Despacho n.º 12373/2016
| Data de publicação | 13 Outubro 2016 |
| Section | Serie II |
| Órgão | Universidade da Beira Interior |
Despacho n.º 12373/2016
Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior - Alteração e aditamento
Considerando o regime de autonomia da Universidade e das suas Unidades Orgânicas estabelecido nos estatutos da UBI;
Considerando que compete ao Conselho de Gestão conduzir a gestão administrativa, patrimonial e financeira da Instituição, bem como a gestão dos recursos humanos;
Considerando que nos termos da alínea c) do n.º 4 do artigo 5.º dos Estatutos a UBI organiza-se matricialmente a fim de os serviços assegurarem as tarefas administrativas, financeiras e técnicas de todas as estruturas da UBI;
Considerando a importância dos procedimentos associados à realização da despesa das Unidades Orgânicas, no âmbito das tarefas administrativas e financeiras da Universidade, que são asseguradas pelos Serviços Administrativos;
Considerando oportuna a integração do setor Logística no Gabinete de Relações Públicas e a reordenação das suas competências;
Assim, nos temos das alíneas e), o) e q) do n.º 1 do artigo 24.º dos Estatutos da Universidade da Beira Interior, determino a segunda alteração ao Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade, aprovado pelo Despacho n.º 12501/2014, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 196, de 10 de outubro e alterado pelo Despacho n.º 7127/2015, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 124, de 29 de junho:
Artigo 1.º
Alteração ao Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior
Os artigos 3.º e 6.º do Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior são alterados, passando a ter a seguinte redação:
«Artigo 3.º
Administrador
1 - O Administrador reporta hierarquicamente ao Reitor e exerce as suas competências de acordo com o disposto nos Estatutos da Universidade, nomeadamente:
a) Assegura a gestão corrente da Universidade da Beira Interior;
b) Integra o Conselho de Gestão da Universidade e dá execução às suas deliberações;
c) Coordena os Serviços Administrativos;
d) Coordena tecnicamente a ação dos responsáveis administrativos das unidades de ensino e investigação, incluindo os secretários das Faculdades, de forma a garantir a uniformidade de procedimentos e a articulação entre a administração e os serviços.
Artigo 6.º
Gabinete de Relações Públicas
1 - O Gabinete de Relações Públicas exerce as suas atribuições nos domínios do protocolo, comunicação, divulgação e imagem, bem como da promoção da relação da Universidade com a sociedade, competindo-lhe designadamente:
a) Implementar a estratégia e o plano de divulgação da Universidade de acordo com as orientações superiormente definidas, criando e desenvolvendo materiais informativos e promocionais;
b) Promover a difusão interna e externa da informação através dos diversos meios disponíveis, incluindo os recursos online, coordenando a contribuição das várias unidades e subunidades orgânicas, centros e serviços;
c) Garantir o contacto com os meios de comunicação social e acompanhar, recolher e tratar informação noticiosa com interesse para a Instituição;
d) Difundir internamente informação de interesse para a academia;
e) Organizar e dar apoio aos atos sociais e protocolares da Universidade, coordenando eventos, conferências, visitas e cerimónias académicas promovidas pela reitoria e gerindo auditórios e outros espaços;
f) Apoiar os órgãos de governo da instituição na sua articulação com outras instituições de ensino, autarquias e organizações do país e da região, através da formalização e ordenação de convénios;
g) Organizar iniciativas e projetos que promovam e divulguem a Instituição, assim como a sua participação em exposições e certames, ao nível nacional e internacional;
h) Estabelecer, de acordo com orientações superiores, contactos com as unidades da Universidade e com organismos e entidades externas, com vista ao desenvolvimento das atividades do Gabinete;
i) Assegurar a seleção e reprodução de ofertas institucionais, bem como promover iniciativas de rentabilização da imagem da Universidade;
j) Apoiar a edição e publicação de obras de cariz institucional;
k) Gerir os espaços e serviços associados ao alojamento de convidados, docentes e investigadores e à frota automóvel;
l) Exercer outras competências que lhe sejam cometidas.
2 - O Gabinete de Relações Públicas divide-se em quatro setores:
a) Imprensa e Comunicação;
b) Relações Públicas, Marketing e Eventos;
c) Imagem;
d) Logística.
3 - O Gabinete de Relações Públicas é coordenado por um dirigente intermédio de 2.º grau ou por um técnico superior.»
Artigo 2.º
Aditamento ao Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior
É aditado ao Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior o artigo 17.º-A, com a seguinte redação:
«Artigo 17.º-A
Serviços administrativos das Faculdades e Departamentos - Secretariados
1 - As Faculdades e os Departamentos dispõem de serviços administrativos de apoio à sua atividade, denominados Secretariados.
2 - Os Secretariados das Faculdades são dirigidos por um Secretário, cargo de direção intermédia de 2.º grau, na dependência hierárquica do Presidente da Faculdade.
3 - Ao Secretário da Faculdade compete:
a) Orientar e coordenar a atividade do secretariado, de acordo com as diretivas do Presidente da Faculdade;
b) Dirigir o pessoal não docente que lhe esteja afeto;
c) Garantir a conformidade legal em todos os procedimentos associados à realização de despesas e assegurar a articulação com o Administrador;
d) Assistir tecnicamente os órgãos da Faculdade;
e) Elaborar e promover estudos, pareceres e informações relativos à Faculdade;
f) Recolher, sistematizar, tratar e divulgar a informação e legislação com interesse para a atividade da Faculdade;
g) Informar e submeter a despacho do Presidente da Faculdade todos os assuntos relativos a questões de natureza técnica;
h) Exercer as demais atribuições que lhe forem cometidas por despacho do Reitor, ou que lhe sejam delegadas pelo Presidente da Faculdade.»
Artigo 3.º
Entrada em vigor
As alterações introduzidas pelo presente despacho no Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade entram em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.
Artigo 4.º
Republicação
É integralmente republicado, em anexo, o Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade.
ANEXO
Preâmbulo
Os Estatutos da Universidade da Beira Interior (adiante designados por Estatutos) preveem, no n.º 4 do seu artigo 5.º, uma organização matricial de serviços, a fim de adequar as estruturas de apoio logístico, técnico e administrativo ao modelo de gestão configurado por aquele documento, obviamente assente nos princípios de economia e eficiência, que conduzam ao reforço da responsabilização, transparência e prestação pública de contas.
Tal modelo de organização matricial impõe, pois, a necessidade de elaborar e aprovar um Regulamento que estabeleça e identifique a estrutura, âmbito de intervenção, funções e competências dos serviços, sem prejuízo de um maior aprofundamento e pormenorização da regulamentação própria que venha a resultar do exercício de gestão e de uma interação participada entre a Reitoria e os demais órgãos da Universidade.
Na elaboração e aprovação desse Regulamento foi respeitado o modelo integrado e coerente dos Serviços previsto e estatuído no n.º 4 do artigo 5.º dos Estatutos, numa perspetiva de desenvolvimento centralizado de atividades comuns, exercendo as suas atribuições nos domínios da prestação de serviços de natureza institucional, utilizando métodos e partilhando recursos e dados, numa lógica de gestão por processos e de orientação para os resultados, tendo por base, quando aplicável, o princípio da manutenção da autonomia decisional.
Regulamento Orgânico dos Serviços da Universidade da Beira Interior
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objeto
1 - O presente regulamento estabelece a organização, atribuições e competências dos Serviços da Universidade da Beira Interior.
2 - Os Serviços são, em conformidade com a alínea f) do n.º 2 do artigo 5.º dos Estatutos, estruturas permanentes de apoio à gestão técnica, administrativa e financeira a desempenhar pelos órgãos de governo, faculdades, institutos de investigação, departamentos, unidades de investigação e centros.
CAPÍTULO II
Direção dos Serviços da Universidade da Beira Interior
Artigo 2.º
Direção
1 - O Reitor é o dirigente máximo dos Serviços da Universidade da Beira Interior.
2 - O Reitor é coadjuvado pelos Vice-Reitores e pelos Pró-Reitores, que exercem as suas funções no âmbito dos respetivos pelouros.
Artigo 3.º
Administrador
1 - O Administrador reporta hierarquicamente ao Reitor e exerce as suas competências de acordo com o disposto nos Estatutos da Universidade, nomeadamente:
a) Assegura a gestão corrente da Universidade da Beira Interior;
b) Integra o Conselho de Gestão da Universidade e dá execução às suas deliberações;
c) Coordena os Serviços Administrativos;
d) Coordena tecnicamente a ação dos responsáveis administrativos das unidades de ensino e investigação, incluindo os secretários das Faculdades, de forma a garantir a uniformidade de procedimentos e a articulação entre a administração e os serviços.
2 - O Administrador é livremente nomeado e exonerado pelo Reitor, nos termos da legislação em vigor.
3 - O Administrador é equiparado a cargo de direção superior de 2.º grau, executando as funções e as competências que lhe forem delegadas pelo Reitor.
CAPÍTULO III
Organização
Artigo 4.º
Estrutura orgânica
1 - Dependem do Reitor e da Equipa Reitoral os seguintes Gabinetes e Serviços:
a) Gabinete de Apoio ao Reitor;
b) Gabinete de Relações Públicas;
c) Assessoria Jurídica;
d) Gabinete da Qualidade;
e) Gabinete de Inovação e Desenvolvimento;
f) Gabinete de Internacionalização e Saídas Profissionais;
g) Gabinete dos Alumni;
h) Serviços Académicos;
i) Serviços Técnicos;
j) Serviços de Informática;
k) Serviços Administrativos.
Artigo 5.º
Gabinete de Apoio ao Reitor
1 - Compete ao Gabinete de Apoio ao Reitor:
a) Assegurar a prestação de serviços especializados de assessoria ao Reitor com informações e elaboração de pareceres e estudos...
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