Portaria n.º 167/2012, de 24 de Maio de 2012

PRESIDÊNCIA DO CONSELHO DE MINISTROS E MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, DO MAR, DO AMBIENTE E DO ORDENAMENTO DO TERRITÓRIO Portaria n.º 167/2012 de 24 de maio O crescente número de documentação produzida e re- cebida pelo Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I. P. (IVDP, I. P.), ao longo dos últimos anos, no âmbito das suas atribuições e competências, fez surgir a necessidade de virem a ser seguidas as práticas da moderna arquivís- tica, que possibilitam uma melhor gestão da informação e o aumento da eficácia administrativa.

Por outro lado, as novas técnicas de arquivo permitirão a manutenção da memória institucional e da história secular do vinho do Porto e da Região Demarcada do Douro.

Pelo exposto, procedeu -se à elaboração da presente portaria de gestão documental e da respetiva tabela de seleção de acordo com as regras e procedimentos em vigor, nomeadamente as orientações da Direção -Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.

Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea

  1. do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto -Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro: Manda o Governo, pelo Secretário de Estado da Cultura e pelo Secretário de Estado das Florestas e Desenvolvimento Rural, o seguinte: 1.º É aprovado o Regulamento de Conservação Arquivís- tica do Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I. P., no que se refere à avaliação, seleção e eliminação da sua documentação, em anexo à presente portaria e da qual faz parte integrante. 2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

    O Secretário de Estado da Cultura, Francisco José Vie- gas, em 9 de maio de 2012. — O Secretário de Estado das Florestas e Desenvolvimento Rural, José Daniel Rosas Campelo da Rocha, em 17 de abril de 2012. ANEXO Regulamento de Conservação Arquivística do Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I. P. Artigo 1.º Âmbito de aplicação O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I. P., adiante designado por IVDP, I. P. Artigo 2.º Avaliação 1 — O processo de avaliação dos documentos do ar- quivo do IVDP, I. P., tem por objetivo a determinação do seu valor para efeitos da respetiva conservação permanente ou eliminação, findos os respetivos prazos de conservação administrativa. 2 — Os prazos de conservação, cuja responsabilidade é do IVDP, I. P., são os que constam da tabela de seleção, anexo I da presente portaria. 3 — Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, coleções, registos ou dossiês encerram em termos administrativos. 4 — Cabe à Direção -Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, adiante designada por DGLAB, a deter- minação do destino final dos documentos, sob proposta do IVDP, I. P. Artigo 3.º Seleção 1 — A seleção dos documentos a conservar perma- nentemente em arquivo definitivo deve ser efetuada pelo IVDP, I. P., de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de seleção. 2 — Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original.

    Artigo 4.º Tabela de seleção 1 — A tabela de seleção consigna e sintetiza as dispo- sições relativas à avaliação documental. 2 — A tabela de seleção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção do- cumental. 3 — Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o IVDP, I. P., obter parecer favorável da DGLAB, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

    Artigo 5.º Remessas para arquivo definitivo 1 — Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de seleção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação. 2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

    Artigo 6.º Formalidades das remessas 1 — As remessas dos documentos mencionados no ar- tigo 5.º devem obedecer às seguintes formalidades:

  2. Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

  3. O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documen- tação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

  4. A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devol- vido ao serviço de origem;

  5. O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respetivo inventário. 2 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos II e III da presente portaria.

    Artigo 7.º Eliminação 1 — A eliminação dos documentos aos quais não for reco- nhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efetuada logo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação fixados na tabela de seleção. 2 — Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e seleção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços. 3 — A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de seleção carece de autorização expressa da DGLAB. 4 — A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

    Artigo 8.º Formalidades da eliminação 1 — As eliminações dos documentos mencionados no artigo 7.º devem obedecer às seguintes formalidades:

  6. Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

  7. O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

  8. O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGLAB para conhecimento. 2 — O modelo consta do anexo IV da presente portaria.

    Artigo 9.º Informação eletrónica 1 — É permitida a conservação da informação gerada em meio eletrónico e com valor arquivístico definido na ta- bela de seleção desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, segurança, fidedignidade, integridade, autenticidade, durabilidade e acessibilidade, mediante o Plano de Preservação Digital a aprovar pela DGLAB. 2 — No prazo de um ano sobre a data da publicação da presente portaria, o IVDP, I. P., deverá elaborar e remeter o referido Plano à DGLAB, de acordo com as recomendações para a gestão de arquivos eletrónicos desta entidade.

    Artigo 10.º Acessibilidade e comunicabilidade O acesso e a comunicabilidade do arquivo do IVDP, I. P., atenderão a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

    Artigo 11.º Fiscalização Compete à DGLAB a inspeção sobre a execução do disposto na presente portaria.

    ANEXO I Tabela de seleção de documentos Número de referência Subdivisão orgânico -funcional Série e subsérie documental Número de série Prazos de conservação Destino final Observações Constituição e regulamentação (00 -100) 1 Presidência (00 -000) . . . Documentos de orgânica . . . . . . . 001 20 anos . . . . . . . . . C 2 Correspondência com tutela . . . . . . 002 20 anos . . . . . . . . . C 3 Ordens de serviço. . . . . . . . . . . . . 003 20 anos . . . . . . . . . C 4 Informações internas . . . . . . . . . . 004 5 anos . . . . . . . . . . C Conservar as notas de serviço que contenham informação relevante para a instituição e eliminar as restantes. 5 Contencioso . . . . . . . . . . . . . . . . . 005 10 anos . . . . . . . . . C 6 Atas de direção. . . . . . . . . . . . . . . 006 10 anos . . . . . . . . . C 7 Documentos preparatórios de atas de direção. 007 10 anos . . . . . . . . . E Planeamento e controlo (00 -200) 8 Planos de atividades. . . . . . . . . . . 008 5 anos . . . . . . . . . . C Eliminar no caso de ser editado, com número de depósito legal, com um exemplar guardado na Biblioteca e outro no Arquivo do IVDP, I. P. 9 Relatório de atividades. . . . . . . . . 009 5 anos . . . . . . . . . . C Eliminar no caso de ser editado, com número de depósito legal, com um exemplar guardado na Biblioteca e outro no Arquivo do IVDP, I. P. 10 Projetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 010 Enquanto útil . . . . C Setor (00 -300) 11 Correspondência com empresas do setor. 011 6 anos . . . . . . . . . . C Participação IVDP, I. P., em órgãos sociais (00 -400) 12 Processos de organizações . . . . . . 013 10 anos . . . . . . . . . C Número de referência Subdivisão orgânico -funcional Série e subsérie documental Número de série Prazos de conservação Destino final Observações Mercado nacional (00 -500) 13 Pedidos de apoio . . . . . . . . . . . . . 014 A) 3 anos . . . . . . . B) 10 anos . . . . . . E

    1. Documentação que não dá lugar a apoios.

    2. Documentação que dá lugar a apoio.

      Organismos do setor (00 -600) 14 Correspondência com organismos do setor. 012 10 anos . . . . . . . . . C 15 Assessoria de secretariado (01 -000). Processos de viagens . . . . . . . . . . 001 2 anos . . . . . . . . . . E 16 Convites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 002 3 anos . . . . . . . . . . E 17 Relatórios de fax e fotocópias. . . . 003 1 ano. . . . . . . . . . . E 18 Protocolo para distribuição de ofertas 004 5 anos . . . . . . . . . . CP Conservar base de dados.

      Eliminar relatórios em papel. 19 Assessoria jurídica (02 -000) Documentos fiscais e alfandegários 001 Fim do processo + + 5 anos.

      E 20 Processos referentes a contratos 002 Extinção/caduci- dade de contrato + + 25 anos.

      E 21 Pedidos e divulgação de informação 003 5 anos . . . . . . . . . . E 22 Congressos...

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