Regulamento n.º 1185/2023
| Data de publicação | 02 Novembro 2023 |
| Data | 23 Agosto 2023 |
| Gazette Issue | 212 |
| Section | Serie II |
| Órgão | Município de Vila Viçosa |
N.º 212 2 de novembro de 2023 Pág. 279
Diário da República, 2.ª série
PARTE H
MUNICÍPIO DE VILA VIÇOSA
Regulamento n.º 1185/2023
Sumário: Aprova o Regulamento do Arquivo Municipal.
Inácio José Ludovico Esperança, Presidente da Câmara Municipal de Vila Viçosa, faz público
que a Assembleia Municipal de Vila Viçosa, em Sessão Ordinária realizada em 22 de setembro
de 2023, deliberou aprovar o Regulamento do Arquivo Municipal, cujo Projeto foi aprovado pela
Câmara Municipal em reunião realizada em 23 de agosto de 2023, tendo sido previamente sujeito
a Consulta Pública na sequência da publicação do Aviso n.º 11666/2023 na Parte H da 2.ª série
do Diário da República, n.º 117, de 19 de junho de 2023, nos termos dos artigos 100.º e 101.º do
Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto -Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro.
Regulamento do Arquivo Municipal
Nota Justificativa
A reformulação do regulamento do Arquivo Municipal de Vila Viçosa surge da necessidade
de gestão e preservação do acervo documental do Município, que se revela de particular impor-
tância para o estudo das instituições e da história política, social e económica do concelho. Tendo
sido uma área deslembrada, sentimos a necessidade de reformar o antigo regulamento devido às
necessidades que este próprio exige, nomeadamente à consulta/cedência de espólio existente
no edifício e extensões deste município e à implementação de novas metodologias de trabalho.
A implementação de princípios de funcionamento através de metodologias e meios, fomenta
a simplificação e a racionalização dos procedimentos existentes, que, começando por servir a
autarquia, se alargam ao munícipe e às restantes pessoas, para obter a prestação de um ser-
viço de qualidade, de forma a combater algumas lacunas existentes no atendimento ao público.
Assim, nos termos do artigo 33.º n.º 1 alínea k), conjugado com o artigo 25.º n.º 1 alínea g),
ambos do Anexo I à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, na sua redação atual, é aprovado o Regu-
lamento do Arquivo Municipal.
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Leis Habilitantes
O presente Regulamento é elaborado ao abrigo da Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro, do
Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, do Decreto -Lei n.º 121/92, de 2 de julho, do Decreto-
-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, e do Decreto -Lei n.º 148/2015, de 4 de agosto, referenciando,
também, os procedimentos a tomar no acesso dos cidadãos aos documentos administrativos com
base na Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, bem como ao abrigo da alínea g), do n.º 1, do artigo 25.º,
Regime Jurídico das Autarquias Locais, aprovado em anexo à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro,
na atual redação.
Artigo 2.º
Objeto
1 — O presente Regulamento define a estrutura e estabelece as regras de funcionamento do
serviço de arquivo e a gestão integrada dos documentos nas fases de arquivo corrente, intermédio
e definitivo.
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2 — É objetivo primário do serviço de arquivo, expresso pelo presente Regulamento, assegurar
a proteção dos documentos que custodia, desenvolvendo metodologias de intervenção adequadas,
e permitir a fruição interna e pública do acervo documental, bem como incentivar a defesa e a valo-
rização do património arquivístico junto dos dirigentes, dos trabalhadores e do público em geral.
Artigo 3.º
Âmbito
1 — O presente Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do serviço de
arquivo, com competências e atribuições na área da gestão arquivística, proteção e valorização
patrimonial do arquivo da Câmara Municipal de Vila Viçosa e de outros acervos documentais do
âmbito do Concelho de Vila Viçosa, pertencente ao Distrito de Évora.
2 — O presente Regulamento aplica -se:
a) Ao arquivo corrente, ao arquivo intermédio, ao arquivo definitivo e arquivo histórico;
b) Aos sistemas de arquivo em papel e aos sistemas eletrónicos de gestão de arquivos;
c) Aos formatos audiovisuais, digitais, fotográficos, em papel e em pergaminho, entre outros.
Artigo 4.º
Enquadramento
1 — O arquivo é um serviço da Câmara Municipal de Vila Viçosa dotado de atribuições e
competências próprias.
2 — O arquivo é o espaço onde se procede ao armazenamento, tratamento e consulta de
documentação.
3 — O arquivo da Câmara Municipal de Vila Viçosa é um conjunto orgânico de documentos
produzido pela própria entidade que intervém na comunidade e cuja documentação, de data, forma
e suporte variável, aqui se encontra depositada.
4 — O serviço de arquivo tem sob a sua superintendência toda a documentação e informação
emanada dos diferentes serviços da Câmara Municipal de Vila Viçosa, independentemente do seu
suporte ou formato, como resultado da reunião dos documentos e dados acumulados, num processo
natural, automático e orgânico, em razão das suas funções e atividades e que se conservam para
servir de referência, prova ou informação.
5 — O serviço de arquivo tem à sua responsabilidade direta a documentação de uso não cor-
rente da Câmara Municipal de Viça Viçosa bem como os conjuntos documentais oferecidos ou sob
custódia desta, e tem responsabilidade indireta sobre a documentação de uso corrente produzida,
recebida e acumulada pela Câmara Municipal de Vila Viçosa.
Artigo 5.º
Conceitos
a) Sistema de arquivo organizacional: composto pela informação gerida pela organização,
pelos espaços de armazenamento de documentos de informação e pelo conjunto de outros elemen-
tos que participam na sua gestão e qualificação (leis, normas, orientações, procedimentos, tutela
e/ou órgãos de gestão, órgão de coordenação, órgãos consultivos, serviço de arquivo, recursos
humanos e materiais).
b) Arquivo: Conjunto orgânico de documentos e dados de natureza administrativa e histórica,
produzidos ou recebidos pelos serviços que compõem a Câmara Municipal de Vila Viçosa, assim
como por outras entidades ou pessoas singulares no decorrer das suas funções ou atividades.
Estes documentos e dados, independentemente da sua data, forma ou suporte material, foram
conservados para servirem como elementos de gestão e prova e podem ser utilizados posterior-
mente como elementos informativos para os mais variados efeitos.
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