Portaria n.º 131/2004, de 09 de Fevereiro de 2004
Portaria n.º 131/2004 de 9 de Fevereiro Tem a Comissão Nacional da UNESCO vindo a promover nos serviços o exercício da função arquivo como medida fundamental para a gestão dos seus documentos. A função arquivo cria as condições objectivas para o conhecimento e controlo permanente e continuado da produção documental nas fases activa, semiactiva e inactiva, mediante dois instrumentos fundamentais, o plano de classificação e a tabela de selecção - a qual ora se publica. Se esta é responsável pela gestão do ciclo de vida dos documentos e a definição da memória da instituição, o primeiro descreve, normaliza e controla a produção documental em fase activa - na realidade, a primeira fase ou o princípio do arquivo, onde ele começa e onde, verdadeiramente, deve ser concentrado todo o esforço normalizador e racionalizador.
Com efeito, muito embora sendo produzidos no âmbito dos arquivos correntes (como fruto da aplicação das funções arquivísticas de classificação e de avaliação), estes dois instrumentos actuam, transversalmente, em todas as fases do ciclo de vida dos documentos: o plano de classificação define a estrutura do arquivo e o seu funcionamento, que vão persistir ao longo das fases semiactiva e inactiva, e a tabela de selecção estabelece os tempos de conservação administrativa e a memória a partir dos quais são aplicadas as transferências e as eliminações, com resultados eficazes nos volumes documentais e na racionalização de espaços.
Dotada destes dois instrumentos arquivísticos, encontra-se a CNU em condições para equacionar a implantação de outro importante expediente de racionalidade e eficiência, a informatização do seu arquivo, mediante a criação de um programa de gestão de documentos electrónicos, o qual deverá cumprir os requisitos essenciais para a preservação integral dos seus documentos nas fases activa, semiactiva e inactiva.
Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro: Manda o Governo, pelos Ministros dos Negócios Estrangeiros e das Comunidades Portuguesas e da Cultura, o seguinte: 1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Comissão Nacional da UNESCO, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.
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A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 20 de Janeiro de 2004.
Pela Ministra dos Negócios Estrangeiros e das Comunidades Portuguesas, Maria Manuela Ferreira Macedo Franco, Secretária de Estado dos Negócios...
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