Portaria n.º 328/2021
| ELI | https://data.dre.pt/eli/port/328/2021/12/30/p/dre/pt/html |
| Data de publicação | 30 Dezembro 2021 |
| Gazette Issue | 252 |
| Section | Serie I |
| Órgão | Cultura e Ambiente e Ação Climática |
N.º 252 30 de dezembro de 2021 Pág. 77
Diário da República, 1.ª série
CULTURA E AMBIENTE E AÇÃO CLIMÁTICA
Portaria n.º 328/2021
de 30 de dezembro
Sumário: Aprova o regulamento para a classificação e avaliação da informação arquivística do
Instituto da Conservação da Natureza e das Florestas, I. P.
No âmbito da modernização e simplificação administrativa e da administração eletrónica do
Instituto da Conservação da Natureza e das Florestas, I. P., organismo integrado na área governativa
do ambiente e da ação climática, assume particular relevo a elaboração de referenciais conducentes
a uma eficaz gestão da informação, desde o momento da sua produção até ao da sua conservação
permanente ou eliminação definitiva.
A gestão da informação, tanto a nível da adequada organização dos espaços de arquivo, como
da salvaguarda daquela que constitui interesse histórico, assenta na adoção de critérios objetivos
e de uma metodologia relacional estabelecida entre processos de negócio para aplicação na sua
avaliação.
Nesse sentido, cumpre elaborar instrumentos normalizadores que, independentemente dos
suportes e ambientes tecnológicos utilizados, regulem a classificação, avaliação, seleção, substi-
tuição de suporte e o destino final dos documentos.
As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para
a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação
assente em abordagens por processos de negócio.
A presente portaria tem por finalidade regulamentar a classificação, avaliação, seleção, elimina-
ção e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, pelo Instituto da Conservação
da Natureza e das Florestas, I. P., organismo integrado na área governativa do ambiente e da ação
climática bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados, agilizando, deste
modo, as funções de arquivo no garante de direitos e de deveres e na preservação do património
arquivístico e da memória coletiva.
Ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de
dezembro, e da alínea a) do n.º 3 do Despacho n.º 12149 -A/2019, de 17 de dezembro, publicado
no Diário da República, 2.ª série, n.º 243, de 18 de dezembro, na sua redação atual, manda o
Governo, pela Ministra da Cultura e pelo Secretário de Estado da Conservação da Natureza, das
Florestas e do Ordenamento do Território, o seguinte:
Artigo 1.º
Aprovação
É aprovado o regulamento para a classificação e avaliação da informação arquivística pro-
duzida no exercício de funções pelo Instituto da Conservação da Natureza e das Florestas, I. P., a
respetiva tabela de seleção, bem como os formulários do Auto de Eliminação e do Auto de Entrega,
anexos à presente portaria, da qual fazem parte integrante.
Artigo 2.º
Revogação
É revogada a Portaria n.º 726/2003, de 6 de agosto.
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Diário da República, 1.ª série
Artigo 3.º
Entrada em vigor
O regulamento para a classificação e avaliação da informação arquivística produzida no exer-
cício de funções pelo Instituto da Conservação da Natureza e das Florestas, I. P., entra em vigor
no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.
Em 27 de dezembro de 2021.
A Ministra da Cultura, Graça Maria da Fonseca Caetano Gonçalves. — O Secretário de Estado
da Conservação da Natureza, das Florestas e do Ordenamento do Território, João Paulo Marçal
Lopes Catarino.
ANEXO
Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística
CAPÍTULO I
Objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições
Artigo 1.º
Objeto e natureza do regulamento
1 — O presente regulamento estabelece as regras aplicáveis à classificação, avaliação, seleção,
eliminação e conservação da informação arquivística, produzida no exercício de funções pelo Instituto
da Conservação da Natureza e das Florestas, I. P., adiante designado por ICNF, I. P., organismo
integrado na área governativa do ambiente e da ação climática, dando origem a documentos e
agregações, materializada em qualquer suporte, adiante abreviadamente designada por informação.
2 — A aplicação do presente regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão
de informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação subjetivo
O presente regulamento é aplicável ao ICNF, I. P., organismo integrado na área governativa
do ambiente e da ação climática.
Artigo 3.º
Aplicação no tempo e produção de efeitos
1 — Sem prejuízo do disposto no ordenamento jurídico sobre a aplicação das leis no tempo,
o presente regulamento:
a) É aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;
b) Não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua
entrada em vigor.
2 — Nos casos abrangidos pela alínea b) do número anterior, a avaliação da informação deve
ser realizada em conformidade com as orientações emanadas pelo órgão de coordenação do sis-
tema nacional de arquivos, adiante designado por órgão de coordenação, nos termos do disposto
no n.º 9 do artigo 9.º
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Artigo 4.º
Garantias do sistema de informação
1 — O ICNF, I. P., deve estar dotado de sistemas de informação, adiante designados por SI,
que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade no longo
prazo à informação.
2 — Os SI devem apresentar características de fidedignidade, segurança, conformidade,
inteligibilidade e sistematização.
3 — Para efeito do disposto no n.º 1, o ICNF, I. P., deve manter um plano de preservação digital
aprovado pelo órgão de coordenação.
Artigo 5.º
Definições
Para efeitos do presente regulamento, entende -se por:
a) «Agregação», a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documen-
tos aquando da aplicação da tabela de classificação e avaliação, sendo as agregações simples
formadas por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma
ocorrência de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental,
e as agregações compostas, que incluem as tipologias de ocorrência, um agrupamento das agre-
gações simples;
b) «Amostragem aleatória», o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo -alvo
tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe
ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio
cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
c) «Avaliação», a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de elimi-
nação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
d) «Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informa-
ção resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua
conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
e) «Classificação», o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º
ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
f) «Código», o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blo-
cos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de
negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção, sendo a sua atribuição
da responsabilidade do órgão de coordenação, para garantir o princípio da interoperabilidade;
g) «Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado
a processos transversais que implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo
de negócio e da natureza da sua intervenção, cuja utilização pressupõe que o dono do processo
de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar,
os contributos de todos os participantes, e que:
i) Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização
parcelar em produtor participante;
ii) Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI
das entidades produtoras participantes;
h) «Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação total
e permanente;
i) «Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio
para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante
aplicação de uma fórmula;
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