cumprir as seguintes condições:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
c) Em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado;
d) No seu suporte original devidamente acomodado;
e) As pastas e caixas devem ser identificados com a designação da documentação de acordo com o plano de classificação;
f) As caixas e ou maços com documentação respeitantes à serie "Instrumentos de Avaliação Pedagógica" devem ser identificados por tipologia, curso, ano letivo e nome do docente;
g) A documentação que integra a série "Instrumentos de Avaliação Pedagógica" deve ser enviada para o Arquivo após três anos após a data de produção;
h) A documentação referida na alínea anterior pertencentes aos docentes que cessam a atividade profissional no ISCAP, deve ser enviada, pelos mesmos, para o Arquivo;
i) Os documentos enviados para o Arquivo devem vir devidamente acondicionados e identificados;
j) Não serão aceites documentos avulsos que não estejam devidamente arquivados nos processos ou pastas;
k) No caso de serem enviados para o Arquivo os documentos acima referidos, serão devolvidos ao serviço produtor para a sua organização;
l) Os documentos enviados que não sejam considerados documentos de arquivo, ou que não sejam documentos produzidos pelo ISCAP no decurso da sua atividade, serão devolvidos ao serviço remetente.
2 - A transferência da documentação efetua-se com a periodicidade estabelecida pelo Arquivo, após auscultação dos Responsáveis dos diferentes serviços, e promulgada por ordem de serviço.
3 - Os serviços do ISCAP que pretendem transferir documentação para o Arquivo devem preencher a Guia de Remessa feita em duplicado, fornecida pelo Arquivo que será assinada pelo Responsável do serviço remetente e pelo Responsável do serviço de Arquivo.
4 - É da responsabilidade do serviço produtor a transferência da documentação para o Arquivo, sendo esta tarefa realizada de acordo com as normas estabelecidas pelo Arquivo.
5 - O Arquivo, apenas, responsabiliza-se pela documentação após a data de entrada da mesma no Gabinete do Responsável do Arquivo ou no...
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