Despacho n.º 7648/2017
| Data de publicação | 29 Agosto 2017 |
| Seção | Parte H - Autarquias locais |
| Órgão | Freguesia de Olivais |
Despacho n.º 7648/2017
Para os devidos efeitos, torna-se público o novo modelo organizacional desta Junta de Freguesia, aprovado pelo órgão executivo a 27 de junho de 2017 e em Assembleia de Freguesia a 13 de julho de 2017, o qual se encontra anexo ao presente despacho e entrará em vigor no dia seguinte ao da sua publicação. Este despacho substitui o publicado no DR. 2.ª série, n.º 13 de 20 de janeiro, com o n.º 587/2015.
21 de agosto de 2017. - A Presidente, Rute Lima.
Capítulo 08
Modelo Organizacional
1 - Princípios Gerais de Organização
Artigo 1.º
Introdução
O presente capítulo 08, é parte integrante, do Manual Regulamentar da Junta de Freguesia dos Olivais (JFO), de nome Modelo Organizacional que define e estabelece os princípios de organização, planeamento, funcionamento, gestão e controlo interno da estrutura organizacional da JFO.
Artigo 2.º
Lei habilitante
1 - O presente capítulo do Manual Regulamentar da JFO, é aprovado ao abrigo do disposto no artigo 9.º e 16.º da Lei n.º 75/2013, de 12 de setembro, que estabelece o regime Jurídico das autarquias locais e Decreto-Lei n.º 305/2009, de 23 de outubro, estabelece o enquadramento jurídico da organização dos serviços das autarquias locais, todos na redação em vigor.
2 - No âmbito deste diploma legal, compete à Assembleia de Freguesia, sob proposta da JFO:
a) Aprovar o modelo de estrutura orgânica, assente numa organização dos serviços adequada às atribuições do JFO e ao respetivo pessoal;
b) Aprovar a estrutura nuclear, definindo as unidades orgânicas nucleares - correspondentes à departamentalização fixa, chefiadas por um dirigente;
c) Definir o número máximo de unidades orgânicas flexíveis, dirigidas por uma chefia;
d) Definir o número máximo total de subunidades orgânicas.
3 - No âmbito deste diploma legal, compete à JFO, sob proposta do respetivo Presidente:
a) Criar unidades e subunidades orgânicas flexíveis e definir as respetivas atribuições e competências, dentro dos limites fixados pela assembleia de freguesia;
b) A conformação da estrutura interna das unidades orgânicas, cabendo-lhe a afetação ou reafetação do pessoal do respetivo mapa, e, ainda, a criação, alteração e extinção de subunidades orgânicas.
4 - O processo de reestruturação de serviços tem por base o resultado da Lei n.º 56/2012, de 08 de novembro, que estabelece a Reorganização Administrativa de Lisboa e decorre nos termos do Decreto-Lei n.º 200/2006, de 25 de outubro, quando se proceda à reorganização de serviços, e compreende todas as operações e decisões necessárias à concretização das alterações introduzidas nas respetivas atribuições, competências e estrutura orgânica interna.
Artigo 3.º
Entrada em vigor
1 - O presente capítulo e respetiva organização dos serviços da JFO entram em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
2 - De igual modo, o presente capítulo deverá ser publicado em edital, a afixar nos lugares de estilo da freguesia, sob pena de ineficácia.
Artigo 4.º
Orientações de base
O modelo organizacional da JFO traduz as seguintes orientações de base:
a) Proximidade e disponibilidade com a Comunidade Olivalense;
b) Trato pessoal, atento, competente, afetuoso e solidário;
c) Centralização da maioria dos serviços;
d) Promoção da desburocratização dos órgãos de decisão;
e) Alinhamento e a melhoria dos processos, promovendo a colaboração entre os órgãos e serviços da JFO;
f) Partilha de conhecimento e uma correta gestão da informação;
g) Economia de custos;
h) Melhoria da eficiência e eficácia;
i) Cumprimento do enquadramento legal;
j) Promoção da modernização administrativa;
k) Existência de uma missão clara e específica que sustente a criação de unidades orgânicas;
l) Orientação para a cadeia de valor;
m) Segregação das funções de execução em relação às funções de conformidade/fiscalização e controlo;
n) Melhoria do serviço e imagem da JFO;
o) Garantir o alinhamento da organização da JFO com a sua estratégia;
p) Assegurar a satisfação total de todos os Olivalenses.
Artigo 5.º
Objetivo deste capítulo
O objetivo deste capítulo, Modelo Organizacional, é cumprir os requisitos a seguir descritos:
a) Definir e formalizar as orientações de base a uma política da qualidade e ao Cidadão;
b) Estabelecer os princípios de base ao modelo organizacional adotado;
c) Estabelecer a estrutura organizacional e competências de todos os órgãos, sejam eles executivos, de gestão ou mais operacionais dos serviços da JFO;
d) Definir as orientações de base sobre controlo interno, nomeadamente ao nível do modelo organizacional, as suas disciplinas de controlo, em particular, a segregação de funções e a delegação de competências, com o objetivo de assegurar a polivalência de conhecimento e a continuidade das operações da JFO;
e) Definir alguns princípios de base ao modelo de planeamento, gestão e controlo a praticar pelos seus funcionários.
Artigo 6.º
Âmbito de aplicação
O presente capítulo, aplica-se todos os funcionários da JFO e parceiros, que colaborem com a JFO.
Artigo 7.º
Princípios
A organização, a estrutura e o funcionamento dos serviços da administração autárquica devem orientar-se pelos seguintes princípios:
a) Unidade e eficácia da ação;
b) Aproximação dos serviços aos Cidadãos;
c) Desburocratização;
d) Racionalização de meios;
e) Eficiência na afetação de recursos públicos;
f) Melhoria quantitativa e qualitativa do serviço prestado;
g) Garantia de participação dos Cidadãos;
h) Bem como pelos demais princípios constitucionais aplicáveis à atividade administrativa e acolhidos no Código do Procedimento Administrativo.
Artigo 8.º
Princípios gerais da organização administrativa
Para além do respeito pelos princípios gerais de organização e atividade administrativa, na prossecução das suas atribuições a JFO observa, em especial, os seguintes princípios de organização:
a) Da administração aberta, permitindo a participação dos Cidadãos através do permanente conhecimento dos processos que lhes digam respeito e das formas de associação às decisões consentidas por lei;
b) Da eficácia, visando a melhor aplicação dos meios disponíveis à prossecução do interesse público autárquico;
c) Da coordenação dos serviços e racionalização dos circuitos administrativos, visando observar a necessária articulação entre as diferentes unidades orgânicas e tendo em vista dar célere e integral execução às deliberações e decisões dos órgãos da JFO;
d) Respeito pela cadeia hierárquica, impondo que nos processos administrativos de preparação das decisões participem os titulares dos cargos de direção e chefia, sem prejuízo da necessária celeridade, eficiência e eficácia;
e) bem como pelos demais princípios constitucionais aplicáveis à atividade administrativa e acolhidos no Código do Procedimento Administrativo.
Artigo 9.º
Princípios gerais de gestão dos serviços
No desempenho das suas atribuições e competências, os serviços da JFO funcionarão subordinados aos seguintes princípios:
a) Planeamento;
b) Coordenação e cooperação;
c) Acompanhamento, controlo e responsabilização;
d) Qualidade e modernização;
e) Orientação para o Cidadão;
f) Controlo interno;
g) Simplificação.
Artigo 10.º
Princípio do planeamento
1 - A ação dos serviços da JFO será referenciada ao planeamento estratégico, tático e operacional definido pelos órgãos da JFO em conformidade com a legislação em vigor.
2 - Na elaboração dos instrumentos de planeamento e programação devem colaborar todos os serviços da JFO, promovendo a recolha e registo de toda a informação que permita não só uma melhor definição de prioridades das ações, bem como uma adequada realização física e financeira.
3 - São considerados instrumentos de planeamento, programação e controlo, sem prejuízo de outros que venham a ser definidos, os seguintes:
a) Planos Autárquicos de Ordenamento do Território da CML;
b) Planos anuais ou plurianuais de investimento;
c) Orçamentos anuais ou plurianuais;
d) Planos de atividades.
Artigo 11.º
Princípio da coordenação e cooperação
1 - As atividades autárquicas, especialmente aquelas que se referem à execução dos planos e programas de atividades, serão objeto de direção e coordenação aos diferentes níveis.
2 - A coordenação inter-divisões, inter-gabinetes ou inter-núcleos deverá ser assegurada de modo regular e sistemático, em reuniões de coordenação geral de serviços, a realizar em períodos médios de 1 (um) mês, nunca excedendo um período máximo de 3 (três) meses. A sponsorização ou coordenação desta reunião deverá ser assegurada, pelo(s) respetivo(s) elemento(s) do executivo que têm esse(s) pelouro(s) como responsabilidade.
3 - A coordenação inter-serviços no âmbito de uma divisão ou inter-gabinete é uma preocupação permanente, com a realização de reuniões de gestão quinzenais ou trissemanais, nunca excedendo um período máximo de 4 (quatro) semanas, cabendo à chefia da respetiva divisão, a direção da reunião, podendo em algumas situações se justificar a sponsorização desta reunião pelo(s) respetivo(s) elemento(s) do executivo que têm esse(s) pelouro(s) como responsabilidade.
4 - A coordenação inter-unidade orgânica no âmbito de um Serviço, é assegurada de modo regular e sistemático, em reuniões a realizar semanalmente, nunca ultrapassando 2 (duas) semanas, cabendo à direção destas reuniões ao responsável pelo Serviço, podendo em algumas situações se justificar a sponsorização desta reunião pelo(s) respetivo(s) responsáveis de Divisão ou mesmo de elemento(s) do executivo que têm esse(s) pelouro(s) como responsabilidade.
Artigo 12.º
Princípio do acompanhamento e controlo e da responsabilização
1 - O acompanhamento e controlo assumem-se como uma atividade permanente, consistindo na comparação dos resultados obtidos com os objetivos previamente fixados e na análise dos meios e dos métodos usados com os resultados atingidos.
2 - O acompanhamento e controlo implica o estabelecimento de uma relação social entre o controlador e o controlado, constituindo uma via de esclarecimento e de melhoria contínua, sendo levado a cabo por todos os colaboradores e servindo a respetiva cadeia hierárquica e ou funcional.
3 - Os dirigentes e chefias...
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