Portaria n.º 107/2010, de 22 de Fevereiro de 2010
MINISTÉRIOS DO TRABALHO E DA SOLIDARIEDADE SOCIAL E DA CULTURA Portaria n.º 107/2010 de 22 de Fevereiro O crescente aumento da documentação produzida e re- cebida no âmbito da Secretaria -Geral do então Ministério da Segurança Social e do Trabalho justificou a adopção de critérios e de metodologias para que o seu património arquivístico fosse avaliado, seleccionado e preservado, em consonância com uma gestão inovadora de arquivos, nas suas várias vertentes.
Para a concretização de tal desiderato foi elaborado o Regulamento Arquivístico da Secretaria -Geral do Mi- nistério da Segurança Social e do Trabalho, aprovado pela Portaria n.º 763/2003, de 9 de Agosto, que agora se revoga, atentas as reestruturações entretanto ocorridas neste serviço, tornando -se necessário adequar a tabela de selecção de documentos às novas realidades da produção documental.
Deste modo, pretende -se dar continuidade a uma gestão integrada dos documentos, no tocante à avaliação, selec- ção, substituição de suportes e remessa para o arquivo intermédio e definitivo, bem como aos elementos que digam respeito à acessibilidade e comunicabilidade dos mesmos.
A presente portaria, elaborada de acordo com o modelo consagrado pela Direcção -Geral de Arquivos, para além de visar a actualização do referido instrumento legal, que regula o ciclo de vida dos documentos, de acordo com os prazos de conservação administrativa estabelecidos, tem como objectivo último a salvaguarda de documentação com valor secundário ou histórico, bem como a transfor- mação dos arquivos em eficazes e poderosas fontes de informação.
Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea
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do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, manda o Governo, pelas Ministras do Trabalho e da Solidariedade Social e da Cultura, o seguinte: 1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Secretaria- -Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social, anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante. 2.º É revogada a Portaria n.º 763/2003, de 9 de Agosto. 3.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
A Ministra do Trabalho e da Solidariedade Social, Maria Helena dos Santos André, em 11 de Fevereiro de 2010. -- Pela Ministra da Cultura, Elísio Costa Santos Summavielle, Secretário de Estado da Cultura, em 10 de Fevereiro de 2010. ANEXO REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA SECRETARIA -GERAL DO MINISTÉRIO DO TRABALHO E DA SOLIDARIEDADE SOCIAL Artigo 1.º Âmbito O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das atribuições e compe- tências da Secretaria -Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social, adiante designada por SG. Artigo 2.º Avaliação 1 -- O processo de avaliação dos documentos de ar- quivo da SG tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação em fase activa e semiactiva. 2 -- É da responsabilidade da SG a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva. 3 -- Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, que se junta ao presente Regulamento como anexo I e que dele faz parte integrante. 4 -- Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers. 5 -- Cabe à Direcção -Geral de Arquivos, adiante de- signada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SG. Artigo 3.º Selecção 1 -- A selecção dos documentos a conservar perma- nentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SG, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. 2 -- Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previa- mente autorizada pela DGARQ. Artigo 4.º Tabela de selecção 1 -- A tabela de selecção consigna e sintetiza as dispo- sições relativas à avaliação documental. 2 -- A tabela obedece a uma estrutura funcional, tendo como modelo orientador a «Tabela das Funções -Meio», documento elaborado pela DGARQ. 3 -- A tabela de selecção deve ser submetida a revisões periódicas, com vista à sua adequação às alterações da produção documental. 4 -- Para efeitos do disposto no número anterior, deve a SG obter parecer favorável da DGARQ, enquanto or- ganismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º Remessas para arquivo intermédio 1 -- Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização admi- nistrativa deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio dos serviços. 2 -- As remessas dos documentos para o arquivo inter- médio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SG vier a determinar.
Artigo 6.º Remessas para arquivo definitivo 1 -- Os documentos cujo valor arquivístico justifique a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo defi- nitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. 2 -- As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º Formalidades das remessas 1 -- As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formali- dades:
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Serem acompanhadas por um auto de entrega a título de prova;
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O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documen- tação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
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A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devol- vido ao serviço de origem;
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O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após elaboração do respectivo inventário. 2 -- Os formulários referidos no número anterior cons- tam dos anexos II e III do presente Regulamento, dele fa- zendo parte integrante.
Artigo 8.º Eliminação 1 -- A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. 2 -- A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ. 3 -- A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios utilizados, custos envolvidos e a metodologias ecológicas de preservação do ambiente.
Artigo 9.º Formalidades da eliminação 1 -- A eliminação dos documentos mencionados no artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades:
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Ser acompanhada de um auto de eliminação, que fará prova do abate patrimonial;
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O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
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O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ. 2 -- O formulário para a eliminação de documentos consta do anexo IV do presente Regulamento, dele fazendo parte integrante.
Artigo 10.º Substituição do suporte 1 -- É facultada a substituição de documentos originais de todas as séries de conservação permanente previstas na tabela de selecção constante do anexo I do presente Regulamento, por cópias em microfilme, mediante auto- rização expressa da DGARQ, sob proposta do dirigente máximo da SG, sempre que este a considere económica e funcionalmente justificada. 2 --...
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