Portaria n.º 231/2010, de 27 de Abril de 2010
MINISTÉRIOS DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA E ENSINO SUPERIOR E DA CULTURA Portaria n.º 231/2010 de 27 de Abril A Universidade Nova de Lisboa, criada pelo Decreto- -Lei n.º 402/73, de 11 de Agosto, no cumprimento das suas atribuições é, no seu conjunto e através de cada uma das suas unidades orgânicas, um centro de criação e difusão da ciência, da cultura e da tecnologia, exercidas nos domínios do estudo, da docência e da investigação, privilegiando o intercâmbio entre os vários ramos do saber, ao serviço da identidade e desenvolvimento da comunidade nacional e internacional, tem vindo a produzir um extensíssimo acervo de documentos que importa avaliar em termos arquivísticos.
Há, assim, necessidade de aprovar um regulamento que estabeleça um conjunto de procedimentos técnicos que per- mitam avaliar a documentação produzida pela identificada Reitoria, com o objectivo de seleccionar os documentos que devem integrar o arquivo definitivo da instituição e aqueles que devem ser eliminados.
Nos termos e ao abrigo do disposto na alínea
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do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro: Manda o Governo, pelos Ministros da Ciência, Tecno- logia e Ensino Superior e da Cultura, o seguinte: Artigo 1.º Aprovação É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivística da Reitoria da Universidade Nova de Lisboa, no que se refere à avaliação, selecção e eliminação da sua docu- mentação, anexo à presente portaria, da qual faz parte integrante.
Artigo 2.º Entrada em vigor A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.
Em 18 de Dezembro de 2009. O Ministro da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, José Mariano Rebelo Pires Gago. -- A Ministra da Cul- tura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas.
ANEXO REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA REITORIA DA UNIVERSIDADE NOVA DE LISBOA Artigo 1.º Âmbito de aplicação O presente Regulamento é aplicável a toda a documen- tação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Reitoria da Universidade Nova de Lisboa, adiante designada por RUNL. Artigo 2.º Avaliação 1 -- O processo de avaliação dos documentos de ar- quivo da RUNL tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva. 2 -- É da responsabilidade da RUNL a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva. 3 -- Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção constante do anexo I do presente Regulamento. 4 -- Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecção, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos. 5 -- Cabe à Direcção -Geral de Arquivos, adiante de- signada DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da RUNL. Artigo 3.º Selecção 1 -- A selecção dos documentos a conservar perma- nentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela RUNL, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. 2 -- Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previa- mente autorizada nos termos do artigo 10.º Artigo 4.º Tabela de selecção 1 -- A tabela de selecção consigna e sintetiza as dispo- sições relativas à avaliação documental. 2 -- A tabela de selecção será submetida a revisões, de modo a adequá -la às alterações na produção documental. 3 -- Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a RUNL obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 5.º Remessa para arquivo intermédio 1 -- Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização admi- nistrativa deverá ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. 2 -- As remessas dos documentos para arquivo intermé- dio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a RUNL vier a determinar.
Artigo 6.º Remessas para arquivo definitivo 1 -- Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conser- vação. 2 -- As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º Formalidades das remessas 1 -- As remessas dos documentos mencionadas nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de entrega, a título de prova;
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O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documen- tação remetida, obrigatoriamente rubricada e...
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