Regulamento n.º 72/2021

Data de publicação20 Janeiro 2021
SeçãoParte H - Autarquias locais
ÓrgãoMunicípio de Melgaço

Regulamento n.º 72/2021

Sumário: Alteração do Regulamento do Arquivo Municipal.

Município de Melgaço ao Regulamento do Arquivo Municipal de Melgaço

Manoel Batista Calçada Pombal, Presidente da Câmara Municipal de Melgaço, torna público, ao abrigo e para os efeitos previstos no artigo 139.º do Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro, que a Assembleia Municipal de Melgaço, em sessão ordinária realizada no dia 19-12-2020, sob proposta da Câmara Municipal, decidida em reunião ordinária realizada no dia 16-12-2020, deliberou, no uso da competência conferida pela g)do n.º 1 do artigo 25.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, aprovar a alteração ao Regulamento do Arquivo Municipal de Melgaço.

05-01-2021. - O Presidente da Câmara, Manoel Batista Calçada Pombal.

Preâmbulo

O Arquivo Municipal de Melgaço, sendo a única entidade que reflete a atividade do Município, é um importante instrumento de apoio à decisão e aos atos administrativos, ao mesmo tempo que se reveste de interesse no que concerne à preservação, valorização e ao desenvolvimento da dimensão cultural do concelho.

A alteração ao Regulamento do Arquivo Municipal surge tendo em consideração a importância em disciplinar a produção, organização e gestão integrada da informação municipal, através de meios e metodologias de uniformização arquivística.

Reconhecendo-se a estrutura orgânica dos serviços municipais, não obstante as adaptações a que se tem sujeitado face à constante evolução da atividade municipal e resultante dos sucessivos alargamentos de competências atribuídas aos Municípios, necessita, de uma melhor adequação à realidade arquivística do Município.

Deste modo, o Regulamento do Arquivo Municipal de Melgaço define o funcionamento do Arquivo Municipal, os procedimentos administrativos e técnicos essenciais à preservação, valorização e divulgação da documentação, bem como as relações com os serviços e órgãos municipais e com o público em geral.

Considerando ainda que as taxas aplicadas pela DGLAB (Direção Geral do Livro Arquivos e Bibliotecas) Arquivo de referência a nível nacional, refletem numa perspetiva de eficiência produtiva o benefício auferido pelo particular na aquisição de reproduções de documentos, pesquisas e transcrições, pelo que as taxas a praticar pelo Arquivo Municipal de Melgaço (AMMLG) devem refletir as taxas praticadas por aquele órgão.

Em conformidade com o artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa, com os artigos 135.º a 147.º do Código do Procedimento Administrativo, com a Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, que regula o acesso aos documentos administrativos e a sua reutilização, com o Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, na sua atual redação, que estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico e com a Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009 de 14 de outubro, que aprova o regulamento arquivístico para as autarquias locais.

Conforme disposto na alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º e alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º, ambos do anexo I à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, compete à Câmara Municipal elaborar projetos de regulamentos a submeter à aprovação da Assembleia Municipal.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1.º

Leis Habilitantes

O presente Regulamento é elaborado ao abrigo dos seguintes diplomas na respetiva redação atual: Lei do Património, Regime Jurídico dos Arquivos, Regime da Classificação e da Inventariação dos Bens Móveis de Interesse Cultural, Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais, referenciando, também, os procedimentos a tomar no acesso dos cidadãos aos documentos administrativos com base na Lei de Acesso aos Documentos Administrativos.

Artigo 2.º

Objeto

1 - O presente Regulamento define a estrutura e estabelece as regras de funcionamento do Arquivo Municipal (doravante designado AMMLG), bem como a gestão integrada dos documentos nas fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo.

2 - O objetivo primário do AMMLG, expresso pelo presente Regulamento, é assegurar a proteção dos documentos que custodia, desenvolvendo metodologias de intervenção adequadas, permitir a fruição interna e pública da informação veiculado pelo acervo documental, bem como incentivar a defesa e a valorização do património arquivístico junto dos dirigentes, dos trabalhadores e do publico em geral.

Artigo 3.º

Âmbito

1 - O presente Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do AMMLG com competências e atribuições na área da gestão arquivística, proteção e valorização patrimonial do arquivo do Município de Melgaço (doravante designado MMLG) e de outros acervos documentais concelhios.

2 - O presente Regulamento aplica-se:

a) Ao arquivo corrente, ao arquivo intermédio e ao arquivo definitivo;

b) Aos sistemas de arquivo em papel e aos sistemas eletrónicos de gestão de arquivos;

c) Aos formatos audiovisuais, digitais, fotográficos, em papel e em pergaminho, entre outros.

Artigo 4.º

Enquadramento

1 - O Arquivo é um serviço do MMLG dotado de atribuições e competências próprias.

2 - O arquivo do MMLG é o espaço onde se procede ao armazenamento, tratamento e consulta de documentação.

3 - O arquivo do MMLG é um conjunto orgânico de documentos produzido por entidades publicas ou privadas que intervieram na comunidade e cuja documentação, de data, forma e suporte variável, aqui se encontra depositada.

4 - O AMMLG tem sob a sua superintendência toda a documentação e informação produzida pelos diferentes serviços do MMLG, independentemente do seu suporte ou formato, como resultado de um processo natural, automático e orgânico, em razão das suas funções e atividades e que se conservam para servir de referência, prova ou informação.

5 - O AMMLG tem a sua responsabilidade direta a documentação produzida e/ou recebida pela Câmara Municipal, bem como os conjuntos documentais oferecidos ou sob custódia desta.

Artigo 5.º

Conceitos

a) Sistema de arquivo organizacional: composto pela informação gerida pela organização, pelos espaços de armazenamento de documentos e de informação e pelo conjunto de outros elementos que participam na sua gestão e qualificação (leis, normas, orientações, procedimentos, tutela e/ou órgãos de gestão, órgão de coordenação, órgãos consultivos, serviço de arquivo, recursos humanos e materiais).

b) Arquivo: Conjunto orgânico de documentos e dados de natureza administrativa e histórica, produzidos ou recebidos pelos serviços que compõem a Câmara Municipal de Melgaço, assim como, por outras entidades ou pessoas singulares concelhias no decorrer das suas funções ou atividades. Estes documentos e dados, independentemente da sua data, forma ou suporte material, são conservados para servirem como elementos de gestão e prova e podem ser utilizados posteriormente como elementos informativos para os mais variados efeitos.

c) Gestão documental: Conjunto de operações e procedimentos técnicos tendentes a racionalização e eficácia na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, seleção e eliminação de documentos nas fases de arquivo corrente, intermédio e definitivo.

d) Arquivo corrente: Conjunto de documentos necessários a atividade do organismo que os produziu ou recebeu.

e) Arquivo intermédio: Conjunto de documentos que, tendo deixado de ser de utilização corrente, ainda é utilizado, ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo.

f) Arquivo definitivo ou histórico: Conjunto de documentos que tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, e considerado de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.

g) Fundo: Conjunto de documentos de uma única proveniência.

h) Documento: Unidade de informação, independentemente do seu suporte, com valor administrativo, judicial, probatório ou informativo.

i) Manutenção: Conjunto de ações que asseguram as condições existentes, consideradas adequadas e suficientes para a estabilidade dos documentos.

j) Preservação: Conjunto de ações indiretas que evitam ou reduzem as causas de degradação dos documentos.

k) Conservação: Conjunto de ações diretas, compreendidas como intervenções pontuais, e que devolvem ao documento um nível superior de estabilidade físico-química permitindo o seu manuseamento e/ou manipulação durante o processo de transferência de suporte.

l) Restauro: Conjunto de ações diretas, compreendidas como intervenções extensas, e que devolvem estabilidade ao documento a partir da recuperação, substituição ou introdução de elementos estruturais ou de suporte.

m) Dados: Conjunto de valores ou ocorrências em estado bruto a partir dos quais é possível obter informação.

n) Informação: conjunto organizado de dados que permite resolver problemas e tomar decisões.

o) Responsável de arquivo (RA): o técnico responsável por gerir a documentação e informação e por prestar apoio aos utilizadores da respetiva unidade orgânica.

Artigo 6.º

Recursos

1 - O MMLG garante os seguintes recursos para o funcionamento do sistema de arquivo:

a) Unidade orgânica com responsabilidade de gerir todo o sistema de arquivo da organização;

b) Pessoal qualificado em gestão da informação de arquivos;

c) Instalações adequadas ao armazenamento, conservação, tratamento e consulta de arquivos;

d) Equipamentos e tecnologias para a gestão, a preservação, o acesso e a difusão da informação de arquivo.

2 - A afetação de recursos implica:

a) Cumprimento dos requisitos obrigatórios para utilização de edifícios para instalação de serviços de arquivo ou de depósito de arquivos;

b) Cumprimento dos requisitos técnicos de suporte à emissão do parecer obrigatório no âmbito da aquisição de sistemas e programas informáticos, de equipamentos e de material para arquivo;

c) Cumprimento dos requisitos técnicos de suporte à elaboração de planos de conservação documental.

Artigo 7.º

Dependência orgânica

O AMMLG está inserido na estrutura orgânica da Câmara Municipal, de acordo com o seu regulamento interno de serviços em vigor ou na forma das alterações que esta venha a sofrer.

Artigo 8.º

Titularidade dos documentos públicos

Os titulares de cargos públicos...

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