Portaria n.º 177/2021
| ELI | https://data.dre.pt/eli/port/177/2021/08/24/p/dre |
| Data de publicação | 24 Agosto 2021 |
| Section | Serie I |
| Órgão | Modernização do Estado e da Administração Pública, Cultura, Ambiente e Ação Climática, Agricultura e Mar |
de 24 de agosto
Sumário: Aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Inspeção-Geral da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território (IGAMAOT).
O Programa Administração Eletrónica e Interoperabilidade Semântica (PAEIS), que decorre de recomendações europeias consubstanciadas pela Decisão (UE) 2015/2240, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de novembro, teve como objetivo geral contribuir para o desenvolvimento da administração eletrónica através do fomento e implementação da interoperabilidade semântica na Administração Pública e nas relações estabelecidas entre entidades que exerçam funções públicas, independentemente da sua natureza.
No âmbito da modernização e simplificação administrativa e da administração eletrónica da Inspeção-Geral da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território, serviço da administração central do Estado com atribuições nas áreas governativas da modernização do Estado e da Administração Pública, do ambiente e da ação climática, da agricultura e do mar, assume particular relevo a elaboração de referenciais conducentes a uma eficaz gestão da informação, desde o momento da sua produção, passando pelo da sua conservação permanente ou da sua eliminação definitiva.
A gestão da informação, tanto a nível da adequada organização dos espaços de arquivo, como da salvaguarda daquela que constitui interesse histórico, assenta na adoção de critérios objetivos e de uma metodologia relacional estabelecida entre processos de negócio para aplicação na sua avaliação.
Nesse sentido, importa elaborar instrumentos normalizadores que, independentemente dos suportes e ambientes tecnológicos utilizados, regulem a classificação, avaliação, seleção, substituição de suporte, bem como o destino final dos documentos.
As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio.
A presente portaria tem por finalidade regulamentar a classificação, a avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, pela Inspeção-Geral da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados, agilizando, deste modo, as funções de arquivo no garante de direitos e de deveres e na preservação do património arquivístico e da memória coletiva.
Assim, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, manda o Governo, pela Ministra da Modernização do Estado e da Administração Pública, pela Ministra da Cultura, pelo Ministro do Ambiente e da Ação Climática, pela Ministra da Agricultura e pelo Ministro do Mar, o seguinte:
Artigo 1.º
Aprovação
A presente portaria aprova o regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício de funções da Inspeção-Geral da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território (IGAMAOT), serviço central da administração central do Estado com competências no âmbito das áreas governativas da modernização do Estado e da Administração Pública, do ambiente e da ação climática, da agricultura e do mar, e a respetiva tabela de seleção, bem como os formulários do auto de eliminação e do auto de entrega, os quais constam respetivamente nos anexos I, II e III à presente portaria e da qual fazem parte integrante.
Artigo 2.º
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no 30.º dia seguinte ao da sua publicação.
A Ministra da Modernização do Estado e da Administração Pública, Alexandra Ludomila Ribeiro Fernandes Leitão, em 5 de agosto de 2021. - A Ministra da Cultura, Graça Maria da Fonseca Caetano Gonçalves, em 9 de agosto de 2021. - O Ministro do Ambiente e da Ação Climática, João Pedro Soeiro de Matos Fernandes, em 29 de julho de 2021. - A Ministra da Agricultura, Maria do Céu de Oliveira Antunes, em 9 de agosto de 2021. - O Ministro do Mar, Ricardo da Piedade Abreu Serrão Santos, em 12 de agosto de 2021.
ANEXO
REGULAMENTO PARA A CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
CAPÍTULO I
Do objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições
Artigo 1.º
Objeto e natureza do Regulamento
1 - O presente Regulamento estabelece as regras aplicáveis à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística, que no âmbito do exercício de funções pela Inspeção-Geral da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território (IGAMAOT), e respetiva informação produzida, dão origem a documentos e agregações as quais, materializadas em qualquer suporte, são designadas por informação para efeitos do disposto no presente Regulamento.
2 - A aplicação do presente Regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão da informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação subjetivo
O presente Regulamento é aplicável à IGAMAOT, serviço integrado nas áreas governativas da modernização do Estado e da Administração Pública, do ambiente e da ação climática, da agricultura e do mar.
Artigo 3.º
Aplicação no tempo e produção de efeitos
1 - Sem prejuízo do disposto no ordenamento jurídico sobre a aplicação das leis no tempo, determina-se que o presente Regulamento:
a) É aplicável à informação produzida em data posterior à sua entrada em vigor;
b) Não produz efeitos sobre a informação produzida e acumulada em momento anterior à sua entrada em vigor.
2 - Nos casos abrangidos pela alínea b) do número anterior, a avaliação da informação deve ser realizada em conformidade com as orientações emanadas pelo órgão de coordenação do sistema nacional de arquivos, adiante designado por órgão de coordenação, nos termos do disposto no n.º 9 do artigo 9.º
Artigo 4.º
Garantias do sistema de informação
1 - A IGAMAOT deve estar dotada de sistemas de informação, adiante designados por SI, que assegurem a autenticidade, fidedignidade, integridade, usabilidade e acessibilidade no longo prazo à informação.
2 - Os SI devem apresentar características de fidedignidade, segurança, conformidade, inteligibilidade e sistematização.
3 - Para efeito do disposto no n.º 1, a IGAMAOT deve manter um plano de preservação digital aprovado pelo órgão de coordenação.
Artigo 5.º
Definições
Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por:
a) «Agregação», a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de classificação e avaliação, sendo as agregações simples formadas por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental, e as agregações compostas, que incluem as tipologias de ocorrência, um agrupamento das agregações simples;
b) «Amostragem aleatória», o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
c) «Avaliação», a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
d) «Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
e) «Classificação», o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
f) «Código», o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção, sendo a sua atribuição da responsabilidade do órgão de coordenação, para garantir o princípio da interoperabilidade;
g) «Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais, que implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção, cuja utilização pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes, e que:
i) Valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização parcelar em produtor participante;
ii) Possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;
h) «Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação total e permanente;
i) «Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante aplicação de uma fórmula;
j) «Desativação de processos de negócio», a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
k) «Descrição», a caracterização das instâncias da estrutura de classificação, através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção, sendo que a descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;
l) «Destino final», a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
m) «Documento» ou «documento de arquivo», a...
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