Decreto Legislativo Regional N.º 10/2007/A de 20 de Abril
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA REGIONAL DOS AÇORES
Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A de 20 de Abril de 2007
Decreto Legislativo Regional n.º 10/2007/A
de 20 de Abril
Regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores
Sendo o arquivo de um organismo a memória de uma instituição e um instrumento de apoio à tomada de decisão e a comprovação dos factos, importa que a conservação dos documentos seja determinada por imperativos de natureza administrativa, legal, fiscal e histórica.
A racionalização do ciclo de vida dos documentos visa assegurar uma gestão efectiva dos recursos informativos com o consequente aumento da eficácia administrativa, garantindo a preservação da memória colectiva da Região.
Neste contexto, o presente diploma visa dotar a Região Autónoma dos Açores de um instrumento jurídico fundamental para a implantação de um regime que permita a adequada gestão da documentação produzida pela Administração Pública na Região, pelo que nele se estabelecem normas relativas aos princípios e regime geral dos arquivos e do património arquivístico regional, à fixação de tabelas de selecção de documentos, comunicação e conservação dos mesmos, assim como a criação da comissão coordenadora para os arquivos da Região Autónoma dos Açores (CCARAA), enquanto órgão de gestão regional dos arquivos, cabendo-lhe propor a definição da política arquivística regional, o acompanhamento da sua execução e a acção fiscalizadora.
Refira-se, por fim, que, atento o facto de nos últimos anos se terem verificado importantes transformações que afectam a gestão dos arquivos, como é o caso do desenvolvimento das novas tecnologias da informação e da comunicação, o presente diploma preceitua que os serviços devem promover e implantar as novas tecnologias da informação na gestão documental dos seus arquivos, desde que seja garantida a fiabilidade e integridade da informação.
Assim, a Assembleia Legislativa da Região Autónoma dos Açores decreta, nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 227.º da Constituição da República e da alínea c) do n.º 1 do artigo 31.º do Estatuto Político-Administrativo da Região Autónoma dos Açores, o seguinte:
CAPÍTULO I
Disposições gerais
SECÇÃO I
Objecto, âmbito e atribuições
Artigo 1.º
Objecto
O presente diploma estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores.
Artigo 2.º
Âmbito de aplicação
1 - O regime geral dos arquivos e do património arquivístico da Região Autónoma dos Açores aplica-se à Assembleia Legislativa da Região Autónoma dos Açores e a todos os serviços e organismos da administração pública regional, incluindo os institutos públicos regionais e os fundos e serviços personalizados regionais, bem como às autarquias locais da Região.
2 - O regime estabelecido no presente diploma aplica-se, igualmente, aos arquivos privados localizados na Região Autónoma dos Açores.
Artigo 3.º
Atribuições da Região Autónoma dos Açores
No âmbito do regime geral e do património arquivístico regional, cabe à Região Autónoma dos Açores, em especial:
-
Programar e regulamentar a avaliação, a selecção e a eliminação da documentação;
-
Promover uma correcta aplicação das normas de organização documental, nomeadamente quanto à classificação e à ordenação;
-
Garantir, facilitar e promover o acesso à documentação, nomeadamente através de instrumentos de descrição normalizados;
-
Definir as condições gerais e especiais da comunicação dos documentos;
-
Promover a coordenação entre os arquivos;
-
Promover a formação profissional de técnicos de arquivo;
-
Fomentar a investigação arquivística;
-
Promover a cooperação regional, nacional e internacional no domínio de arquivos;
-
Garantir a conservação, o restauro e a valorização da documentação;
-
Garantir a qualidade das instalações destinadas aos arquivos.
SECÇÃO II
Princípios gerais
Artigo 4.º
Princípio da inventariação
À Região Autónoma dos Açores compete promover a inventariação do património arquivístico regional, assegurando o levantamento sistemático, actualizado e tendencialmente exaustivo dos bens culturais com vista à respectiva identificação, e apoiar a organização dos arquivos regionais, qualquer que seja a sua natureza.
Artigo 5.º
Princípio da acessibilidade
À Região Autónoma dos Açores compete garantir, facilitar e promover o acesso à documentação detida por entidades públicas regionais.
Artigo 6.º
Princípio da preservação e valorização do património
1 - É direito e dever da Assembleia Legislativa da Região Autónoma dos Açores, dos serviços e organismos da administração pública regional, incluindo os serviços personalizados, fundos autónomos e institutos públicos regionais, da administração local, e de todos os cidadãos e entidades privadas residentes na Região Autónoma dos Açores preservar, defender e valorizar o património arquivístico regional.
2 - Todos os serviços e organismos abrangidos pelo âmbito de aplicação do presente diploma estão obrigados a colaborar entre si na concretização dos objectivos previstos neste decreto legislativo regional.
Artigo 7.º
Promoção das novas tecnologias
1 - As entidades públicas abrangidas pelo presente diploma devem priorizar o uso das tecnologias da informação e de comunicação no tratamento da documentação, em todos os aspectos da gestão e difusão da informação.
2 - O tratamento, conservação e difusão dos documentos autenticados mediante certificação electrónica carecem de regulamentação específica adequada às características especiais daqueles documentos, de forma a poderem incorporar-se junto dos restantes documentos e integrar-se nas respectivas séries documentais, seja qual for o suporte físico em que se encontrem.
3 - A preservação dos documentos electrónicos realizar-se-á de forma a garantir que os documentos permaneçam completos, tanto no seu conteúdo como na sua estrutura e contexto, fiáveis quanto ao seu conteúdo, autênticos enquanto originais que não sofrerão alteração em eventuais migrações e acessíveis quanto à sua localização e legibilidade.
Artigo 8.º
Centralização dos arquivos
A gestão e coordenação da documentação gerada deve ser centralizada num único organismo em cada entidade.
Artigo 9.º
Princípio da proveniência
A organização dos arquivos respeita a proveniência e a estrutura interna das respectivas entidades.
CAPÍTULO II
Gestão regional dos arquivos
SECÇÃO I
Arquivo
Artigo 10.º
Conceito
1 - Arquivo corresponde a um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da sua actividade por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organização inicial, tendo em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço das entidades que os detêm, dos investigadores e dos cidadãos em geral.
2 - Arquivo corresponde ainda a uma instituição ou unidade administrativa...
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