Portaria n.º 33/2023

ELIhttps://data.dre.pt/eli/port/33/2023/01/23/p/dre/pt/html
Data de publicação23 Janeiro 2023
Data03 Agosto 2022
Número da edição16
SeçãoSerie I
ÓrgãoCultura e Ambiente e Ação Climática
N.º 16 23 de janeiro de 2023 Pág. 9
Diário da República, 1.ª série
CULTURA E AMBIENTE E AÇÃO CLIMÁTICA
Portaria n.º 33/2023
de 23 de janeiro
Sumário: Aprova o regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no
exercício de funções pelo Metropolitano de Lisboa, E. P. E.
O Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS), que decorre de
recomendações europeias consubstanciadas pela Decisão (UE) 2015/2240 do Parlamento Europeu
e do Conselho, de 25 de novembro, teve como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da
administração eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na
Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas,
independentemente da sua natureza.
Nos últimos 20 anos, o Metropolitano de Lisboa, E. P. E., tem vindo a implementar um processo
que visa a simplificação, racionalização e automatização dos processos de negócio, procurando
estabelecer metodologias para uma gestão eficaz da informação, nos seus diferentes tipos de
suporte e formato.
Com vista a cumprir o objetivo geral do mencionado PAEIS, e na decorrência da necessidade
de sistematização da gestão documental e da preservação do seu património arquivístico, o Metro-
politano de Lisboa entendeu fundamental elaborar o presente Regulamento, que tem por finalidade
definir a classificação, os prazos de conservação e o destino final dos documentos produzidos e
recebidos, dotando, assim, os serviços de critérios objetivos em matéria de avaliação, seleção,
guarda e eliminação de documentos.
Entende ainda o Metropolitano de Lisboa, E. P. E., que a natureza do seu acervo documental
se reveste de relevante interesse público, com especial pertinência no que concerne à evolução
urbanística e da infraestrutura de transportes da cidade de Lisboa, devendo por isso zelar pela
salvaguarda deste património no melhor respeito pelas regras da arte e práticas validadas por
quem tem o conhecimento técnico do setor. Neste contexto, a elaboração do presente Regula-
mento teve como referencial a Lista Consolidada para a classificação e avaliação da informação
pública, desenvolvida pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, a Direção -Geral
do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, cuja aplicação assegura a organicidade do sistema de
informação arquivística, permitindo reduzir de forma segura o volume dos documentos, garantir
direitos e deveres nos médio e longo prazos e salvaguardar a memória.
Assim, nos termos do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro,
manda o Governo, pela Secretária de Estado da Cultura, ao abrigo da delegação de competências atri-
buída pelo Despacho n.º 705/2022, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 107, de 2 de junho
de 2022, e pelo Secretário de Estado da Mobilidade Urbana, ao abrigo da delegação de competências
atribuída pelo Despacho n.º 9520/2022, de 29 de junho, publicado no Diário da República, 2.ª série, de
3 de agosto de 2022, o seguinte:
Artigo 1.º
Aprovação
É aprovado o regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício
de funções pelo Metropolitano de Lisboa, E. P. E., e a respetiva tabela de seleção, anexos à presente
portaria, da qual fazem parte integrante.
Artigo 2.º
Entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor 90 dias a contar da data da sua publicação.
A Secretária de Estado da Cultura, Isabel Alexandra Rodrigues Cordeiro, em 4 de janeiro de
2023. — O Secretário de Estado da Mobilidade Urbana, Jorge Moreno Delgado, em 16 de janeiro
de 2023.
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ANEXO
REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
CAPÍTULO I
Do objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições
Artigo 1.º
Objeto e natureza do Regulamento
1 — O presente Regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e
conservação da informação arquivística, produzida no exercício de funções pelo Metropolitano de
Lisboa, E. P. E., dando origem a documentos e agregações, materializada em qualquer suporte,
adiante designada apenas por informação.
2 — A aplicação do presente Regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão
de informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação subjetivo
As disposições do presente Regulamento são aplicáveis ao Metropolitano de Lisboa, E. P. E.
Artigo 3.º
Aplicação no tempo e produção de efeitos
Sem prejuízo do disposto no ordenamento jurídico sobre a aplicação das leis no tempo,
determina -se que o presente Regulamento:
a) É aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;
b) Não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua
entrada em vigor.
Artigo 4.º
Garantias do sistema de informação
1 — A entidade prevista no artigo 2.º deve estar dotada de sistemas de informação que asse-
gurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade no longo prazo à
informação.
2 — Os SI devem apresentar características de fidedignidade, segurança, conformidade,
inteligibilidade e sistematização, salvaguardadas as limitações técnicas dos mesmos.
3 — Para efeito do disposto no n.º 1, a entidade prevista no artigo 2.º deve manter um plano
de preservação digital aprovado pelo órgão de coordenação.
Artigo 5.º
Definições
Para efeitos do presente Regulamento, entende -se por:
a) Agregação — a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos
aquando da aplicação da tabela de classificação e avaliação. As agregações simples são formadas
por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência
de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental. As agrega-
ções compostas, que incluem as tipologias de ocorrência, agrupam as simples;
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b) Amostragem aleatória — o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo -alvo
tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe
ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio
cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
c) Avaliação — a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de elimi-
nação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
d) Avaliação suprainstitucional — a atribuição comum de prazos e destinos finais à informa-
ção resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua
conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
e) Classificação — o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou
de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
f) Código — o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de
blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos
de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção;
g) Completude do processo de negócio — o critério de avaliação suprainstitucional aplicado
a processos transversais que implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo
de negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do
processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando os contributos de
todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento
da conservação parcelar pelos participantes. Possibilita a eliminação das partes dos processos
documentais que se encontram nos SI dos participantes no processo;
h) Conservação — o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões
que consiste na preservação permanente da respetiva informação;
i) Conservação parcial por amostragem — o destino final atribuído a processos de negócio
para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante
a seleção de uma amostra inversamente proporcional à dimensão do universo;
j) Desativação de processos de negócio — a operação que consiste em suspender a produção
de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º ou de 4.º nível, por deixar de estar atribuída
às entidades aquela competência;
k) Descrição — a caracterização das instâncias da estrutura de classificação, através de
uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção. A descrição a 3.º nível
prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de
negócio;
l) Destino final — a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conserva-
ção, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio
e fixada na tabela de seleção;
m) Documento — a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico,
a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou
na condução das suas atividades. Também denominado documento de arquivo;
n) Dono de processo — a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo
produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude,
fixada na tabela de seleção;
o) Eliminação — o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões para
a destruição definitiva dos respetivos documentos e agregações;
p) Entrega — a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento,
depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
q) Forma de contagem do prazo — a instrução que define o momento a partir do qual é ini-
ciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos termos
abaixo indicados:
i) Conforme disposição legal — o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;
ii) Data do início do procedimento — o momento em que se inicia a contagem é determinado
pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento, como é o caso do
«Registo biográfico»;

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