Parecer n.º 5/2005, de 08 de Agosto de 2005
Parecer n.º 5/2005: Parecer do Tribunal de Contas sobre a conta da Assembleia Legislativa Regional da Madeira relativa ao ano de 2004 ÍNDICE Glossário.
Relação de siglas.
Fichatécnica.
1 - Introdução.
1.1 - Fundamento, âmbito e objectivos.
1.2 - Enquadramento normativo.
1.3 - Identificação dos responsáveis.
1.4 - Metodologia e técnicas de controlo.
1.5 - Condicionantes e grau de colaboração dos responsáveis.
1.6 - Princípio do contraditório.
2 - Observações.
2.1 - Análise da actividade financeira.
2.1.1 - Execução orçamental da receita e da despesa.
2.1.2 - Evolução das receitas e das despesas relativamente ao ano anterior.
2.2 - Sistema de gestão e de controlo.
2.2.1 - Organização administrativa e financeira da ALM.
2.2.2 - Organização informática da ALM.
2.2.3 - Apuramento das despesas com a aplicação SAP R/3.
2.3 - Fiabilidade da conta.
2.3.1 - Instrução da conta.
2.3.2 - Demonstrações financeiras de natureza patrimonial.
2.3.3 - Contabilidade orçamental.
2.4 - Legalidade e regularidade das operações subjacentes.
2.4.1 - Operações da receita.
2.4.2 - Aquisição de serviços correntes - Comunicações.
2.4.3 - Transferências correntes.
2.4.4 - Aquisição de bens de capital.
2.5 - Recomendações formuladas em anteriores auditorias.
3 - Demonstração numérica (artigo 53.º, n.º 2 da LOPTC).
4 - Conclusões da Auditoria.
5 - Emolumentos.
Parecer.
Anexos: I - Descrição do módulo aplicacional HR do sistema SAP R/3.
II - Importâncias despendidas com o software SAP R/3 na gerência de 2004.
III - Contraditório - Resposta do CA da ALM.
IV - Nota de emolumentos e outros encargos.
Glossário Backup - Uma cópia de segurança de um conjunto de ficheiros, com vista à: Segurança contra possíveis avarias em suportes magnéticos, ou no servidor de ficheiros; Protecção contra eliminação indevida ou acidental, directa ou indirecta, de ficheiros ou directórios; Protecção de ficheiros, perante actualizações de software e de sistema.
Chassis - Estrutura metálica utilizada para a montagem das placas de circuito impresso, turbinas, fontes de alimentação, meios de armazenamento de dados e sistemas de entrada/saída. Responsável pela blindagem dos componentes, em termos de campos electromagnéticos.
Data Center - Infraestrutura centralizada, ou repositório virtual (com funcionalidades de armazenamento, manutenção, processamento de dados e informação) organizada em torno de um dado universo de conhecimento, relativo a uma instituição.
DDS - (Digital Data Storage) dispositivo utilizado para o armazenamento em suporte magnético de ficheiros, utilizando para tal, e de uma forma genérica, tapes.
Exchange - Produto MicrosoftR, que possibilita o envio, gestão e recepção de correio electrónico, e outras formas de comunicação interactiva, através de uma rede de computadores.
Firewall - Genericamente, uma barreira constituída por hardware e/ou software, que monitoriza e controla o fluxo de tráfico entre duas redes, usualmente entre uma rede privada e a Internet. ... Uma firewall fornece um ponto único de entrada, em que a segurança é concentrada. Permite acessos à Internet, por parte da organização, e fornece um controlo apertado dos acessos, aos recursos de rede, internos da organização.
Proxy - Denominado por proxy server, é constituído por um pacote de software, em execução numa máquina/servidor posicionado entre a rede interna e a Internet. Um servidor proxy filtra todas as ligações com o exterior, concentrando-as de forma a não deixar transparecer a topologia interna da rede dificultandointrusões.
RAID - (Redundant Array of Inexpensive Disks) Método que recorre a um conjunto de discos rígidos fornecendo protecção no caso de um dos discos do conjunto se avariar. Dos diferentes tipos de RAID, apenas o RAID 0 não permite a recuperação de ficheiros.
Tape - (tape cartridge) Módulo de protecção de um meio magnético de armazenamento. Usualmente, é utilizado como meio de salvaguarda de ficheiros, produzidos pelos sistemas de backups.
Trojans - Tecnicamente conhecido como trojan horse, é um tipo de vírus informático dissimulado (como por exemplo, um jogo ou um utilitário) que contém código específico que irá intencionalmente danificar o sistema onde será executado.
UPS - (Uninterruptible Power Supply) Sistema alternativo de energia, usualmente constituído por um conjunto de baterias, que em conjunção com um inversor, permite um fornecimento de energia alternativo.
Relação de siglas Sigla ... Designação ALM ... Assembleia Legislativa da Madeira.
AD ... Autorização da Despesa.
AP ... Autorização de Pagamento.
CA ... Conselho de Administração.
CO ... Módulo aplicacional de Controlo de Gestão.
DF ... Departamento Financeiro.
DL ... Decreto-Lei.
DLR ... Decreto Legislativo Regional.
DR ... Diário da República.
FI ... Módulo aplicacional de Contabilidade Financeira.
FSE ... Fornecimentos e Serviços Externos.
HR ... Módulo aplicacional de Recursos Humanos.
LEORAM ... Lei de Enquadramento do Orçamento da RAM.
LOPTC ... Lei de Organização e Processo do Tribunal de Contas.
MM ... Módulo aplicacional de Gestão de Materiais.
PGA ... Plano Global da Auditoria.
POCP ... Plano Oficial de Contabilidade Pública.
RAM ... Região Autónoma da Madeira.
SAP R/3 ... Software de Gestão.
SG ... Secretário-Geral.
SR ... Secretaria Regional.
SRMTC ... Secção Regional da Madeira do Tribunal de Contas.
TC ... Tribunal de Contas.
Fichatécnica Supervisão - Rui Águas Trindade, auditor-coordenador.
Coordenação - Miguel Pestana, auditor-chefe.
Equipa de auditoria: Rui Miguel Rodrigues, técnico verificador superior.
Andreia Freitas, técnico verificador superior.
Rodolfo Sousa, especialista de informática.
Merícia Dias (ver nota 1), técnico verificador superior.
(nota 1) Apoio jurídico no ponto 2.4.4.1.
1 - Introdução 1.1 - Fundamento, âmbito e objectivos O presente relato consubstancia o resultado da Verificação Externa à Conta de 2004 da Assembleia Legislativa da Madeira (doravante designada por ALM), que consta do Programa Anual de Fiscalização da Secção Regional da Madeira do Tribunal de Contas (SRMTC), para o ano 2005, aprovado pelo Plenário Geral do Tribunal de Contas, em sessão de 20 de Dezembro de 2004, através da Resolução n.º 3/2004-PG (ver nota 1).
Esta acção teve como objectivo principal verificar a exactidão das peças contabilísticas finais, os respectivos registos das receitas e das despesas, bem como a correspondente regularidade e legalidade, com vista a suportar a emissão do Parecer cometido ao Tribunal de Contas (TC), nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 5.º da Lei n.º 98/97, de 26 de Agosto, e como objectivos secundários, apreciar o comportamento do módulo aplicacional HR (Gestão de Recursos Humanos) do sistema informático da ALM e verificar se as imperfeições daquele sistema, detectadas na Verificação Externa à Conta de 2003, já haviam sido supridas.
1.2 - Enquadramento normativo A ALM é um dos órgãos de governo próprio da Região Autónoma da Madeira (RAM), criado nos termos do artigo 231.º da Constituição da República Portuguesa, tendo sido, pelo n.º 2 do artigo 1.º do Decreto Legislativo Regional (DLR) n.º 24/89/M, de 7 de Setembro (ver nota 2), dotada de autonomia administrativa e financeira e de património próprio.
Nos termos daquele DLR, a gestão financeira e patrimonial cabe ao Conselho de Administração (CA), cujas competências e atribuições estão definidas nos seus artigos 13.º e 16.º, devendo ser exercidas sob a superintendência do Presidente da ALM, conforme decorre do disposto no n.º 2 do artigo 7.º do mesmo diploma.
Em conformidade com o n.º 2 do artigo 49.º do citado DLR n.º 24/89/M, o orçamento anual é aprovado pelo Plenário da ALM, aplicando-se à sua execução as normas específicas elencadas nos seus artigos 50.º e 53.º a 56.º Considerando que a ALM adoptou em 2003 a contabilidade patrimonial, passou a aplicar-se-lhe o disposto no DL n.º 232/97, de 3 de Setembro (que aprova o POCP - Plano Oficial de Contabilidade Pública) e, relativamente à apresentação das contas ao TC (ver nota 3), o previsto na Instrução n.º 1/2004 - 2.' Secção do TC (ver nota 4).
1.3 - Identificação dos responsáveis De acordo com o disposto na alínea a) do artigo 28.º do supra mencionado DLR n.º 24/89/M, com as alterações que lhe foram introduzidas pelo DLR 10-A/2000/M, de 26 de Abril, é da competência do Departamento Financeiro (DF) elaborar a Conta da ALM, de acordo com as orientações expressas pelo CA, ao qual compete, nos termos da alínea c) do artigo 14.º proceder à sua aprovação, submetê-la ao Presidente da Assembleia e remetê-la para parecer doTC.
A verificação incidiu sobre a gerência de 1 de Janeiro a 31 de Dezembro de 2004, que foi da responsabilidade dos membros do CA: (Unidade:euros) Nome ... Período ... Cargo ... Vencimento líquido anual José Manuel Soares Gomes de Oliveira ... 01/01/04 a 31/12/04 ... Presidente ...
51097,51 José Óscar de Sousa Fernandes ... 01/01/04 a 31/12/04 ... Vogal ... 41 660,50 António Carlos Teixeira de Abreu Paulo ... 01/01/04 a 31/12/04 ... Vogal ... 25 241,00 1.4 - Metodologia e técnicas de controlo A metodologia seguida na realização da presente acção englobou as fases de planeamento, de execução e de análise e consolidação da informação, no desenvolvimento das quais foram adoptados métodos e técnicas de auditoria geralmente aceites, nomeadamente os constantes do Manual de Auditoria e de Procedimentos (ver nota 5).
Fase de Planeamento Análise e liquidação da Conta de 2004; Estudo prévio da entidade (enquadramento jurídico e identificação das estruturas orgânicas da ALM); Análise dos elementos constantes do respectivo dossiê permanente, nomeadamente: Pareceres da ALM de anos anteriores; Processos remetidos para fiscalização prévia em 2004; Projecto de Manual de Controlo Interno; Instruções do TC.
Fase de Execução Esclarecimento das dúvidas suscitadas no decurso do processo de liquidação interna da Conta; Análise de alguns dos controlos chave previstos no projecto de Manual de Controlo Interno da ALM; Análise do acatamento das...
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