Portaria n.º 194/2011, de 16 de Maio de 2011
MINISTÉRIOS DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA E ENSINO SUPERIOR E DA CULTURA Portaria n.º 194/2011 de 16 de Maio A Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I. P., no âm- bito da sua missão, tem vindo a constituir um significativo e relevante acervo documental, para o qual cumpre definir estratégias de gestão, conservação e divulgação.
A adequada gestão de documentos de arquivo com práticas eficazes nos domínios da criação, organização, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos impõe -se face ao crescimento da produção documental.
Atendendo à relevância da documentação produzida, entendeu esta instituição ser essencial, no cumprimento do quadro legal em vigor, desenvolver medidas de conser- vação e divulgação do seu património arquivístico, procu- rando não só uma adequada gestão do espaço de arquivo, mas também a salvaguarda da memória histórica e o apoio à investigação na área da política científica.
Com o objectivo de organizar os documentos de ar- quivo produzidos pela Fundação para a Ciência e a a Tecnologia, I. P., e de racionalizar a sua acumulação fu- tura, torna -se necessário estabelecer regras que permitam fixar procedimentos de gestão de documentos de arquivo, designadamente em termos de classificação e de fixação de prazos de conservação administrativa e destino final (avaliação). Assim: Ao abrigo do disposto na alínea
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do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro: Manda o Governo, pelos Ministros da Ciência, Tecno- logia e Ensino Superior e da Cultura, o seguinte: Artigo 1.º Aprovação É aprovado o Regulamento de Gestão de Documentos da Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I. P., que se publica em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º Entrada em vigor A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
O Ministro da Ciência, Tecnologia e Ensino Supe- rior, José Mariano Rebelo Pires Gago, em 5 de Maio de 2011. — A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas, em 3 de Maio de 2011. ANEXO REGULAMENTO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DA FUNDAÇÃO PARA A CIÊNCIA E A TECNOLOGIA, I. P. Artigo 1.º Âmbito de aplicação 1 — O presente Regulamento é aplicável à documenta- ção produzida e recebida no âmbito das atribuições e com- petências da Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I. P., adiante designada por FCT, I. P. 2 — O presente Regulamento não é aplicável à docu- mentação acumulada existente na FCT, I. P. Artigo 2.º Gestão de documentos Para efeitos do presente Regulamento são conside- radas no âmbito da gestão de documentos as seguintes funções:
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Classificação;
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Avaliação;
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Selecção;
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Remessa;
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Eliminação;
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Substituição de suporte.
Artigo 3.º Classificação A estrutura para classificação dos documentos integra a tabela de selecção.
Artigo 4.º Avaliação 1 — O processo de avaliação dos documentos do ar- quivo da FCT, I. P., tem por objectivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa. 2 — Os prazos de conservação administrativa e de des- tino final estão definidos na tabela de selecção. 3 — Compete à Direcção -Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da FCT, I. P. Artigo 5.º Tabela de selecção 1 — A tabela de selecção, que constitui a tabela anexa ao presente Regulamento, contém a estrutura de classificação da documentação e a identificação das séries documentais, fixa os prazos de conservação administrativa e consigna de forma sintetizada as disposições relativas ao destino final dos documentos de arquivo da FCT, I. P. 2 — Para efeitos do disposto no artigo 3.º, a FCT, I. P., apresenta proposta devidamente fundamentada e expressa em folhas de recolha de dados, adiante designada FRD. 3 — Compete ao grupo de gestão documental, adiante designado por GGD, a gestão da aplicação da tabela de selecção e procedimentos inerentes. 4 — A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, com vista à sua adequação às alterações da produção documental. 5 — Para efeitos do disposto nos números anteriores, deve a FCT, I. P., obter um parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 6.º Prazos de conservação administrativa 1 — Por prazo de conservação administrativa fixado na tabela de selecção entende -se o período sob o qual os documentos ficam sob responsabilidade da FCT, I. P., para exercício das suas competências. 2 — Cabe à FCT, I. P., a atribuição dos prazos de con- servação administrativa dos documentos. 3 — A DGARQ emite parecer sobre os prazos de con- servação administrativa dos documentos. 4 — Os referidos prazos de conservação administrativa são contados de acordo com o estabelecido no campo «Forma de contagem dos prazos da FRD», entendendo -se genericamente que os prazos são contados a partir da con- clusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em colecção, de registos ou de dossiêrs.
Exceptuam -se os documentos dispositivos (exemplo: leis, despachos, regulamentos) cujos prazos de conservação são contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor.
Artigo 7.º Selecção 1 — A selecção dos documentos para conservação per- manente ou eliminação deve ser efectuada de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. 2 — Deve ser sempre conservado o exemplar principal da série, excepto se vier expressa indicação contrária na tabela de selecção. 3 — A selecção dos documentos deve atender à data expressa no campo «Data de aplicação da respectiva FRD», que reporta o momento a partir do qual os prazos de con- servação administrativa e destino final fixados para cada série são aplicáveis.
Artigo 8.º Remessa de documentos 1 — De acordo com a tabela de selecção, após cum- primento dos prazos de conservação administrativa, os documentos, cujo destino final seja a conservação perma- nente, deverão ser remetidos para o serviço de arquivo, da entidade ou externo, de acordo com a periodicidade que a FCT, I. P., vier a determinar. 2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais. 3 — Nas remessas devem ser assegurados os pressu- postos técnicos de conservação dos documentos das etapas subsequentes.
Artigo 9.º Formalidades das remessas 1 — As remessas dos documentos mencionadas no ar- tigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
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O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documen- tação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo;
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A guia de remessa em suporte papel é feita em du- plicado, ficando um exemplar no GGD e outro no serviço de origem;
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A guia de remessa pode ser utilizada provisoriamente como instrumento de descrição documental, após ter sido conferida e completada com as referências topográficas e demais informação pertinente. 2 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos modelos I e II anexos ao presente Re- gulamento.
Artigo 10.º Eliminação 1 — A eliminação dos documentos sem valor arquivís- tico, cujo destino final é a eliminação, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de con- servação administrativa. 2 — A eliminação dos documentos referidos no número anterior pode ser feita antes de decorridos os referidos prazos, desde que autorizada a substituição de suporte nos termos do artigo 12.º deste Regulamento. 3 — A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ. 4 — A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 11.º Formalidades da eliminação 1 — As eliminações dos documentos mencionados no artigo 10.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
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O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou entidade em causa e pelo responsável da gestão documental;
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O auto de eliminação em suporte papel deve ser efec- tuado em duplicado;
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O auto de eliminação deve ser remetido à DGARQ. 2 — O modelo de auto de eliminação consta do mode- lo III anexo ao presente Regulamento.
Artigo 12.º Substituição do suporte 1 — A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por outro suporte, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável. 2 — A selecção do suporte de substituição é da respon- sabilidade da FCT, I. P., devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, segurança, du- rabilidade e acessibilidade. 3 — Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto -Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de do- cumentação de conservação permanente só pode ser efec- tuada mediante autorização expressa da DGARQ, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos. 4 — A substituição de suporte é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Or- ganization for Standardization), de forma a assegurar as garantias mencionados no n.º 2 do presente artigo. 5 — Os procedimentos da microfilmagem e ou di- gitalização de substituição, conservação e consulta dos documentos deverão ser definidos em regulamento de microfilmagem e ou plano de preservação digital próprio da FCT, I. P., que deverá ser aprovado pela DGARQ. 6 — A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva- -se o direito de receber as fichas técnicas de controlo de qualidade dos documentos nos novos suportes produzidos relativos a séries de conservação permanente e de realizar testes por amostragem aos mesmos, após o que emitirá o respectivo parecer. 7 — As...
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