Regulamento n.º 307/2017
| Data de publicação | 07 Junho 2017 |
| Section | Parte H - Autarquias locais |
| Órgão | Município de Vila Nova de Gaia |
Regulamento n.º 307/2017
Regulamento do Arquivo Municipal Sophia de Mello Breyner
Eduardo Vítor Rodrigues, Presidente da Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia, torna público, ao abrigo da competência que lhe confere a alínea t) do n.º 1 do artigo 35.º do anexo I à Lei n.º 75/2013, de 12 setembro, que a Câmara Municipal, em reunião ordinária realizada no dia 3 de abril de 2017, e a Assembleia Municipal de Vila Nova de Gaia, em reunião ordinária de 4 de maio de 2017, deliberaram aprovar, após consulta pública, o Regulamento do Arquivo Municipal Sophia de Mello Breyner, que se publica, nos termos e para os efeitos do disposto no artigo 139.º do Código do Procedimento Administrativo, o qual entra em vigor no dia imediato à sua publicação no Diário da República, sem prejuízo de tal publicação ser igualmente feita no Boletim Municipal e na Internet no sítio institucional do Município.
8 de maio de 2017. - O Presidente da Câmara, Eduardo Vítor Rodrigues.
Preâmbulo
Considerando que:
O património arquivístico municipal de Vila Nova de Gaia passou a ser promovido, conservado, preservado e difundido, a partir de um equipamento próprio designado por Arquivo Municipal Sophia de Mello Breyner, sem que tal tenha sido objeto de previsão regulamentar;
Uma gestão verdadeiramente eficiente da documentação produzida e recebida pela Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia, assim como pelos restantes órgãos, serviços e empresas municipais, depende de regras preestabelecidas atualizadas que garantam a sua recolha, tratamento, preservação, controlo e comunicação, no quadro da legislação e regulamentação arquivística aplicável;
Importa, assim, definir, através de um novo regulamento, as funções do Arquivo Municipal Sophia de Mello Breyner, já no quadro da nova legislação aplicável, nomeadamente, da que aprova o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos (Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto) articulando, em condições de eficácia e eficiência, a sua relação com os restantes serviços, órgãos e empresas municipais, assim como com o público em geral.
Durante o período de consulta pública foram recolhidas sugestões dos interessados nos termos e para os efeitos do artigo 101.º, n.º 1 do Código do Procedimento Administrativo e foi ouvida, nos termos legais, a Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB):
Assim, ao abrigo do preceituado nos artigos 112.º, n.º 7 e 241.º da Constituição da República Portuguesa, no artigo 33.º, n.º 1, alínea k), conjugado com o artigo 25.º, n.º 1, alínea g), ambos do anexo I à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, na Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro, no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, na Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, no artigo 10.º, n.º 2 do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro e na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril (Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais), com as alterações que lhe foram introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro, sob proposta da Câmara Municipal, a Assembleia Municipal de Vila Nova de Gaia, aprova o seguinte Regulamento:
TÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Lei habilitante
O presente Regulamento é elaborado ao abrigo e nos termos do disposto nos artigos 112.º, n.º 7 e 241.º da Constituição da República Portuguesa, no artigo 33.º, n.º 1 alínea k), conjugado com o artigo 25.º, n.º 1, alínea g), ambos do anexo I à Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, na Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro, no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, da Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, no artigo 10.º, n.º 2 do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro e na Portaria n.º 412/2001, de 17 de abril (Regulamento Arquivístico para as Autarquias Locais), com as alterações que lhe foram introduzidas pela Portaria n.º 1253/2009, de 14 de outubro.
Artigo 2.º
Objeto
1 - O presente Regulamento estabelece as normas gerais de funcionamento do Arquivo Municipal Sophia Mello Breyner, doravante designado por AMSMB, com sede na rua Conselheiro Veloso da Cruz, 711-723, em Vila Nova de Gaia.
2 - O AMSMB depende da competente unidade orgânica do Município de Vila Nova de Gaia e tem por função, recolher, conservar e difundir toda a documentação arquivística da autarquia, nos termos legais e regulamentares, incluindo conjuntos não orgânicos de documentos de arquivo de valor histórico, cultural, científico, social, ou outro, provenientes de entidades terceiras que revistam, para a autarquia, interesse público relevante.
Artigo 3.º
Documentação arquivística
Para efeitos do presente Regulamento entende-se por documentação arquivística da autarquia, o conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, provenientes de entidades terceiras, nos termos do n.º 2 do artigo anterior ou reunidos no exercício da atividade do Município de Vila Nova de Gaia, pelos seus órgãos, serviços ou empresas municipais, bem como por quaisquer associações, fundações ou outras entidades em que o mesmo exerça influência dominante, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objetivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço do Município, dos investigadores e dos cidadãos em geral.
Artigo 4.º
Competências do AMSMB
Compete ao AMSMB, no quadro da competente unidade orgânica municipal:
a) Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa;
b) Assegurar as incorporações previstas, nos termos da lei e do presente Regulamento, e promover outras aquisições de património arquivístico de interesse para a autarquia;
c) Promover o acesso aos fundos documentais de que é depositário, implementando sistemas de descrição, pesquisa e acesso aos documentos;
d) Promover o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que é depositário;
e) Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação da sua preservação e conservação.
TÍTULO II
Do ingresso dos documentos no arquivo
CAPÍTULO I
Recolha
Artigo 5.º
Envio da documentação para o AMSMB
1 - Findos os prazos de conservação administrativa fixados na lei, ou em situação devidamente justificada pelo responsável hierárquico, os órgãos e serviços do Município, bem como as empresas e demais entidades da administração de âmbito municipal, devem promover o envio da respetiva documentação para o AMSMB para adequada avaliação documental.
2 - A remessa da documentação será objeto de agendamento prévio a estabelecer de acordo com a conveniência de cada serviço ou entidade produtora e do AMSMB.
3 - O ingresso de documentos ou fundos, nomeadamente os de interesse histórico, cultural, entre outros de valor relevante para a autarquia, não provenientes das entidades referidas no n.º 1 deste artigo, processa-se a título de compra, depósito, doação, legado, permuta ou reintegração.
Artigo 6.º
Condições de envio
1 - A documentação em papel deve ser enviada ao AMSMB, nas seguintes condições:
a) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentam na sua forma original;
b) Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
c) Em pastas ou caixas de arquivo, de modelo uniformizado, previamente requisitadas e fornecidas pelo AMSMB.
2 - Os documentos eletrónicos devem dar satisfação aos requisitos estabelecidos no respetivo regime jurídico, constante do Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de agosto, na sua redação atual, devendo ser enviados por um meio de telecomunicações ou qualquer outro meio e condições para o efeito indicados pelo AMSMB, que se revelem tecnicamente adequados.
3 - A documentação deve, ainda, ser acompanhada dos respetivos instrumentos de trabalho, em suporte de papel e, ou, eletrónico, que garantam o acesso e controlo sobre essa documentação ao AMSMB.
4 - Os processos administrativos bem como outra documentação a incorporar, sempre que possível, devem ser devidamente paginados e encerrados com o respetivo termo, assinado e datado.
5 - Toda a documentação a incorporar fisicamente deve constar de descrição a nível da peça em ficheiro eletrónico fornecido pelo AMSMB, garantindo assim a incorporação eletrónica de dados imediata e simultânea.
CAPÍTULO II
Seleção e avaliação
Artigo 7.º
Comissão de Avaliação
1 - O procedimento de seleção e avaliação documental processa-se de acordo com as disposições legais aplicáveis e são da responsabilidade de uma Comissão de Avaliação.
2 - A Comissão de Avaliação é composta pelo dirigente responsável pelo AMSMB, ou por quem este designar, e por elementos dos serviços produtores da documentação designados para o efeito pelo Presidente da Câmara ou Vereador com competência delegada.
3 - À Comissão de Avaliação cabe, designadamente:
a) Apreciar as propostas de conservação elaboradas pelas Direções Municipais ou pelos serviços produtores;
b) Definir o interesse histórico, ou outro, da documentação, de acordo com a avaliação elaborada segundo metodologia e demais disposições legais aplicáveis pelo órgão de tutela em matéria de política arquivística nacional.
4 - Para efeitos do disposto na alínea b) do número anterior, sempre que uma entidade pretenda conservar ou eliminar documentação que não se encontre prevista na portaria de gestão de documentos, ou cujo entendimento seja distinto, deverá remeter um Relatório de Avaliação fundamentando as opções relativas a prazos de conservação e destinos finais à Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das...
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