Regulamento n.º 627/2019

Data de publicação08 Agosto 2019
SeçãoParte H - Autarquias locais
ÓrgãoMunicípio de Santa Comba Dão

Regulamento n.º 627/2019

Sumário: Regulamento do Arquivo Municipal de Santa Comba Dão.

Regulamento do Arquivo Municipal de Santa Comba Dão

Leonel José Antunes Gouveia, Presidente da Câmara Municipal de Santa Comba Dão, torna público, para os efeitos previstos no artigo 139.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado em anexo ao Decreto-Lei n.º 4/2015 de 07 de janeiro, que a Assembleia Municipal, em sessão ordinária de 29 de junho de 2019, sob proposta da Câmara Municipal tomada em reunião de 18 de junho de 2019, aprovou o Regulamento do Arquivo Municipal de Santa Comba Dão, precedido de consulta pública, nos termos do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo, mediante publicação no Diário da República, 2.ª série, n.º 77, de 18 de abril de 2019, aviso n.º 7036/2019, que a seguir se publica com todos os anexos.

9 de julho de 2019. - O Presidente da Câmara Municipal, Leonel José Antunes Gouveia.

Regulamento do Arquivo Municipal de Santa Comba Dão

Preâmbulo

O Arquivo Municipal, sendo uma entidade única que reflete a atividade do município, é um importante instrumento de apoio à decisão e aos atos administrativos, ao mesmo tempo que se reveste de interesse no que concerne à preservação, valorização e ao desenvolvimento da dimensão cultural do concelho.

A elaboração do presente Regulamento surge tendo em consideração a importância em disciplinar a produção, organização e gestão integrada da informação municipal, através de meios e metodologias de uniformização arquivística.

Deste modo, o Regulamento do Arquivo Municipal de Santa Comba Dão define o funcionamento do arquivo, os procedimentos administrativos e técnicos essenciais à preservação, valorização e divulgação da documentação, bem como as relações com os serviços e órgãos municipais e com o público em geral.

Em conformidade com o artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa, com os artigos 135.º a 147.º do Código do Procedimento Administrativo, com a Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, que regula o acesso aos documentos administrativos e a sua reutilização, com o Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro, na sua atual redação, que estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico e com a Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009,de 14 de outubro, que aprova o regulamento arquivístico para as autarquias locais, a Câmara Municipal de Santa Comba Dão, no uso das competências conferidas pela alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, em conjugação com a alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º do mesmo diploma, aprova o seguinte regulamento:

CAPÍTULO I

Disposições Gerais e Atribuições do Arquivo Municipal

Artigo 1.º

Lei habilitante

O presente regulamento tem como normas habilitantes:

O artigo 241.º da Constituição da República Portuguesa;

Os artigos 135.º a 147.º do Código do Procedimento Administrativo;

Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto;

Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro alterado pela Lei n.º 14/94, de 11 de maio e pela Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro;

Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril, alterada pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro;

Alínea k) do n.º 1 do artigo 33.º e alínea g) do n.º 1 do artigo 25.º do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro.

Artigo 2.º

Âmbito

O presente regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal de Santa Comba Dão e é aplicável à documentação produzida e recebida pelos diversos serviços e órgãos da Câmara Municipal de Santa Comba Dão, num processo natural, automático e orgânico, no âmbito das suas atribuições e competências, independentemente do seu suporte ou formato, que se conserva para servir de prova ou informação. É igualmente aplicável à documentação proveniente de outros fundos, públicos ou privados, à guarda do arquivo municipal.

Artigo 3.º

Enquadramento orgânico

O Arquivo Municipal de Santa Comba Dão está inserido na estrutura orgânica da Câmara Municipal, de acordo com o estabelecido no Regulamento de organização dos serviços do município de Santa Comba Dão, publicado através do Despacho n.º 986/2013, de 17 de janeiro, ou na forma das alterações que este venha a sofrer.

Artigo 4.º

Constituição

O Arquivo Municipal engloba numa só estrutura o âmbito, funções e objetivos específicos dos arquivos intermédio e definitivo sendo, assim, constituído pela documentação de natureza administrativa e histórica, proveniente dos diversos serviços e órgãos municipais.

Artigo 5.º

Atribuições e competências

1 - Em termos gerais compete ao Arquivo Municipal:

a) Estabelecer e aplicar critérios de gestão de documentos com vista a uma gestão integrada dos arquivos corrente, intermédio e definitivo dos serviços da Câmara Municipal;

b) Colaborar com os diversos serviços da Câmara Municipal na implementação de uma gestão integrada da informação;

c) Recolher e incorporar a documentação produzida e recebida pela Câmara Municipal, bem como a de outros arquivos públicos ou privados com relevância para a história do concelho de Santa Comba Dão, preservá-la, tratá-la e divulgá-la promovendo o seu acesso por parte dos serviços e utilizadores externos;

d) Coordenar as tarefas de transferência, avaliação e eliminação da documentação;

e) Facultar aos utilizadores cópias ou certidões dos documentos, salvo se existirem limitações relativas ao direito de acesso à informação ou à sua preservação;

f) Promover a divulgação do património documental do concelho através da promoção de iniciativas de natureza cultural.

2 - Incumbe ainda ao Arquivo Municipal, em termos da promoção de uma gestão documental controlada e normalizada:

a) Elaborar e/ou adotar planos de classificação e colaborar na sua implementação e aplicação;

b) Colaborar na definição de circuitos documentais;

c) Propor os materiais de suporte a utilizar, o acondicionamento físico e estabelecer as condições necessárias nas instalações para uma melhor utilização e segurança da documentação.

CAPÍTULO II

Da Transferência da Documentação

Artigo 6.º

Transferência e receção da documentação

1 - Tendo em conta a frequência de utilização da documentação, a gestão do espaço físico e os prazos de conservação administrativa, os diversos serviços da Câmara Municipal devem enviar para o arquivo a respetiva documentação considerada dispensável para a administração corrente.

2 - Os prazos de transferência serão definidos pelo Arquivo Municipal e pelos responsáveis de cada serviço produtor e constarão da tabela de seleção, elaborada com base na legislação em vigor.

3 - A tabela de seleção deverá ser revista de forma a se adequar às alterações da produção documental.

Artigo 7.º

Calendarização da transferência

A transferência da documentação deve ser efetuada de acordo com o calendário estabelecido entre o Arquivo Municipal e o responsável de cada serviço produtor.

Artigo 8.º

Condições e formalidades da transferência

1 - A transferência da documentação para o Arquivo Municipal deve seguir as seguintes condições:

a) Antes da transferência da documentação, os serviços produtores devem eliminar documentos duplicados e retirar objetos metálicos e/ou elásticos com tendência a deteriorarem os suportes;

b) A documentação deve ser transferida no suporte original, devidamente acomodada em pastas ou caixas de arquivo de modelo uniformizado, organizada, identificada e classificada;

c) Os processos devem ser individualizados em capas uniformes, segundo modelo existente, devendo ser indicado o assunto, os documentos que contêm e as datas extremas;

d) Nas lombadas, que devem obedecer a um modelo normalizado, devem estar identificados os seguintes elementos: o Município, o serviço produtor, a série documental, os documentos ou processos, as datas extremas, o número do volume;

e) A transferência não pode afetar a integridade dos conjuntos documentais.

2 - A transferência da documentação deve ser acompanhada de um auto de entrega a título de prova (cujo modelo consta do anexo I ao presente Regulamento), para identificação e controlo da documentação transferida. O auto de entrega é feito em duplicado, ficando o original nos serviços de arquivo e o duplicado no serviço produtor.

Artigo 9.º

Aquisição de documentação

1 - Consoante a disponibilidade e condições do espaço físico do Arquivo Municipal, podem ser adquiridos documentos ou fundos externos públicos ou privados com relevância para a história do concelho de Santa Comba Dão.

2 - A aquisição da documentação por parte do Arquivo Municipal pode ser feita a título de compra, depósito, doação, incorporação, legado ou reintegração, de acordo com a legislação em vigor.

3 - As aquisições devem ser formalizadas por escrito entre as entidades envolvidas.

4 - O depositante dos documentos integrados no Arquivo Municipal não perde os direitos de...

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