Regulamento n.º 351/2017
| Data de publicação | 03 Julho 2017 |
| Seção | Parte H - Autarquias locais |
| Órgão | Município da Maia |
Regulamento n.º 351/2017
Regulamento do Arquivo Municipal da Maia
Preâmbulo
A elaboração do presente de Regulamento, tal como as normas de funcionamento interno que o precederam, resulta da necessidade de definição de regras gerais de funcionamento do Arquivo Municipal da Maia.
Prestando o Arquivo Municipal da Maia serviços essenciais à administração autárquica, sendo determinante para a tomada de decisão, torna-se necessário que a Câmara Municipal da Maia disponha de um sistema de arquivo eficaz para a gestão da informação e da documentação.
Tomando em consideração que se pretende implementar um sistema de gestão documental integrado, pela uniformização de procedimentos técnicos e administrativos e de metodologia arquivística, promove-se assim com este documento a funcionalidade dos serviços e o acesso à informação e à documentação por parte dos mesmos e do público em geral, sendo o património arquivístico um importante recurso para o estudo da identidade local e um pilar para a preservação da memória institucional e coletiva Concelhia.
Assim sendo, são formalizadas, no presente de Regulamento, as relações do Arquivo Municipal com os serviços e os órgãos municipais e, bem assim, com o público em geral, sendo instituída a gestão documental municipal pela definição de princípios de organização, incorporação, avaliação, seleção, eliminação, conservação e descrição documental, promovendo-se ainda a comunicação e a difusão do seu acervo documental, numa perspetiva de valorização e preservação do património arquivístico concelhio.
O presente de Regulamento foi elaborado ao abrigo do estabelecido, nomeadamente, nos artigos 26.º, n.º 2, 35.º, n.º 2 e seguintes, 37.º, n.º 1, 48.º, n.º 2, 78.º, n.º 2, alínea c), 241.º e 268.º, n.º 1 e n.º 2 da Constituição da República Portuguesa; nos artigos 2.º, 3.º, 6.º, 7.º, 12.º e 80.º a 83.º da Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro; nos artigos 23.º, n.º 2, alínea e), 25.º, n.º 1, alínea g), 33.º, n.º 1, alíneas k), t), u) e zz), 35.º, n.º 1, alínea d), n.º 2, alínea h) da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro; no Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro; na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril com as alterações introduzidas pela Portaria 1253/2009, de 14 de outubro; na Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto; nos artigos 96.º a 101.º e 135.º a 147.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro e, designadamente, no Despacho 2257/2013, de 7 de fevereiro.
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objeto
1 - O presente regulamento tem por objeto, na perspetiva de uma política de organização e gestão integrada, regular a estrutura, a gestão, o funcionamento e a normalização dos procedimentos subjacentes ao Arquivo Municipal da Maia, adiante designado abreviadamente por AM.
2 - Pretende-se, igualmente, com este regulamento suprir as necessidades de consulta, pesquisa e informação das diversas unidades orgânicas do Município da Maia, dos munícipes e dos cidadãos em geral, na persecução dos princípios de uma administração aberta e transparente.
Artigo 2.º
Âmbito
Este regulamento estabelece os princípios e normas de funcionamento do AM, com atribuições nas áreas de organização e gestão dos sistemas de arquivo da autarquia, bem como apoio técnico e administrativo às restantes unidades orgânicas do município.
Artigo 3.º
Definição
O AM, enquanto serviço transversal a toda a estrutura orgânica e funcional da Câmara Municipal da Maia, com as atribuições genéricas de recolha, seleção, tratamento técnico e difusão, compreende e unifica numa única estrutura o âmbito, funções e objetivos específicos dos tradicionalmente designados Arquivos Gerais e Arquivos Históricos do Município, sendo, por isso, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica procedente dos diferentes serviços municipais.
Artigo 4.º
Enquadramento Orgânico
O AM encontra-se na dependência direta da Divisão de Administração Geral e da Divisão de Cultura e Turismo, subordinadas ao Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade e ao Departamento de Educação, Ação Social, Desporto e Cultura, respetivamente.
Artigo 5.º
Objetivos
O AM, na sua dupla valência orgânica e funcional, tem como objetivos:
a) Assegurar a unidade e continuidade da estrutura arquivística e das respetivas intervenções, de forma a garantir a integridade dos documentos, bem como a sua segurança, preservação e conservação a longo prazo;
b) Implementar as melhores práticas de gestão integrada da documentação e informação, num esforço de melhoria contínua, orientadas para o cidadão-cliente/utilizador, com vista à satisfação e superação das suas legítimas expetativas de qualidade e eficiência;
c) Prestar serviços de gestão documental, organizando os diversos fundos documentais e fornecendo, com celeridade, a documentação e informação aos utilizadores internos e externos do Município da Maia;
d) Pautar a sua conduta por uma cultura organizacional inspirada em valores como a ética, qualidade, cooperação, inovação e transparência.
Artigo 6.º
Composição, Atribuições e Competências
Ao AM, enquanto unidade orgânica responsável pela organização e gestão de toda a documentação produzida, recebida e/ou reunida pelos diferentes órgãos, serviços e departamentos municipais, independentemente do tipo de suporte, idade, fase ou formato, como resultado da atividade camarária, conservada a título de testemunho, prova ou informação, compete:
a) Planear, conceber e implementar a gestão integrada do sistema de arquivo, bem como assegurar a sua ligação a cada unidade orgânica;
b) Receber, organizar, preservar, conservar e tornar acessível a documentação;
c) Desenvolver sistemas de organização, classificação e avaliação dos documentos;
d) Ordenar, inventariar e descrever a documentação;
e) Conceber os instrumentos de descrição documental, tais como guias, inventários, catálogos, índices, registos e outros;
f) Concorrer para uma maior eficiência no funcionamento da administração municipal, facilitando o acesso à documentação necessária para a resolução dos trâmites administrativos e da tomada de decisões;
g) Facultar aos utilizadores o acesso e consulta da documentação solicitada, respeitando os critérios de confidencialidade da informação, estabelecidos internamente e em conformidade com a Lei;
h) Estabelecer critérios e diretivas sobre transferência de documentação, seleção e eliminação de documentos, gestão documental e os relativos a outros aspetos de tratamento documental;
i) Elaborar normas reguladoras da classificação, ordenação e tratamento técnico da documentação ativa dos diferentes órgãos, serviços e departamentos municipais;
j) Emanar princípios normativos para um correto acondicionamento físico da documentação e estabelecer as condições necessárias das instalações para a sua utilização, segurança e conservação;
k) Propor o restauro e encadernação de documentos;
l) Desenvolver medidas tendentes à divulgação e valorização do património documental do Concelho da Maia.
CAPÍTULO II
Transferência e remessa de documentos
Artigo 7.º
Remessa de Documentos
Regularmente, órgãos, serviços e departamentos municipais devem promover o envio para o AM da respetiva documentação.
Artigo 8.º
Calendarização das Remessas
1 - A remessa da documentação será feita de acordo com a calendarização de transferências de documentos para o AM.
2 - Nenhuma incorporação de documentos poderá ser realizada nos meses de janeiro, agosto e dezembro.
Artigo 9.º
Condições das Remessas e Procedimentos
1 - Na transferência da documentação para o AM, os órgãos, serviços e departamentos municipais devem observar os seguintes procedimentos:
a) Enviar livros encadernados quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original;
b) Enviar livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
c) Enviar os documentos nos suportes originais, devidamente limpos, acomodados em pastas e ou caixas, numeradas e identificadas, adequadas às sua dimensões;
d) Enviar os documentos organizados, classificados e ordenados.
2 - A identificação de documentos reunidos em pastas ou caixas deve ser efetuada em impresso próprio e conter os seguintes elementos:
a) Identificação da instituição (ex. Câmara Municipal da Maia);
b) Identificação do Departamento/Divisão e/ou do Serviço (ex. Departamento de Administração Geral e Suporte à Atividade/Divisão de Finanças e Património/Unidade de Contratação Pública);
c) Série;
d) Assunto;
e) Código de Classificação (caso exista);
f) N.º de caixa ou pasta;
g) Datas extremas (ex. 01/01/2015 - 05/01/2015).
3 - Os processos e requerimentos deverão, sempre que possível, ser devidamente paginados e, caso tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha registando a paginação do mesmo com a assinatura e o visto do responsável do serviço de origem.
4 - A documentação a remeter deve ser sempre acompanhada dos respetivos registos, índices, ficheiros e outros elementos de referência, caso estes existam.
5 - Os livros findos (atas, contratos, escrituras, registos, entre outros) são enviados com toda a documentação que lhes é inerente e respetivos índices.
6 - Os processos devem ser individualizados em capas uniformes.
7 - Na preparação dos documentos a remeter, devem os serviços produtores diligenciar no sentido de eliminar os duplicados e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente clipes, elásticos, agrafes, entre outros.
8 - Os conjuntos documentais remetidos devem manter a sua integridade.
9 - A documentação produzida em aplicações informáticas e/ou digitalizada deve transitar por via eletrónica para o AM.
Artigo 10.º
Formalidades da Remessa de Documentos
A documentação enviada ao AM deverá ser acompanhada por um auto de entrega a título de prova, e respetiva guia de remessa.
Artigo 11.º
Auto de Entrega
1 - O auto de entrega é feito em duplicado, assinado pelo responsável máximo do serviço produtor ou pelo trabalhador por ele designado e pelo responsável do AM, ficando o original na posse do AM e o duplicado no serviço...
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