Portaria n.º 1392/2006, de 13 de Dezembro de 2006
de 13 de Dezembro
A Direcçáo-Geral da Administraçáo da Justiça, à semelhança da grande maioria dos serviços da Administraçáo Pública, tem vindo a assistir ao crescimento exponencial da documentaçáo de arquivo, gerador de custos e ineficiências que importa reduzir.
As portarias de gestáo de documentos sáo, a par de outros, um instrumento essencial para a uniformizaçáo dos critérios de conservaçáo documental, controlando o crescimento dos arquivos e salvaguardando as fontes de informaçáo relevantes, do ponto de vista da entidade produtora dos documentos, do cidadáo, do Estado e da investigaçáo científica.
O crescente aumento da documentaçáo produzida e recebida na Direcçáo-Geral da Administraçáo da Justiça justifica a adopçáo de critérios específicos de conservaçáo permanente e de inutilizaçáo de documentos, em ordem adequada à gestáo dos espaços de arquivo e à salvaguarda de documentaçáo com interesse histórico.
A possibilidade de proceder à eliminaçáo de conjuntos documentais, sem qualquer valor patrimonial e com os prazos de conservaçáo já prescritos, representa, para as várias unidades orgânicas deste serviço central e para os seus arquivos, inúmeras vantagens, quer em termos de racionalizaçáo dos procedimentos de gestáo documental e de gestáo de espaços quer em termos de eficácia e de rentabilizaçáo de meios.
Foi ouvido o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, nos termos da alínea s) do n.o 1 do artigo 3.o do Decreto-Lei n.o 60/97, de 20 de Março.
Nestes termos e ao abrigo das disposiçóes conjugadas da alínea a) do n.o 1 do artigo 1.o do Decreto-Lei n.o 447/88, de 10 de Dezembro, do n.o 2 do artigo 2.o do Decreto-Lei n.o 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.o do Decreto-Lei n.o 16/93, de 23 de Janeiro, manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cultura, o seguinte:
Artigo 1.o
Aprovaçáo
É aprovado o Regulamento Arquivístico da Direcçáo-Geral da Administraçáo da Justiça, que faz parte integrante do presente diploma.
Artigo 2.o
Entrada em vigor
O Regulamento Arquivístico da Direcçáo-Geral da Administraçáo da Justiça entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicaçáo.
Em 21 de Novembro de 2006.
Pelo Ministro da Justiça, José Manuel Vieira Conde Rodrigues, Secretário de Estado Adjunto e da Justiça. - Pela Ministra da Cultura, Mário Vieira de Carvalho, Secretário de Estado da Cultura.
REGULAMENTO ARQUIVÍSTICO DA DIRECçÁO-GERAL DA ADMINISTRAçÁO DA JUSTIçA
Artigo 1.o
Âmbito de aplicaçáo
O presente Regulamento é aplicável à documentaçáo produzida e recebida no âmbito das suas atribuiçóes e competências pelos serviços da Direcçáo-Geral da Administraçáo da Justiça, adiante designada por DGAJ.
Artigo 2.o
Avaliaçáo
1 - O processo de avaliaçáo dos documentos do arquivo da DGAJ tem por objectivo a determinaçáo do seu valor para efeitos da respectiva conservaçáo permanente ou eliminaçáo, findos os respectivos prazos de conservaçáo em fase activa e semiactiva.
2 - É da responsabilidade da DGAJ a atribuiçáo dos prazos de conservaçáo dos documentos em fase activa e semiactiva.
3 - Os prazos de conservaçáo, contados em anos, sáo os que constam da tabela de selecçáo de documentos - anexo I do presente Regulamento.
4 - Os prazos referidos no número anterior sáo contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecçáo, dos registos ou da constituiçáo em dossiers.
5 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a deter-minaçáo do destino final dos documentos, sob proposta da DGAJ.
Artigo 3.o
Selecçáo
1 - A selecçáo dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGAJ, de acordo com as orientaçóes estabelecidas na tabela de selecçáo.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituiçáo seja previamente autorizada nos termos do n.o 2 do artigo 10.o
Artigo 4.o
Tabela de selecçáo
1 - A tabela de selecçáo consigna e sintetiza as disposiçóes relativas à avaliaçáo documental.
2 - A tabela de selecçáo deve ser submetida a revisóes, com vista à sua adequaçáo às alteraçóes da produçáo documental.
3 - Para efeitos do disposto no n.o 2, deve a DGAJ obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.Artigo 5.o
Remessas para arquivo intermédio
1 - Findos os prazos de conservaçáo em fase activa, a documentaçáo com reduzidas taxas de utilizaçáo deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecçáo, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo inter-médio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGAJ vier a determinar.
Artigo 6.o
Remessas para arquivo definitivo
1 - Os documentos e ou informaçáo cujo valor arquivístico justifique a sua conservaçáo permanente, de acordo com a tabela de selecçáo, deveráo ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservaçáo.
2 - As remessas náo podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.o
Formalidades das remessas
1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.o e 6.o devem obedecer às seguintes formalidades:
-
Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova; b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificaçáo e controlo da documentaçáo remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descriçáo documental, após ter sido conferido e completado com as...
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