Portaria n.º 1141/2010, de 03 de Novembro de 2010
MINISTÉRIOS DA JUSTIÇA E DA CULTURA Portaria n.º 1141/2010 de 3 de Novembro O actual Regulamento Arquivístico da Secretaria- -Geral do Ministério da Justiça, aprovado pela Portaria n.º 1389/2006, de 12 de Dezembro, carece de reformu- lação em consequência das alterações introduzidas na sua estrutura orgânica através do Decreto Regulamentar n.º 50/2007, de 27 de Abril, e da Portaria n.º 514/2007, de 30 de Abril.
Tal como os demais organismos da Administração Pú- blica, a Secretaria -Geral do Ministério da Justiça e as suas unidades orgânicas têm vindo, nos últimos anos, a registar um aumento da sua documentação de arquivo, pelo que urge adoptar critérios específicos de conservação perma- nente e de eliminação de documentos, contribuindo assim para uma mais eficaz racionalização dos procedimentos de gestão documental, a fim de se conseguir uma maior rentabilização de meios e de espaços e para evitar elevados custos de manutenção.
Nestes termos e ao abrigo das disposições conjugadas da alínea
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do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 477/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto -Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, e da alínea
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do artigo 3.º do Decreto -Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro, ouvida a Direcção- -Geral de Arquivos, manda o Governo, pelos Ministros da Justiça e da Cultura, o seguinte: Artigo 1.º Objecto É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivís- tica da Secretaria -Geral do Ministério da Justiça, que se publica em anexo ao presente diploma e que dele faz parte integrante.
Artigo 2.º Entrada em vigor O Regulamento de Conservação Arquivística da Secretaria -Geral do Ministério da Justiça entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.
O Ministro da Justiça, Alberto de Sousa Martins, em 26 de Julho de 2010. -- A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira Canavilhas, em 1 de Ou- tubro de 2010. REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA SECRETARIA -GERAL DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA 1.º Âmbito de aplicação O presente Regulamento é aplicável a toda a documen- tação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências, pela Secretaria -Geral do Ministério da Justiça adiante designada por SGMJ. 2.º Avaliação 1 -- O processo de avaliação dos documentos do ar- quivo da SGMJ tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva. 2 -- É da responsabilidade da SGMJ a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva. 3 -- Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção anexa à presente portaria (anexo I ). 4 -- Os referidos prazos de conservação administrativa são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em colecção, de registos ou de dossiers.
Exceptuam -se os documentos dispositivos (por exemplo, leis, despachos, regulamentos) cujos prazos de conservação são contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor. 5 -- Cabe à Direcção -Geral de Arquivos, adiante de- signado por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SGMJ. 3.º Selecção 1 -- A selecção dos documentos a conservar perma- nentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela SGMJ, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. 2 -- Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previa- mente autorizada nos termos do n.º 8 do artigo 10.º 4.º Tabela de selecção 1 -- A tabela de selecção consigna e sintetiza as dispo- sições relativas à avaliação documental. 2 -- A tabela de selecção deve ser submetida a revi- sões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental. 3 -- Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a SGMJ obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada. 5.º Remessas para arquivo intermédio 1 -- Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. 2 -- As remessas dos documentos para arquivo intermé- dio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a SGMJ vier a determinar. 6.º Remessas para arquivo definitivo 1 -- Os documentos e ou a informação cujo valor ar- quivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respecti- vos prazos de conservação. 2 -- As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais. 7.º Formalidades das remessas 1 -- As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
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O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documen- tação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
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A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devol- vido ao serviço de origem;
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O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário. 2 -- Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II à presente portaria. 8.º Eliminação 1 -- A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 2 -- A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ. 3 -- A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam mi- crofilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 4 -- A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos. 9.º Formalidades da eliminação 1 -- As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
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Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
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O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- gente do serviço...
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