Regulamento n.º 546/2021
| Data de publicação | 14 Junho 2021 |
| Section | Serie II |
| Órgão | Universidade de Aveiro |
Regulamento n.º 546/2021
Sumário: Regulamento do sistema de controlo interno da Universidade de Aveiro.
Regulamento do sistema de controlo interno da Universidade de Aveiro
Maio de 2021
Nota introdutória
A normatização na Universidade de Aveiro (UA) das diferentes matérias que constituem o objeto do presente regulamento foi sendo desenvolvida ao longo dos anos e consta de documentos diversos cuja conjugação, porém, nem sempre se afigura de fácil promoção.
Para além disso, afigura-se mais ou menos evidente a necessidade de promover a atualização de alguns dos seus conteúdos, dado o diferente enquadramento agora existente, tendo ainda presente a utilidade de se promover a concretização de alguns outros aspetos da regulamentação - poucos reconheça-se - cuja disciplina se entendeu como "excessivamente aberta".
A boa gestão dos dinheiros públicos, num quadro de rigor e transparência, exige assim a construção de um quadro normativo claro e rigoroso tendo por base sistemas adequados de gestão de risco, de informação e de comunicação, tal como imposto pelo disposto no artigo 9.º do Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro, e em conformidade com as melhores práticas e recomendações dos órgãos de supervisão e controlo, em particular com as Normas Internacionais de Auditoria emanadas pela INTOSAI (International Organization of Supreme Audit Institutions), em que assenta aliás a atividade do próprio Tribunal de Contas e da Inspeção-Geral de Finanças.
Neste contexto, o sistema de controlo interno a adotar pelas entidades públicas deve ser visto num plano alargado de forma a englobar, de acordo com o artigo 9.º atrás referido "... o plano de organização, as políticas, os métodos e os procedimentos de controlo, bem como todos os outros métodos e procedimentos definidos pelos responsáveis que contribuam para assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação orçamental e financeira fiável."
Foi, pois, esse esforço, num quadro partilhado com os demais serviços e interlocutores internos, que se intentou promover, elaborando e sistematizando as regras agora feitas constar do presente documento.
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Objeto
O presente regulamento define os princípios, as regras e os procedimentos em que se consubstancia o sistema de controlo interno da Universidade de Aveiro (de ora em diante UA), em cumprimento do disposto no artigo 9.º do Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro, e em conformidade com as melhores práticas e recomendações dos órgãos de supervisão e controlo, em particular com as Normas Internacionais de Auditoria emanadas pela INTOSAI (International Organization of Supreme Audit Institutions).
Artigo 2.º
Princípios do Sistema de Controlo Interno
1 - O Sistema de Controlo Interno alicerça-se nos seguintes princípios:
a) Segregação de funções;
b) Controlo das operações;
c) Definição de autoridade e de responsabilidade;
d) Qualificação, competência e responsabilidade do pessoal;
e) Registo metódico dos factos.
2 - O princípio da segregação de funções consubstancia-se na necessidade de evitar que sejam atribuídas ao mesmo trabalhador duas ou mais funções concomitantes, tendo por objetivo impedir ou dificultar a prática de erros e irregularidades ou a sua dissimulação.
3 - O princípio do controlo das operações consiste na verificação ou conferência das operações que, de acordo com o princípio da segregação de funções, devem ser feitas por trabalhadores diferentes dos que intervieram na sua realização ou registo.
4 - O princípio da definição de autoridade e de responsabilidade pressupõe a clarificação dos níveis de autoridade e de responsabilidade em relação a cada operação e a existência de um plano com a fixação e delimitação das funções de todos os trabalhadores.
5 - O princípio da qualificação, competência e responsabilidade dos trabalhadores impõe a necessidade de o pessoal das unidades/serviços deter as habilitações literárias e técnicas adequadas às funções, bem como a experiência profissional exigida ao exercício das mesmas.
6 - O princípio do registo metódico dos factos traduz-se na necessidade de as operações serem relevadas na contabilidade de acordo com as regras contabilísticas aplicáveis e instruídas com os documentos justificativos das mesmas, dessa forma se possibilitando o fornecimento com clareza e precisão dos elementos informativos solicitados.
Artigo 3.º
Objetivos do Sistema de Controlo Interno
São objetivos do Sistema de Controlo Interno:
a) A salvaguarda da legalidade e da regularidade da elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, bem como das demonstrações orçamentais e financeiras e do sistema contabilístico como um todo;
b) O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respetivos titulares;
c) A salvaguarda dos ativos;
d) A aprovação e o controlo de documentos;
e) A exatidão e a integridade dos registos contabilísticos, bem como a garantia da fiabilidade da informação produzida;
f) O incremento da eficiência das operações;
g) A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;
h) O controlo das aplicações e do ambiente informático;
i) O registo oportuno das operações pela quantia correta, em sistemas de informação apropriados e no período contabilístico a que se reportam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito pelas normas legais aplicáveis;
j) A adequada gestão de riscos.
Artigo 4.º
Aprovação
1 - Compete aos Serviços de Gestão de Recursos Financeiros (de ora em diante SGRF) submeter à consideração do Conselho de Gestão da UA a aprovação das regras, princípios e procedimentos integradores do presente regulamento.
2 - Na conceção e construção das propostas a submeter ao Conselho de Gestão, os SGRF interagem com as demais unidades/serviços para recolha e validação da informação considerada pertinente.
Artigo 5.º
Responsabilidade pelo controlo interno
1 - Sem prejuízo do respeito pelo princípio da segregação de funções, a conceção e aperfeiçoamento do sistema de controlo interno é, em última instância, da responsabilidade dos responsáveis máximos de cada unidade/serviço.
2 - Os demais trabalhadores devem certificar-se que as suas ações se coadunam com as regras existentes nesta matéria, devendo ainda contribuir, com as suas iniciativas e sugestões, para o reforço das diferentes componentes do controlo interno.
Artigo 6.º
Estrutura orgânica e rotatividade de funções
1 - Compete ao dirigente máximo de cada unidade/serviço propor à consideração superior os concretos termos da estrutura orgânica e dos postos de trabalho de forma a assegurar uma efetiva segregação de funções.
2 - Sempre que possível, é promovida uma política de rotatividade de funções.
Artigo 7.º
Controlo de acessos e instrução dos processos
1 - O controlo físico e informático dos acessos a documentos ativos e arquivados nas unidades/serviços é assegurado pelos dirigentes intermédios de 2.º nível das áreas funcionais responsáveis pela sua utilização.
2 - Salvo especificação em contrário, para a instrução de quaisquer processos é suficiente a fotocópia de documento autêntico ou autenticado, ou, nos mesmos termos, cópia digital de documentos em papel.
Artigo 8.º
Manuais de procedimentos
As diferentes valências das várias unidades/serviços promovem ativamente uma política de qualidade, traduzida na elaboração de manuais de procedimentos nos seus vários domínios de atuação.
Artigo 9.º
Atendimento ao público
Os trabalhadores com funções de atendimento ao público encontram-se sempre devidamente identificados.
Artigo 10.º
Informações referentes ao estado dos processos pendentes
As informações referentes ao estado dos processos pendentes nas unidades/serviços são fornecidas, em regra, no prazo máximo de cinco dias úteis.
Artigo 11.º
Prazo-regra para a prática de atos internos
Sem prejuízo das situações especialmente previstas que consignem prazos distintos e ou legalmente impostos, é de três dias úteis o prazo definido para a prática de qualquer ato ou operação material de natureza meramente interna.
Artigo 12.º
Princípio do registo universal e anulação de documentos de despesa
1 - Todos os documentos que deem entrada nos serviços e unidades são numerados de forma sequencial, para permitir o controlo dos que se inutilizam ou anulam.
2 - Toda a atividade das unidades e serviços encontra-se justificada através de documentos de suporte, por forma a que seja possível chegar através deles aos documentos de síntese final e destes aos documentos de origem.
3 - A anulação de quaisquer documentos de despesa, e, por conseguinte, dos correspondentes registos, é da competência exclusiva dos SGRF, assegurando-se para esse efeito a obediência ao princípio da segregação de funções.
Artigo 13.º
Comunicação de atos e desmaterialização de processos
1 - Na transmissão de informações aos utentes, e com exceção dos casos em que as mesmas sejam regularmente prestadas ao balcão, as unidades/serviços adotarão a comunicação escrita.
2 - Em casos de urgência devidamente justificados podem ser utilizados outros meios, designadamente o telefone, sem prejuízo da sua posterior redução a escrito.
3 - Sempre que a lei não disponha de modo distinto, os atos praticados nas unidades/serviços adotam a forma eletrónica e desmaterializada, devendo as comunicações seguir o mesmo formato.
4 - Os documentos que, subsistentemente, circulem em papel devem constar simultaneamente da plataforma de gestão documental existente na UA.
5 - Os documentos elaborados pelas unidades/serviços, no desempenho da atividade administrativa de gestão pública, bem como todos os despachos e informações que sobre eles forem exarados, qualquer que seja o seu suporte, devem identificar de forma bem...
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