Deliberação n.º 101/2022

Published date25 Janeiro 2022
Gazette Issue17
IssuerJustiça - Instituto dos Registos e do Notariado, I. P.
N.º 17 25 de janeiro de 2022 Pág. 94
Diário da República, 2.ª série
PARTE C
JUSTIÇA
Instituto dos Registos e do Notariado, I. P.
Deliberação n.º 101/2022
Sumário: Norma de Controlo Interno do Instituto dos Registos e do Notariado, I. P.
O IRN, I. P., é um Instituto Público dotado de autonomia administrativa, integrado na Adminis-
tração Indireta do Estado, que tem por missão executar e acompanhar as políticas relativas aos
serviços de registo, tendo em vista assegurar a prestação de serviços aos cidadãos e às empresas
nas áreas de identificação civil, de registo civil, predial, comercial, de bens móveis, da nacionalidade
e do registo de pessoas coletivas.
O Decreto -Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro, que aprova o Sistema de Normalização Con-
tabilística para a Administração Pública prevê, nos termos do seu artigo 9.º, a obrigatoriedade de
implementação de um sistema de controlo interno, requerendo a exigência de procedimentos e a
implementação de mecanismos operando efetivo controlo sobre as ações, processos e procedimen-
tos administrativos, ou mesmo sobre quaisquer outros procedimentos definidos pelos responsáveis
pelos processos de gestão pública, e que contribuam para assegurar o desenvolvimento das ativi-
dades de forma ordenada e eficiente, propiciando a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção
de situações de ilegalidade, de fraude e erro, a exatidão e a integridade dos registos contabilísticos,
bem como a preparação oportuna de informação orçamental e financeira fiável.
O IRN, I. P., tem já implementado um plano de gestão de risco de corrupção e infrações cone-
xas, regularmente monitorizado, e tem paulatinamente implementado um conjunto de medidas que
asseguram a regularidade das operações, a garantia de reporte e o controlo das operações.
Contudo, importa garantir a agregação dos termos em que se processam as operações do
IRN, I. P., a fim de estas serem devidamente conhecidas e publicitadas, também no contexto da
execução do Plano de Recuperação e Resiliência.
Assim, em cumprimento do disposto no artigo 9.º do Decreto -Lei n.º 192/2015, de 11 de se-
tembro, que aprova o Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas,
do Decreto -Lei n.º 29 -B/2021, de 4 de maio, na sequência de auscultação das unidades orgâni-
cas intervenientes e das estruturas sindicais, o Conselho Diretivo do Instituto dos Registos e do
Notariado, I. P., aprova, com vista à sua publicação no Diário da República, a Norma de Controlo
Interno do Instituto, nos termos seguintes:
CAPÍTULO I
Disposições gerais
Artigo 1.º
Objeto
O presente documento constitui o normativo de controlo interno do Instituto dos Registos e do
Notariado, I. P. (IRN, I. P.) (doravante NCI), em cumprimento ao disposto no artigo 9.º do Decreto-
-Lei n.º 192/2015, de 11 de setembro, estabelecendo normas respeitantes a gestão orçamental,
financeira, patrimonial e de contratação pública.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 — A presente NCI aplica -se aos serviços centrais do IRN, I. P., nomeadamente aos seus
dirigentes e trabalhadores.
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2 — A presente NCI não é aplicável aos serviços desconcentrados do IRN, I. P., salvo no que
respeita ao Capítulo III, nem revoga quaisquer atos ou normativos aplicáveis a estes.
3 — A presente NCI não dispensa o cumprimento do disposto no Plano de Gestão de Risco de
Corrupção e Infrações Conexas, nos Códigos de Conduta aprovados, e nos demais instrumentos
de planeamento.
Artigo 3.º
Definições
Para efeitos do presente normativo entende -se por:
a) Adjudicação: o ato pelo qual o órgão competente para a decisão de contratar aceita a única
proposta apresentada ou escolhe uma de entre as propostas apresentadas;
b) Armazéns: espaços onde são recebidos, acondicionados, classificados e inventariados os
bens adquiridos para uso posterior;
c) Arrecadação de receita: ato pelo qual são rececionados os meios monetários;
d) Autorização de pagamento: ato administrativo através do qual as entidades com competência
para o efeito, na sequência das devidas validações e produção de documentos de suporte, emitem
a ordem de pagamento e autorizam o mesmo;
e) Cabimento: cativação de determinada dotação orçamental, com vista à realização de uma
despesa;
f) Compromisso: as obrigações de efetuar pagamentos a terceiros em contrapartida do forne-
cimento de bens e serviços ou da satisfação de outras condições;
g) Disponibilidades: conjunto de todos os meios líquidos ou quase líquidos existentes em caixa
e nas contas bancárias do IRN, I. P.;
h) Elemento PEP: elemento que permite a agregação de informação contratual, com o objetivo
de controlar o ciclo de vida de um contrato e equiparados;
i) Liquidação de Receita: ato através do qual é fixado o montante a pagar por um cidadão;
j) Meios Monetários: numerário, valores ou vale postal entregues.
Artigo 4.º
Siglas
Para efeitos da presente NCI são utilizadas as seguintes siglas:
b) CEBC: Código de Ética e Boa Conduta do IRN, I. P.;
c) CIVA: Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado;
d) CPA: Código do Procedimento Administrativo;
e) DF: Departamento Financeiro;
f) DGCI: Direção -Geral de Impostos;
g) DGO: Direção -Geral do Orçamento;
h) DGATJ: Departamento de Gestão e Apoio Técnico -Jurídico aos Serviços de Registo;
i) DRH: Departamento de Recursos Humanos;
j) FM: Fundo de Maneio;
k) GOP: Grandes Opções do Plano;
l) GCP: Gabinete de Contratação e de Apoio à Gestão de Contratos;
m) IGCP: Agência de Gestão de Tesouraria e da Dívida Pública, IGCP, E. P. E.;
n) IGFEJ: Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos de Justiça, I. P.;
o) NPD: Número de Processo de Despesa;
p) PAA: Plano Anual de Atividades;
q) PEP: Plano de Estrutura de Projeto;
r) PPI: Plano Plurianual de Investimentos;
s) QUAR: Quadro de Avaliação e Responsabilização;
t) RAP: Reposição Abatida no Pagamento;
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u) RNAP: Reposição Não Abatida no Pagamento;
v) SNC -AP: Sistema de Normalização Contabilística para a Administração Pública;
w) SOC: Setor de Operações Contabilísticas;
x) TPA: Terminal de Pagamento Automático.
Artigo 5.º
Controlo Interno
1 — O controlo interno desenvolvido pelo IRN é realizado por todos aqueles que exercem
cargos dirigentes ou equiparados, funções de auditoria, e ainda por todos os trabalhadores, no
âmbito do exercício das respetivas competências.
2 — No controlo interno, é assegurada colaboração com todas as entidades ou unidades
responsáveis, nomeadamente no âmbito das ações atinentes à avaliação de desempenho, averi-
guação e efetivação de responsabilidade disciplinar, audição e processamento das reclamações
dos cidadãos e monitorização e acompanhamento do processamento de informação e performance
operacional dos sistemas de informação de suporte à atividade.
Artigo 6.º
Princípios
Além dos princípios gerais aplicáveis à atividade administrativa, a atividade do IRN, I. P., rege-
-se ainda pelos princípios da desconcentração, descentralização e pelo princípio do cumprimento
da unidade de tesouraria do Estado.
Artigo 7.º
Despachos, autorizações
1 — Os documentos escritos ou em suporte digital que integram os processos administrativos
da atividade financeira e patrimonial do IRN, os despachos e informações que sobre eles forem
exarados, bem como os documentos do sistema contabilístico devem identificar de forma legível
os dirigentes, funcionários e agentes, bem como a qualidade em que o fazem, através da indicação
do nome e do respetivo cargo.
2 — Os despachos que correspondam a atos administrativos são emitidos no quadro das
delegações e subdelegações de competências, quando existam, mencionando neste caso, essa
qualidade do decisor.
3 — Os atos ou despachos são praticados, por norma, em formato originariamente eletrónico,
assegurando o respetivo arquivo no sistema de gestão documental aplicável.
4 — Os atos de delegação e de subdelegação de poderes são arquivados e disponibilizados
num sítio de acesso comum especificamente criado para esse efeito.
5 — A comunicação com entidades públicas externas ao IRN, I. P., deve ser feita, sempre
que possível, de forma desmaterializada, ao abrigo do disposto nomeadamente no Decreto -Lei
n.º 135/99, de 22 de abril.
6 — Os atos administrativos praticados devem ser claros, fundamentados, devendo os pro-
cessos ou documentos ser encaminhados para a entidade a quem se destinam dentro dos prazos
definidos na lei ou nos regulamentos em vigor, ou na falta destes, dentro de um prazo razoável.
7 — Os processos que digam respeito a requerimentos feitos por trabalhadores do IRN e que
não tenham natureza disciplinar são submetidos a decisão no prazo máximo de 30 dias, se prazo
mais curto não for definido na lei.
Artigo 8.º
Gestão documental e não utilização do formato papel
1 — O IRN, I. P., implementa um sistema de gestão documental, progressivamente alargado
a todos os serviços.

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