Portaria n.º 139/2021
| Data de publicação | 07 Julho 2021 |
| ELI | https://data.dre.pt/eli/port/139/2021/07/07/p/dre |
| Seção | Serie I |
| Órgão | Cultura e Mar |
Portaria n.º 139/2021
de 7 de julho
Sumário: Aprova o regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício de funções pelas entidades integradas na área governativa do mar e a respetiva tabela de seleção, bem como os formulários do auto de eliminação e do auto de entrega.
No âmbito da modernização e simplificação administrativa e da administração eletrónica das entidades integradas na área governativa do mar, assume particular relevo a elaboração de referenciais conducentes a uma eficaz gestão da informação, desde o momento da sua produção até ao da sua conservação permanente ou eliminação definitiva.
A gestão da informação, tanto a nível da adequada organização dos espaços de arquivo, como da salvaguarda daquela que constitui interesse histórico, assenta na adoção de critérios objetivos e de uma metodologia relacional estabelecida entre processos de negócio para aplicação na sua avaliação.
Nesse sentido, cumpre elaborar instrumentos normalizadores que, independentemente dos suportes e ambientes tecnológicos utilizados, regulem a classificação, avaliação, seleção, substituição de suporte e o destino final dos documentos.
As portarias de gestão de documentos estabelecem regras e decisões em simultâneo para a classificação e a avaliação, tendo presente os modelos emergentes de gestão da informação assente em abordagens por processos de negócio.
A presente portaria tem por finalidade regulamentar a classificação, a avaliação, seleção, eliminação e conservação de documentos produzidos, em qualquer suporte, pelas entidades integradas na área governativa do mar, bem como os procedimentos administrativos que lhes estão associados, agilizando, deste modo, as funções de arquivo no garante de direitos e de deveres e na preservação do património arquivístico e da memória coletiva.
Assim, nos termos do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro, manda o Governo, pela Ministra da Cultura e pelo Ministro do Mar, o seguinte:
Artigo 1.º
Aprovação
É aprovado o regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício de funções pelas entidades integradas na área governativa do mar e a respetiva tabela de seleção, bem como os formulários do auto de eliminação e do auto de entrega, anexos à presente portaria, da qual fazem parte integrante.
Artigo 2.º
Revogação
É revogada a Portaria n.º 628/2006, de 23 de junho.
Artigo 3.º
Entrada em vigor
O regulamento para a classificação e avaliação da informação produzida no exercício de funções pelas entidades integradas na área governativa do mar entra em vigor no trigésimo dia seguinte ao da sua publicação.
A Ministra da Cultura, Graça Maria da Fonseca Caetano Gonçalves, em 18 de junho de 2021. - O Ministro do Mar, Ricardo da Piedade Abreu Serrão Santos, em 17 de junho de 2021.
ANEXO
Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística
CAPÍTULO I
Do objeto, natureza, âmbito, aplicação, garantias e definições
Artigo 1.º
Objeto e natureza do regulamento
1 - O presente regulamento estabelece as regras aplicáveis à classificação, avaliação, seleção, eliminação e conservação da informação arquivística, produzida no exercício de funções pelas entidades integradas na área governativa do mar, dando origem a documentos e agregações, materializada em qualquer suporte, adiante abreviadamente designada por informação.
2 - A aplicação do presente regulamento pressupõe a implementação de um modelo de gestão de informação, predominantemente assente na abordagem funcional por processos de negócio.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação subjetivo
O presente regulamento é aplicável às seguintes entidades integradas na área governativa do mar:
a) Direção-Geral de Política do Mar;
b) Direção-Geral de Recursos Naturais, Segurança e Serviços Marítimos; e
c) Gabinete de Investigação de Acidentes Marítimos e da Autoridade para a Meteorologia Aeronáutica.
Artigo 3.º
Definições
Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:
a) «Agregação», a unidade, simples ou composta, criada para efeitos de gestão de documentos aquando da aplicação da tabela de classificação e avaliação, sendo as agregações simples formadas por um conjunto sequencial de documentos, com uma relação funcional que traduz uma ocorrência de um determinado processo de negócio, podendo constituir um processo documental, e as agregações compostas, que incluem as tipologias de ocorrência, um agrupamento das agregações simples;
b) «Amostragem aleatória», o tipo de amostragem em que cada um dos casos do universo-alvo tem igual probabilidade de ser selecionado para fazer parte da amostra a preservar e que se supõe ser representativa de todas as características da população, aplicável aos processos de negócio cujo destino final atribuído é o de conservação parcial por amostragem;
c) «Avaliação», a atribuição de valor à informação, para efeitos de conservação ou de eliminação, fundamentada num conjunto de princípios e critérios;
d) «Avaliação suprainstitucional», a atribuição comum de prazos e destinos finais à informação resultante dos processos de negócio executados pela Administração Pública, derivando a sua conservação da natureza da intervenção da entidade pública;
e) «Classificação», o ato de associar um documento ou uma agregação a uma classe de 3.º ou, quando existente, de 4.º nível da estrutura de classificação fixada na tabela de seleção;
f) «Código», o sistema numérico não sequencial, com base numa estrutura hierárquica de blocos separados por ponto, remetendo sucessivamente para as funções, subfunções, processos de negócio e subdivisão de processos de negócio fixado na tabela de seleção, sendo a sua atribuição da responsabilidade do órgão de coordenação, para garantir o princípio da interoperabilidade;
g) «Completude do processo de negócio», o critério de avaliação suprainstitucional aplicado a processos transversais, que implica o reconhecimento das entidades intervenientes no processo de negócio e da natureza da sua intervenção, cuja utilização pressupõe que o dono do processo de negócio é a entidade que detém o processo mais completo, integrando ainda, de forma parcelar, os contributos de todos os participantes, e que: i) valoriza a conservação da informação no dono do processo, em detrimento da materialização parcelar em produtor participante; ii) possibilita a eliminação das partes dos processos documentais que se encontram nos SI das entidades produtoras participantes;
h) «Conservação», o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação total e permanente;
i) «Conservação parcial por amostragem», o destino final atribuído a processos de negócio para a preservação permanente de uma amostra recolhida segundo critérios aleatórios e mediante aplicação de uma fórmula;
j) «Desativação de processos de negócio», a operação que consiste em suspender a produção de efeitos das decisões atribuídas a uma classe de 3.º nível ou de 4.º nível, por a competência deixar de estar atribuída à entidade;
k) «Descrição», a caracterização das instâncias da estrutura de classificação, através de uma exposição dos seus traços distintivos, fixada na tabela de seleção, sendo que a descrição a 3.º nível prevê a identificação genérica da sequência de atividades, do início ao termo do processo de negócio;
l) «Destino final», a decisão, com base na avaliação da informação para efeitos de conservação, de conservação parcial por amostragem ou de eliminação, atribuída a processos de negócio e fixada na tabela de seleção;
m) «Documento» ou «documento de arquivo», a informação criada, recebida e mantida em suporte digital ou analógico, a título probatório e informativo por uma entidade, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades;
n) «Dono de processo», a entidade responsável pela condução do processo de negócio, pelo produto final e pelo garante da conservação da sua informação por o deter na sua completude, fixada na tabela de seleção;
o) «Eliminação», o destino final atribuído a processos de negócio para a destruição total e definitiva;
p) «Entidades», a Direção-Geral de Política do Mar, a Direção-Geral de Recursos Naturais, Segurança e Serviços Marítimos e o Gabinete de Investigação de Acidentes Marítimos e da Autoridade para a Meteorologia Aeronáutica;
q) «Entrega», a remessa de documentos e agregações de um espaço de armazenamento, depósito ou servidor, para outro, com ou sem alteração de responsabilidade ou de propriedade;
r) «Forma de contagem do prazo», a instrução que define o momento a partir do qual é iniciada a contagem do prazo de conservação administrativa fixada na tabela de seleção, nos seguintes termos:
i) «Conforme disposição legal», o momento em que se inicia a contagem é determinado por lei;
ii) «Data do início do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela abertura da agregação ou produção do primeiro ato do procedimento, como seja o «Registo biográfico»;
iii) «Data de emissão do título», o momento em que se inicia a contagem é determinado pela produção do documento de validação ou reconhecimento;
iv) «Data da conclusão do procedimento», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo encerramento da agregação ou produção do último ato do procedimento, como seja a «Manutenção e reparação de bens móveis duradouros»;
v) «Data da cessação da vigência», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo término da produção de efeitos do procedimento, podendo ocorrer por caducidade, revogação, cancelamento, extinção ou decisão contenciosa, e podendo incidir, designadamente, sobre legislação, normas, políticas, acordos, convenções, planeamento estratégico, licenças;
vi) «Data da extinção da entidade», o momento em que se inicia a contagem é determinado pelo registo do fim da entidade sobre que recai o procedimento, sendo aplicável a pessoas, no momento do óbito, bem como a empresas, bens, atividades, como sejam a «Identificação fiscal», «Registo de pessoas coletivas», «Registo predial», «Registo comercial»;
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