Portaria n.º 503/86, de 09 de Setembro de 1986
Portaria n.º 503/86 de 9 de Setembro Considerando as dificuldades sentidas pelas autarquias locais na manutenção integral de todos os documentos em arquivo; Considerando que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, determina que serão fixados por portaria do ministro competente os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos; Considerando que o mesmo diploma permite a microfilmagem e consequente destruição dos documentos antes de decorridos os respectivos prazos de conservação; Considerando que existe documentação que, em virtude do seu valor administrativo ou histórico, deverá ser conservada perpetuamente, não podendo, pois, ser destruída, mesmo que microfilmada: Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro do Plano e da Administração do Território, o seguinte: 1.º Deverão ser conservados pelos prazos mínimos assinalados os documentos existentes nas autarquias locais e serviços municipalizados constantes do mapa anexo, o qual faz parte integrante da presente portaria.
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A conservação dos livros ou fichas de registos, a título definitivo, tem o objectivo específico de auxiliar a recuperação da informação.
Esses livros ou fichas que não forem considerados de interesse poderão ser eliminados, mediante parecer vinculativo do arquivo distrital competente, depois de elaborado um auto de inutilização, nos termos previstos no n.º 9.º 3.º Toda a documentação existente não constante do mapa referido no n.º 1.º poderá ser destruída, mediante parecer vinculativo do respectivo arquivo distrital.
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A documentação considerada de interesse administrativo ou histórico, bem como os respectivos registos auxiliares, deverá ser conservada na forma original e na totalidade, independentemente da sua microfilmagem.
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Será considerada a conservação por amostragem do seguinte tipo de documentos: 1) Daqueles que se revistam de interesse para a investigação e ou sejam representativos de cada uma das actividades da autarquia ou dos serviços municipalizados; 2) Daqueles que a Administração julgar de preservar por períodos superiores a vinteanos.
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A conservação perpétua por amostragem é feita pela selecção da documentação produzida num ano, relativamente a um período de dez anos, devendo procurar seleccionar-se a do ano mais significativo.
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O período de dez anos referido no número anterior poderá ser alargado, mediante...
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