Portaria n.º 256/2021
| ELI | https://data.dre.pt/eli/port/256/2021/11/19/p/dre/pt/html |
| Data de publicação | 19 Novembro 2021 |
| Número da edição | 225 |
| Seção | Serie I |
| Órgão | Economia e Transição Digital e Cultura |
N.º 225 19 de novembro de 2021 Pág. 16
Diário da República, 1.ª série
ECONOMIA E TRANSIÇÃO DIGITAL E CULTURA
Portaria n.º 256/2021
de 19 de novembro
Sumário: Aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística das
Entidades da Área Governativa da Economia e Transição Digital.
No âmbito da estratégia de modernização e desmaterialização de processos e procedimentos da
área governativa da economia e da transição digital, caracterizada pela simplificação, racionalização
e automatização dos processos, cumpre fixar diretivas para uma eficaz gestão da do cumentação
e informação, as quais são aplicáveis aos documentos de arquivo, nos seus diferentes tipos de
suporte e formatos.
As exigências do ambiente digital, orientadas por princípios de universalidade e interoperabi-
lidade técnica e semântica, tornam obrigatória a adaptação das bases instrumentais que regulem
a gestão dos documentos de arquivo nos seus diversos tipos de suportes e formatos.
De acordo com o artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, as normas que
regulam a pré -arquivagem da documentação na posse de serviços da administração direta e indi-
reta do Estado são aprovadas, por portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e
entidades envolvidos e do membro do Governo responsável pela área da cultura.
Nos termos do disposto do artigo 2.º do mesmo decreto -lei, as normas relativas à pré -arquivagem
compreenderão, designadamente, os seguintes aspetos:
a) Avaliação, seleção e eliminação dos documentos;
b) Definição dos prazos de conservação;
c) Elaboração das tabelas de seleção;
d) Tipologia e formalidades da microcópia;
e) Conservação de documentação audiovisual e legível por máquina;
f) Transferência da documentação de conservação permanente para arquivos definitivos.
Assim, as portarias de gestão de documentos estabelecem regras para a classificação e a ava-
liação de documentos, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assentes
em abordagens por processos de negócio, no âmbito das atribuições de cada uma das entidades.
A sua aplicação assegura a organicidade do sistema de informação arquivística, permite reduzir
de forma segura o volume dos documentos, garantir direitos e deveres no médio e longo prazos e
salvaguardar a memória e o património arquivístico.
Neste sentido, tendo em consideração a importância do património arquivístico das entidades da
área governativa da economia e da transição digital, das suas características únicas, revela -se funda-
mental definir de forma inequívoca os prazos de conservação e o destino final dos documentos, do-
tando os serviços de critérios objetivos em matéria de avaliação, seleção e eliminação de documentos.
Assim, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro,
e dos artigos 14.º e 23.º do Decreto -Lei n.º 169 -B/2019, de 3 de dezembro, na sua redação atual,
manda o Governo, pelo Ministro de Estado, da Economia e da Transição Digital e pela Ministra da
Cultura, o seguinte:
Artigo 1.º
Aprovação
É aprovado o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da
Secretaria -Geral da Economia (SGE), do Gabinete de Estratégia e Estudos (GEE), da Direção -Geral
das Atividades Económicas (DGAE), da Direção -Geral do Consumidor (DGC) e da Autoridade de
Segurança Alimentar e Económica (ASAE), e a respetiva tabela de seleção, anexo à presente
portaria, da qual faz parte integrante.
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Artigo 2.º
Norma revogatória
São revogadas a Portaria n.º 1300/2006, de 14 de setembro, a Portaria n.º 740/2009, de 10 de
julho, e a Portaria n.º 999/2009, de 8 de setembro.
Artigo 3.º
Entrada em vigor
O Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da SGE, GEE,
DGAE, DGC e ASAE entra em vigor no primeiro dia do mês seguinte ao da sua publicação.
Em 15 de novembro de 2021.
O Ministro de Estado, da Economia e da Transição Digital, Pedro Gramaxo de Carvalho Siza
Vieira. — A Ministra da Cultura, Graça Maria da Fonseca Caetano Gonçalves.
ANEXO
REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA SECRETARIA -GERAL
DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA, GABINETE DE ESTRATÉGIA E ESTUDOS, DIREÇÃO -GERAL
DAS ATIVIDADES ECONÓMICAS, DIREÇÃO -GERAL DO CONSUMIDOR E AUTORIDADE DE SEGURANÇA ALIMENTAR
CAPÍTULO I
Do objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições
Artigo 1.º
Objeto e natureza do regulamento
1 — O presente regulamento é aplicável à classificação, avaliação, seleção, eliminação e con-
servação da informação arquivística produzida e recebida no exercício de funções pela Secretaria-
-Geral do Ministério da Economia (SGE), Gabinete de Estratégia e Estudos (GEE), Direção -Geral das
Atividades Económicas (DGAE), Direção -Geral do Consumidor (DGC) e Autoridade de Segurança
Alimentar e Económica (ASAE) consubstanciada, independentemente do suporte, em documentos
e agregações, adiante designada apenas por informação.
2 — A aplicação do presente regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão
da informação predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação subjetivo
As disposições do presente regulamento são aplicáveis à SGE, GEE, DGAE, DGC e ASAE.
Artigo 3.º
Aplicação no tempo e produção de efeitos
1 — Sem prejuízo do disposto no ordenamento jurídico sobre a aplicação das leis no tempo,
o presente regulamento:
a) É aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;
b) Não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua
entrada em vigor, salvo para a informação organizada em conformidade com as classes inscritas na
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Lista Consolidada, definida na alínea s) do artigo 5.º garantidas as necessárias correspondências
entre os respetivos códigos.
2 — Nos casos abrangidos pela alínea b) do número anterior, a avaliação da informação deve
ser realizada em conformidade com as orientações emanadas pelo órgão de coordenação do sis-
tema nacional de arquivos, adiante designado por órgão de coordenação, nos termos do disposto
no n.º 6 do artigo 9.º
Artigo 4.º
Garantias do sistema de informação
1 — A SGE, o GEE, a DGAE, a DGC e a ASAE devem estar dotados de sistemas de informação,
adiante designados por SI, que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade
e acessibilidade no longo prazo à informação.
2 — Os SI devem apresentar características de fidedignidade, segurança, conformidade,
inteligibilidade e sistematização.
3 — Para efeito do disposto no n.º 1, a SGE deve manter um plano de preservação digital
aprovado pelo órgão de coordenação.
Artigo 5.º
Definições
Para efeitos do presente regulamento, entende -se por:
a) Agregação — a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos
aquando da aplicação da tabela de classificação e avaliação. As agregações simples são formadas
por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de
um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental. As agregações
compostas, que incluem as tipologias de ocorrência, agrupam as simples ou às suas subdivisões
b) Amostragem aleatória — o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo -alvo
tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe
ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio
cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
c) Avaliação — a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de elimi-
nação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
d) Avaliação suprainstitucional — a atribuição comum de prazos e destinos finais à informa-
ção resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua
conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
e) Classificação — o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de
3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixado na tabela de seleção;
f) Código — o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de
blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos
de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção;
g) Completude do processo de negócio — o critério de avaliação suprainstitucional aplicado
a processos transversais. Implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de
negócio e da natureza da sua intervenção. A utilização deste critério pressupõe que o dono do
processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando também os
contributos de todos os participantes. Valoriza a conservação da informação no dono do processo,
em detrimento da existência parcelar em produtor participante. Possibilita a eliminação das partes
dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;
h) Conservação — o destino final atribuído a processos de negócio ou às suas subdivisões
que prescreve a preservação total e permanente da respetiva informação;
i) Conservação parcial por amostragem — o destino final atribuído a processos de negócio
para preservação permanente de uma amostra recolhida mediante a aplicação segundo critérios
aleatórios de uma fórmula;
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