Portaria n.º 536/2009, de 18 de Maio de 2009
de 18 de Maio
As direcçóes regionais de educaçáo, à semelhança da grande maioria dos serviços da Administraçáo Pública, têm vindo a assistir ao crescimento exponencial da documentaçáo de arquivo, gerador de custos e ineficiências que importa reduzir.
A possibilidade de proceder à eliminaçáo documental, sem valor administrativo nem valor histórico, representa para estes serviços periféricos do Ministério da Educaçáo inúmeras vantagens, quer em termos de racionalizaçáo da produçáo documental e de gestáo de espaços de armazenamento quer em termos de eficácia e rentabilizaçáo de meios.
Por outro lado, permite a assunçáo mais objectiva da indispensabilidade da salvaguarda da documentaçáo com valor histórico e da sua divulgaçáo.
A presente portaria visa, assim, regulamentar a avaliaçáo, selecçáo e determinaçáo dos prazos de conservaçáo administrativa e a eliminaçáo dos documentos produzidos pelas direcçóes regionais de educaçáo, bem como os procedimentos administrativos que lhes estáo associados.
Nestes termos, ao abrigo das disposiçóes conjugadas da alínea a) do n. 1 do artigo 1. do Decreto -Lei n. 447/88, de 10 de Dezembro, do n. 2 do artigo 2. do Decreto -Lei n. 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3. do Decreto -Lei n. 16/93, de 23 de Janeiro, ouvida a Direcçáo-Geral de Arquivos:
Manda o Governo, pelos Ministros da Educaçáo e da Cultura, o seguinte:
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É aprovado o Regulamento Arquivístico das Direcçóes Regionais de Educaçáo, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
Vigilante. . . . . . . . . . . . .
O chefe de equipa de zona exerce funçóes técnicas de coordenaçáo e de chefia funcional dos vigilantes, competindo -lhe, designadamente:
Coordenar e orientar a actividade desenvolvida pelos vigilantes e piquetes do GCSE sob a sua responsabilidade;
Coordenar e pronunciar -se sobre a organizaçáo e funcionamento das respectivas áreas a ele afectos;
Assegurar a interligaçáo dos vigilantes sob a sua responsabilidade com os órgáos de gestáo das escolas onde estes prestam serviço, Estabelecer, em colaboraçáo com os órgáos de gestáo das escolas, os horários de trabalho, escalas e dispensas dos vigilantes;
Elaborar o mapa de férias dos vigilantes hierarquicamente dependentes e encaminhar os documentos relativos aos mesmos;
Informar superiormente das necessidades de aquisiçáo, reparaçáo ou substituiçáo dos bens ou equipamentos essenciais ao bom funcionamento das áreas sob a sua responsabilidade.
Vigilante. . . . . . . . . . . . .
Os vigilantes asseguram, nas respectivas áreas de actuaçáo, as funçóes de vigilância relativas ao ambiente do espaço escolar, com especial incidência nos recreios e junto das imediaçóes da vedaçáo escolar. Para prossecuçáo das funçóes consagradas compete, especialmente, aos vigilantes:
Zelar pelo cumprimento dos regulamentos da escola onde prestam serviço, colaborando com outras entidades, quando para isso forem solicitados, e requerendo o auxílio de forças de segurança, sempre que for justificado;
Contribuir para a sensibilizaçáo dos alunos, no sentido de compatibilizar o desenvolvimento e o bem -estar dos mesmos com a conservaçáo e a gestáo dos recursos escolares;.
3154 2. A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicaçáo.
A Ministra da Educaçáo, Maria de Lurdes Reis Rodrigues, em 6 de Março de 2009. - O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro, em 4 de Maio de 2009.
REGULAMENTO DE CONSERVAÇÁO ARQUIVÍSTICA DAS DIRECÇÓES REGIONAIS DE EDUCAÇÁO
Artigo 1.
Âmbito de aplicaçáo
O presente Regulamento é aplicável à documentaçáo produzida e recebida pelas direcçóes regionais de educaçáo no âmbito das suas atribuiçóes e competências.
Artigo 2.
Avaliaçáo
1 - O processo de avaliaçáo dos documentos dos arquivos das direcçóes regionais de educaçáo tem por objectivo a determinaçáo do seu valor para efeitos da respectiva conservaçáo permanente ou eliminaçáo, findos os respectivos prazos de conservaçáo em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade das direcçóes regionais de educaçáo a atribuiçáo dos prazos de conservaçáo dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservaçáo sáo os que constam da tabela de selecçáo, anexo I da presente portaria.
4 - Os referidos prazos de conservaçáo sáo contados a partir do momento em que os processos, colecçóes, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e náo há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 - Cabe à Direcçáo -Geral dos Arquivos a determinaçáo do destino final dos documentos, sob proposta das direcçóes regionais de educaçáo.
Artigo 3.
Selecçáo
1 - A selecçáo dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelas direcçóes regionais de educaçáo, de acordo com as orientaçóes estabelecidas na tabela de selecçáo.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituiçáo seja previamente autorizada nos termos do n. 10 do artigo 10.
Artigo 4.
Tabela de selecçáo
1 - A tabela de selecçáo consigna e sintetiza as disposiçóes relativas à avaliaçáo documental.
2 - A tabela de selecçáo deve ser submetida a revisóes com vista à sua adequaçáo às alteraçóes da produçáo documental.
3 - Para efeitos do disposto no n. 2, devem as direcçóes regionais de educaçáo obter parecer favorável da Direcçáo -Geral dos Arquivos, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservaçáo em fase activa, a documentaçáo, com reduzidas taxas de utilizaçáo, deveráo, de acordo com o estipulado na tabela de selecçáo, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que cada direcçáo regional de educaçáo vier a determinar.
Artigo 6.
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informaçáo contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservaçáo permanente, de acordo com a tabela de selecçáo, deveráo ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo.
2 - As remessas náo podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5. e 6. devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
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O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificaçáo e controlo da documentaçáo remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
-
A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
-
O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descriçáo documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informaçáo pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboraçáo do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores sáo os que constam do anexo II da presente portaria.
Artigo 8.
Eliminaçáo de documentos
1 - A eliminaçáo dos documentos aos quais náo for reconhecido valor arquivístico, náo se justificando a sua conservaçáo permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo fixados na tabela de selecçáo. A sua eliminaçáo poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do artigo 10.
2 - Sem embargo da definiçáo dos prazos mínimos de conservaçáo estabelecidos na tabela de avaliaçáo e selecçáo, as instituiçóes podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem desde que náo prejudique o bom funcionamento dos serviços.3 - A eliminaçáo dos documentos que náo estejam mencionados na tabela de selecçáo carece de autorizaçáo expressa da Direcçáo -Geral de Arquivos.
4 - A eliminaçáo dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservaçáo permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do artigo 10.
5 - A decisáo sobre o processo de eliminaçáo deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.
Formalidades da eliminaçáo
1 - As eliminaçóes dos documentos mencionados no artigo 8. devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de eliminaçáo que fará prova do abate patrimonial;
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O auto de eliminaçáo deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
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O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminaçáo, sendo o duplicado remetido para a Direcçáo -Geral de Arquivos para conhecimento.
2 - O modelo consta do anexo III da presente portaria.
Artigo 10.
Substituiçáo do suporte
1 - A substituiçáo de documentos originais, em su-porte papel, por microfilme, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 - A microfilmagem é feita na observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informaçáo no novo suporte.
3 - Das séries de conservaçáo permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.ª geraçáo, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.ª geraçáo) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminaçáo é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes náo podem sofrer cortes ou...
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