Portaria n.º 1370/2009
| Data de publicação | 27 Outubro 2009 |
| ELI | https://data.dre.pt/eli/port/1370/2009/10/27/p/dre/pt/html |
| Número da edição | 208 |
| Seção | Serie I |
| Órgão | Ministérios do Trabalho e da Solidariedade Social e da Cultura |
Diário da República, 1.ª série — N.º 208 — 27 de Outubro de 2009
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MINISTÉRIOS DO TRABALHO E DA SOLIDARIEDADE
SOCIAL E DA CULTURA
Portaria n.º 1370/2009
de 27 de Outubro
O aumento contínuo dos documentos existentes nos ar-
quivos dos serviços centrais, regionais e locais do Instituto
do Emprego e Formação Profissional, I. P. (IEFP, I. P.), tem
vindo a originar dificuldades na gestão de documentos,
bem como acrescidos contratempos e perdas de tempo
na consulta da documentação que, tendo perdido o seu
valor corrente, se reveste ainda de alguma importância
informativa e probatória dos actos praticados pela admi-
nistração.
Tornou -se, assim, necessário criar condições objecti-
vas para que fosse avaliado, seleccionado, preservado e
valorizado, o património arquivístico do IEFP, I. P., em
consonância com uma gestão mais eficaz.
Esse objectivo foi alcançado inicialmente através
da Portaria n.º 1185/97, de 20 de Novembro, anulada
pela Portaria n.º 1210/2003, de 15 de Outubro, que
agora se revoga, uma vez que há necessidade de ade-
quar o Regulamento Arquivístico do IEFP, I. P., e a
tabela de selecção às novas realidades da produção
documental.
Tal a finalidade do presente diploma, que institui um
conjunto de normas definidoras de procedimentos que
confiram ao arquivo a importância inerente a um centro
de informação dinâmico que regule o ciclo de vida da
documentação, controlando o seu crescimento através da
avaliação, selecção e conservação, bem como a eliminação
de toda a documentação sem interesse administrativo e
histórico. Considera -se ainda a necessidade de actualizar
prazos de conservação administrativa de toda a documen-
tação de arquivo, tendo em vista a sua utilização pelos
serviços do IEFP, I. P.
Nestes termos, e ao abrigo do disposto no n.º 1 do
artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de Dezem-
bro, no n.º 2 do artigo 2.º do Decreto -Lei n.º 121/92, de
2 de Julho, e na alínea c) do artigo 3.º do Decreto -Lei
n.º 16/93, de 23 de Janeiro, ouvida a Direcção -Geral de
Arquivos:
Manda o Governo, pelo Ministro da Cultura e pelo
Secretário de Estado do Emprego e da Formação Profis-
sional, o seguinte:
1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Arqui-
vística do IEFP, I. P., anexo à presente portaria e que dela
faz parte integrante.
2.º É revogada a Portaria n.º 1210/2003, de 15 de Ou-
tubro.
3.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato
ao da sua publicação.
Em 14 de Setembro de 2009.
O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto
Ribeiro. — O Secretário de Estado do Emprego e da For-
mação Profissional, Fernando Medina Maciel Almeida
Correia.
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO INSTITUTO
DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, I. P.
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação
O presente Regulamento é aplicável a toda a documen-
tação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições
e competências, pelo Instituto do Emprego e Formação
Profissional, I. P., adiante abreviadamente designado por
IEFP, I. P.
Artigo 2.º
Avaliação
1 — O processo de avaliação dos documentos de ar-
quivo do IEFP, I. P., tem como objectivo a determinação
do seu valor, para efeitos da respectiva conservação per-
manente ou eliminação, findos os prazos de conservação
administrativa.
2 — Os prazos mínimos de conservação administrativa
dos documentos são os que constam da tabela de selecção,
anexo I da presente portaria, e são da responsabilidade do
IEFP, I. P.
3 — Os referidos prazos de conservação são contados
a partir da data final dos processos, dos documentos inte-
grados em colecção, dos registos ou da constituição dos
dossiers.
4 — Cabe à Direcção -Geral de Arquivos, adiante de-
signada por DGARQ, a determinação do destino final da
documentação, sob proposta do IEFP, I. P.
Artigo 3.º
Selecção
1 — A selecção dos documentos a conservar perma-
nentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo
IEFP, I. P., de acordo com as orientações estabelecidas na
tabela de selecção.
2 — Os documentos aos quais foi reconhecido valor
arquivístico devem ser mantidos em arquivo no suporte
original, excepto nos casos cuja substituição seja previa-
mente autorizada nos termos do n.º 1 do artigo 10.º
Artigo 4.º
Tabela de selecção
1 — A tabela de selecção consigna e sintetiza as dis-
posições relativas à avaliação documental, referida no
artigo 2.º
2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revisões
periódicas, as quais devem obter parecer favorável da
DGARQ, enquanto organismo coordenador da política
arquivística nacional, mediante proposta devidamente
fundamentada.
Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio
1 — Findos os prazos de conservação administrativa, a
documentação com reduzidas taxas de utilização deverá,
de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser
remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio
dos serviços.
2 — As remessas de documentos para arquivo intermé-
dio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade
que o IEFP, I. P., vier a determinar.
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Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo
1 — Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem
a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de
selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo,
após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade
dos conjuntos documentais e deverão ser acompanhadas,
sempre que possível, dos respectivos registos, índices e
outros elementos de referência.
Artigo 7.º
Formalidades das remessas
1 — As remessas documentais mencionadas nos arti-
gos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título
de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa
destinada à identificação e controlo da documentação re-
metida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas
partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o
original no serviço destinatário e o duplicado devolvido
ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo
intermédio ou definitivo como instrumento de descrição
documental, após ter sido conferido e completado com as
referências topográficas e demais informação pertinente,
só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo
inventário.
2 — Os formulários referidos nas alíneas anteriores
são os que constam dos anexos II e III ao presente Regu-
lamento.
Artigo 8.º
Eliminação
1 — A eliminação dos documentos aos quais não for
reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua
conservação permanente, deve ser efectuada logo após
o cumprimento dos respectivos prazos de conservação
fixados na tabela de selecção.
2 — A eliminação dos documentos que não estejam
mencionados na tabela de selecção carece de autorização
expressa da DGARQ.
3 — A decisão sobre o processo de eliminação deve
atender à confidencialidade da documentação tendo em
conta critérios de racionalidade dos meios utilizados e dos
custos envolvidos, de forma a garantir a impossibilidade
de reconstituição da informação.
Artigo 9.º
Formalidades da eliminação
1 — A eliminação dos documentos mencionados no
artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas por um auto de eliminação,
que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri-
gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo
responsável do arquivo;
c) O referido auto deve ser feito em triplicado, ficando o
original no serviço que procede à eliminação, o duplicado
remetido ao serviço do Arquivo Geral do IEFP, I. P., e o
triplicado remetido à DGARQ.
2 — O formulário referido nas alíneas anteriores consta
do anexo IV ao presente Regulamento.
Artigo 10.º
Substituição de suporte
1 — A substituição de documentos originais, em su-
porte de papel, por microfilme deve ser realizada quando
funcionalmente justificável.
2 — A microfilmagem é feita com a observância das
normas técnicas definidas pela ISO (International Standard
Organization), de forma a garantir a integridade, autenti-
cidade, segurança e durabilidade da informação no novo
suporte.
3 — Das séries de conservação permanente é feita uma
matriz (negativa de sais de prata — 1.ª geração, com valor
de original), um duplicado de trabalho realizado a partir
da matriz (positivo em sais de prata — 2.ª geração) e uma
cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte
digital.
4 — Às séries que tenham como destino final a elimi-
nação, é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia
de consulta.
5 — Os microfilmes não podem sofrer cortes ou
emendas nem apresentar rasuras ou quaisquer outras
alterações que ponham em causa a sua integridade e
autenticidade.
6 — Os microfilmes devem conter termos de abertura e
encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do
responsável da instituição detentora da documentação e
da entidade responsável pela execução da transferência de
suportes. Estes devem conter a descrição dos documentos
e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de
qualidade definidos pela ISO.
7 — De todos os rolos produzidos deve ser elaborada:
a) Ficha descritiva com os dados relativos à documen-
tação microfilmada;
b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, quí-
mico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
8 — As matrizes e os duplicados em sais de prata
das séries de conservação permanente devem ser acon-
dicionados em materiais adequados e armazenados em
espaços próprios, com temperatura, humidade relativa
e qualidade de ar controladas, de acordo com o exi-
gido pela ISO para microfilmes de conservação per-
manente.
9 — Os procedimentos da microfilmagem devem ser
definidos em regulamento próprio do IEFP, I. P., tendo
em consideração os pontos acima referidos.
10 — As cópias obtidas a partir de microcópia auten-
ticada têm a força probatória do original, nos termos do
disposto no artigo 3.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de
Dezembro.
11 — Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto -Lei
n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de do-
cumentação de conservação permanente apenas é possível
mediante autorização expressa do organismo coordenador
da política arquivística, ao qual compete a definição dos
seus pressupostos técnicos.
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