Portaria n.º 628/2006, de 23 de Junho de 2006
Portaria n.o 628/2006
de 23 de Junho
O arquivo de um organismo é a memória da instituiçáo e um importante instrumento de apoio à tomada de decisáo e à comprovaçáo dos factos.
Desde a sua criaçáo, em 2002, o Instituto Portuário e dos Transportes Marítimos, I. P. (IPTM), tem regis-tado um crescimento exponencial da documentaçáo de arquivo que urge avaliar, seleccionar e preservar, através de um sistema de gestáo do património arquivístico que permita a determinaçáo de prazos de conservaçáo, a eliminaçáo dos documentos sem valor arquivístico, assegurando a conservaçáo de documentos com interesse administrativo, histórico, cultural e científico.
Cumpre assim fixar as regras básicas de funcionamento e coordenaçáo entre os serviços, uniformizando critérios e metodologias de tratamento da documentaçáo no que respeita à avaliaçáo, selecçáo e conservaçáo dos documentos.
Nestes termos, ao abrigo do artigo 1.o,n.o 1, do Decreto-Lei n.o 447/88, de 10 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros das Obras Públicas, Transportes e Comunicaçóes e da Cultura, o seguinte:
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o É aprovado o Regulamento Arquivístico do Instituto Portuário e dos Transportes Marítimos, I. P., que consta em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante.
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o A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicaçáo.
Em 18 de Maio de 2006.
O Ministro das Obras Públicas, Transportes e Comunicaçóes, Mário Lino Soares Correia. - A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva Pires de Lima.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DO INSTITUTO PORTUÁRIO E DOS TRANSPORTES MARÍTIMOS, I. P.
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Âmbito de aplicaçáo
O presente Regulamento é aplicável à documentaçáo produzida e recebida no âmbito das suas atribuiçóes e competências pelo Instituto Portuário e dos Transportes Marítimos, I. P., adiante designado por IPTM.
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Avaliaçáo
1 - O processo de avaliaçáo dos documentos do arquivo do IPTM tem por objectivo a determinaçáo do seu valor para efeitos da respectiva conservaçáo permanente, ou eliminaçáo, findos os respectivos prazos de conservaçáo em fase activa e semiactiva.
2 - É da competência do IPTM a atribuiçáo dos prazos de conservaçáo dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservaçáo sáo os que constam da tabela de selecçáo, constante do anexo I da presente portaria, que dela faz parte integrante.
4 - Os referidos prazos de conservaçáo sáo contados a partir do momento em que os processos, colecçóes, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e náo há qualquer possibilidade de serem reabertos.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinaçáo do destino final dos documentos, sob proposta do IPTM.
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Selecçáo
1 - A selecçáo dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo é efectuada pelo IPTM, em conformidade com o estabelecido na tabela de selecçáo.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituiçáo seja previamente autorizada, nos termos do n.o 10 do n.o 10.o deste Regulamento.
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Tabela de selecçáo
1 - A tabela de selecçáo consigna e sintetiza as disposiçóes relativas à avaliaçáo documental.
2 - A tabela de selecçáo deve ser periodicamente revista, tendo em conta a sua adequaçáo às alteraçóes da produçáo documental.
3 - A revisáo prevista no número anterior carece do parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante pedido devidamente fundamentado.
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Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservaçáo em fase activa, a documentaçáo com reduzidas taxas de utilizaçáo deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecçáo, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo inter-médio sáo efectuadas com a periodicidade que o IPTM vier a determinar.
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Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou a informaçáo contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua conservaçáo permanente, de acordo com a tabela de selecçáo, deveráo ser remetidos para arquivo definitivo após o decurso dos prazos de conservaçáo.
2 - As remessas náo podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
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Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos n.os 5.o e 6.o devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de entrega, que servirá de título de prova;
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O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificaçáo e controlo da documentaçáo remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
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A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
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O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descriçáo documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informaçáo pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboraçáo do respectivo inventário.
2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores sáo os que constam do anexo II da presente portaria, que dela faz parte integrante.
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Eliminaçáo
1 - A eliminaçáo dos documentos aos quais náo for reconhecido valor arquivístico, náo se justificando a sua conservaçáo permanente, deve ser efectuada imediatamente após o decurso dos prazos de conservaçáo fixados na tabela de selecçáo. A sua eliminaçáo poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do n.o 10.o
2 - Sem embargo da definiçáo dos prazos mínimos de conservaçáo estabelecidos na tabela de avaliaçáo e selecçáo, as instituiçóes podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que náo prejudique o bom funcionamento dos serviços.
3 - A eliminaçáo dos documentos que náo estejam expressamente mencionados na tabela de selecçáo carece de autorizaçáo expressa do IAN/TT.
4 - A eliminaçáo dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservaçáo permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposiçóes do n.o 10.o
5 - A decisáo sobre o processo de eliminaçáo deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
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Formalidades da eliminaçáo
1 - As eliminaçóes dos documentos mencionados no n.o 8.o devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de eliminaçáo, o qual fará prova do abate patrimonial;
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O auto de eliminaçáo deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
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O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminaçáo, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento.
2 - O modelo do auto de eliminaçáo consta do anexo III da presente portaria, que dela faz parte integrante.
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Substituiçáo do suporte
1 - A substituiçáo de documentos originais em suporte de papel por microfilme deve ser realizada quando funcionalmente justificável.
2 - A microfilmagem é feita com a observância das normas técnicas definidas pela ISO (International Organization for Standardization) de forma a garantir a integridade, autenticidade, segurança e durabilidade da informaçáo no novo suporte.
3 - Das séries de conservaçáo permanente é feita uma matriz (negativa de sais de prata - 1.a geraçáo, com valor de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata - 2.a geraçáo) e uma cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminaçáo é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta.
4 - Os microfilmes náo podem sofrer cortes ou emendas, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alteraçóes que ponham em causa a sua integridade e autenticidade.
5 - Os microfilmes deveráo conter termos de abertura e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do responsável da instituiçáo detentora da documentaçáo e da entidade responsável pela execuçáo
4486 da transferência de suportes. Estes deveráo conter a descriçáo dos documentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de qualidade definidos pela ISO.
6 - De todos os rolos produzidos deverá ser elaborada:
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Ficha descritiva com os dados relativos à documentaçáo microfilmada;
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Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo suporte documental produzido.
7 - As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservaçáo permanente devem ser acondicionados em materiais adequados e armazenados em espaços próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, de acordo com o exigido pelas normas ISO, respeitantes a microfilmes de conservaçáo permanente.
8 - Os procedimentos da microfilmagem deveráo ser definidos em regulamento interno tendo em consideraçáo os números acima referidos.
9 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.o do Decreto-Lei n.o 447/88, de 10 de Dezembro.
10 - Nos termos do n.o 2 do artigo 5.o do Decreto-Lei n.o 121/92, de 2 de Julho, a substituiçáo de suporte de documentaçáo de conservaçáo permanente apenas é possível mediante autorizaçáo expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem competirá a definiçáo dos seus pressupostos técnicos.
11 - O IAN/TT, na sua acçáo fiscalizadora, reserva-se o direito de realizar testes aos filmes executados.
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Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo do IPTM atende a critérios de confidencialidade da informaçáo, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
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Fiscalizaçáo
Compete ao IAN/TT...
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