Portaria n.º 328/2021

N.º 252 

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Diário da República, 1.ª série

 CULTURA E AMBIENTE E AÇÃO CLIMÁTICA

Portaria n.º 328/2021

de 30 de dezembro

Sumário: Aprova o regulamento para a classificação e avaliação da informação arquivística do 

Instituto da Conservação da Natureza e das Florestas, I. P.

No âmbito da modernização e simplificação administrativa e da administração eletrónica do 

Instituto da Conservação da Natureza e das Florestas, I. P., organismo integrado na área governativa 
do ambiente e da ação climática, assume particular relevo a elaboração de referenciais conducentes 
a uma eficaz gestão da informação, desde o momento da sua produção até ao da sua conservação 
permanente ou eliminação definitiva.

A gestão da informação, tanto a nível da adequada organização dos espaços de arquivo, como 

da salvaguarda daquela que constitui interesse histórico, assenta na adoção de critérios objetivos 
e de uma metodologia relacional estabelecida entre processos de negócio para aplicação na sua 
avaliação.

Nesse sentido, cumpre elaborar instrumentos normalizadores que, independentemente dos 

suportes e ambientes tecnológicos utilizados, regulem a classificação, avaliação, seleção, substi-
tuição de suporte e o destino final dos documentos.

As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para 

a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação 
assente em abordagens por processos de negócio.

A presente portaria tem por finalidade regulamentar a classificação, avaliação, seleção, elimina-

ção e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, pelo Instituto da Conservação 
da Natureza e das Florestas, I. P., organismo integrado na área governativa do ambiente e da ação 
climática bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados, agilizando, deste 
modo, as funções de arquivo no garante de direitos e de deveres e na preservação do património 
arquivístico e da memória coletiva.

Ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de 

dezembro, e da alínea a) do n.º 3 do Despacho n.º 12149 -A/2019, de 17 de dezembro, publicado 
no Diário da República, 2.ª série, n.º 243, de 18 de dezembro, na sua redação atual, manda o 
Governo, pela Ministra da Cultura e pelo Secretário de Estado da Conservação da Natureza, das 
Florestas e do Ordenamento do Território, o seguinte:

Artigo 1.º

Aprovação

É aprovado o regulamento para a classificação e avaliação da informação arquivística pro-

duzida no exercício de funções pelo Instituto da Conservação da Natureza e das Florestas, I. P., a 
respetiva tabela de seleção, bem como os formulários do Auto de Eliminação e do Auto de Entrega, 
anexos à presente portaria, da qual fazem parte integrante.

Artigo 2.º

Revogação

É revogada a Portaria n.º 726/2003, de 6 de agosto.

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Artigo 3.º

Entrada em vigor

O regulamento para a classificação e avaliação da informação arquivística produzida no exer-

cício de funções pelo Instituto da Conservação da Natureza e das Florestas, I. P., entra em vigor 
no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.

Em 27 de dezembro de 2021.

A Ministra da Cultura, Graça Maria da Fonseca Caetano Gonçalves. — O Secretário de Estado 

da Conservação da Natureza, das Florestas e do Ordenamento do Território, João Paulo Marçal 
Lopes Catarino.

ANEXO

Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística

CAPÍTULO I

Objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições

Artigo 1.º

Objeto e natureza do regulamento

1 — O presente regulamento estabelece as regras aplicáveis à classificação, avaliação, seleção, 

eliminação e conservação da informação arquivística, produzida no exercício de funções pelo Instituto 
da Conservação da Natureza e das Florestas, I. P., adiante designado por ICNF, I. P., organismo 
integrado na área governativa do ambiente e da ação climática, dando origem a documentos e 
agregações, materializada em qualquer suporte, adiante abreviadamente designada por informação.

2 — A aplicação do presente regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão 

de informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.

Artigo 2.º

Âmbito de aplicação subjetivo

O presente regulamento é aplicável ao ICNF, I. P., organismo integrado na área governativa 

do ambiente e da ação climática.

Artigo 3.º

Aplicação no tempo e produção de efeitos

1 — Sem prejuízo do disposto no ordenamento jurídico sobre a aplicação das leis no tempo, 

o presente regulamento:

a) É aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;
b) Não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua 

entrada em vigor.

2 — Nos casos abrangidos pela alínea b) do número anterior, a avaliação da informação deve 

ser realizada em conformidade com as orientações emanadas pelo órgão de coordenação do sis-
tema nacional de arquivos, adiante designado por órgão de coordenação, nos termos do disposto 
no n.º 9 do artigo 9.º

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Artigo 4.º

Garantias do sistema de informação

1 — O ICNF, I. P., deve estar dotado de sistemas de informação, adiante designados por SI, 

que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade no longo 
prazo à informação.

2 — Os SI devem apresentar características de fidedignidade, segurança, conformidade, 

inteligibilidade e sistematização.

3 — Para efeito do disposto no n.º 1, o ICNF, I. P., deve manter um plano de preservação digital 

aprovado pelo órgão de coordenação.

Artigo 5.º

Definições

Para efeitos do presente regulamento, entende -se por:

a) «Agregação», a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documen-

tos aquando da aplicação da tabela de classificação e avaliação, sendo as agregações simples 
formadas por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma 
ocorrência de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental, 
e as agregações compostas, que incluem as tipologias de ocorrência, um agrupamento das agre-
gações simples;

b) «Amostragem aleatória», o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo -alvo 

tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe 
ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio 
cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;

c) «Avaliação», a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de elimi-

nação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;

d) «Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informa-

ção resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua 
conservação da natureza da intervenção da entidade pública;

e) «Classificação», o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º 

ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;

f) «Código», o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blo-

cos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de 
negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção, sendo a sua atribuição 
da responsabilidade do órgão de coordenação, para garantir o...