Portaria n.º 315/2023
| Data de publicação | 23 Outubro 2023 |
| ELI | https://data.dre.pt/eli/port/315/2023/10/23/p/dre/pt/html |
| Gazette Issue | 205 |
| Section | Serie I |
| Órgão | Justiça e Cultura |
N.º 205 23 de outubro de 2023 Pág. 37
Diário da República, 1.ª série
JUSTIÇA E CULTURA
Portaria n.º 315/2023
de 23 de outubro
Sumário: Procede à aprovação do Regulamento para a Classificação, Avaliação, Seleção, Elimi-
nação e Conservação da Informação Arquivística produzida pelas entidades integradas
na área governativa da justiça no exercício das respetivas funções.
O Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS) assume o objetivo
geral de contribuir para o desenvolvimento da administração eletrónica, através da implementação da
interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades
que exercem funções públicas, independentemente da sua natureza. Nesta conjuntura, assume
particular relevo a elaboração de referenciais conducentes a uma eficaz gestão da informação,
desde o momento da sua produção até ao da sua conservação permanente ou eliminação definitiva.
A gestão da informação, tanto a nível da adequada organização dos espaços de arquivo, como
da salvaguarda da informação que constitui interesse histórico, assenta na adoção de critérios
objetivos e de uma metodologia relacional estabelecida entre processos de negócio para aplicação
na sua avaliação.
Nesse sentido, cumpre elaborar instrumentos normalizadores que, independentemente dos
suportes e ambientes tecnológicos utilizados, regulem a classificação, avaliação, seleção, substitui-
ção de suporte e o destino final dos documentos. As portarias de gestão de documentos estabelecem
regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos
emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio.
Em face do exposto, a presente portaria tem por finalidade regulamentar a classificação,
avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte,
pelas entidades integradas na área governativa da justiça, bem como os procedimentos adminis-
trativos que lhes estão associados, com o objetivo de tornar mais eficaz e eficiente a preservação
do património arquivístico e a memória coletiva da justiça.
Assim, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88,
de 10 de dezembro, manda o Governo, pela Ministra da Justiça e pela Secretária de Estado da
Cultura, no uso da competência delegada através do Despacho n.º 7052/2022, publicado no Diário
da República, 2.ª série, n.º 107, de 2 de junho de 2022, o seguinte:
Artigo 1.º
Objeto
A presente portaria procede à aprovação do Regulamento para a Classificação, Avaliação,
Seleção, Eliminação e Conservação da Informação Arquivística produzida pelas entidades integra-
das na área governativa da justiça no exercício das respetivas funções, anexo à presente portaria
e da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º
Revogação
São revogadas:
a) A Portaria n.º 39/2001, de 18 de janeiro, que aprova o Regulamento Arquivístico da Direção-
-Geral dos Serviços Prisionais;
b) A Portaria n.º 1392/2006, de 13 de dezembro, que aprova o Regulamento Arquivístico da
Direção -Geral da Administração da Justiça;
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c) A Portaria n.º 32/2008, de 11 de janeiro, que aprova o Regulamento de Conservação Arqui-
vística da Direção -Geral de Reinserção Social;
d) A Portaria n.º 96/2008, de 29 de janeiro, que aprova o Regulamento Arquivístico da Polícia
Judiciária;
e) A Portaria n.º 1141/2010, de 3 de novembro, que aprova o Regulamento de Conservação
Arquivística da Secretaria -Geral do Ministério da Justiça;
f) A Portaria n.º 1197/2010, de 26 de novembro, que aprova o Regulamento de Conservação
Arquivística da Inspeção -Geral dos Serviços de Justiça.
Artigo 3.º
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.
A Ministra da Justiça, Catarina Teresa Rola Sarmento e Castro, em 17 de outubro de 2023. — A
Secretária de Estado da Cultura, Isabel Alexandra Rodrigues Cordeiro, em 13 de outubro de 2023.
ANEXO
REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO, ELIMINAÇÃO
E CONSERVAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objeto
O presente Regulamento estabelece as regras aplicáveis à classificação, avaliação, seleção,
eliminação e conservação da informação arquivística, materializada em qualquer suporte, produzida
pelas entidades referidas no artigo 3.º no exercício das respetivas funções.
Artigo 2.º
Definições
Para efeitos do presente Regulamento, entende -se por:
a) «Agregação», a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos
aquando da aplicação da tabela de seleção;
b) «Agregação simples», a agregação formada por um conjunto sequencial de documentos,
com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio,
podendo constituir um processo documental;
c) «Agregação composta», a agregação que agrupa as agregações simples, podendo constituir
tipologias de ocorrência;
d) «Amostragem aleatória», a amostragem em que todos os casos do universo alvo têm igual
probabilidade de integrar a amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as
características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o
de conservação parcial por amostragem;
e) «Avaliação», a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de elimi-
nação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
f) «Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informa-
ção resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua
conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
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g) «Classificação», o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou,
quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
h) «Código», o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de
blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos
de negócio e subdivisão de processos de negócio fixados na tabela de seleção, cuja atribuição é
da responsabilidade do órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos a fim de garantir
o princípio da interoperabilidade;
i) «Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a
processos transversais que implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de
negócio e da natureza da sua intervenção, cuja utilização pressupõe que o dono do processo de
negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar,
os contributos de todos os participantes e que:
i) Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização
parcelar nas entidades participantes; e
ii) Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos sis-
temas de informação das entidades participantes;
j) «Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio, ou às suas subdivisões,
que consiste na preservação permanente da respetiva informação;
k) «Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio
para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante
aplicação de uma fórmula;
l) «Desativação de processos de negócio», a operação que consiste em suspender a produção
de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência
deixar de estar atribuída à entidade;
m) «Descrição», a caracterização das instâncias da estrutura de classificação através de
uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção, sendo que a descrição a
3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo
de negócio;
n) «Destino final», a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conserva-
ção, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio
e fixada na tabela de seleção;
o) «Documento» ou «documento de arquivo», a informação criada, recebida e mantida em
suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo, por uma entidade no cumprimento
das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades;
p) «Dono de processo», a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo
produto final e por garantir a conservação da informação pelo facto de deter o processo na sua
completude, fixada na tabela de seleção;
q) «Eliminação», o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões para
a destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;
r) «Entrega», a remessa de documentos e agregações para um espaço de armazenamento
ou repositório, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
s) «Forma de contagem do prazo», a instrução que estabelece o momento em que se inicia a
contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos seguintes termos:
i) «Conforme disposição legal», o momento em que se inicia a contagem é determinado por
disposição legal;
ii) «Data do início do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado
pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento, como é o caso do
«Registo biográfico»;
iii) «Data de emissão do título», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela
produção do documento de validação ou reconhecimento;
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