Aviso (extrato) n.º 11090/2017
| Data de publicação | 25 Setembro 2017 |
| Section | Serie II |
| Órgão | Universidade Nova de Lisboa - Faculdade de Ciências e Tecnologia |
Aviso (extrato) n.º 11090/2017
Por despacho do diretor de 15 de setembro de 2015 foi aprovada a última alteração ao regulamento dos serviços da Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade Nova de Lisboa, nos termos do n.º 3 do artigo 23.º dos Estatutos da Faculdade, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 18 de 27 de janeiro de 2009.
Verificando-se uma alteração significativa no volume de trabalho e na importância para a instituição do Gabinete de Apoio Geral, foi decidido, por despacho do diretor de 24 de julho, e com fundamento nos Estatutos acima referidos criar em sua substituição a Divisão de Apoio Geral, mantendo no essencial as mesmas funções.
Regulamento dos Serviços da Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade Nova de Lisboa
Artigo 1.º
Estrutura
Os Serviços da Faculdade estruturam-se em unidades, Divisões e Gabinetes, e em subunidades, Secções, que compõem a organização das divisões;
Artigo 2.º
Coordenação dos Serviços
1 - As Divisões são dirigidas por Chefes de Divisão ou por Coordenadores designados pelo Diretor;
2 - Os Gabinetes são dirigidos por Coordenadores designados pelo Diretor;
3 - Os Chefes de Divisão e os Coordenadores de Divisão e de Gabinete reportam ao membro do Conselho Executivo que, para esse efeito, for designado pelo Diretor, no âmbito das delegações de competências que forem instituídas;
4 - As Secções são chefiadas por coordenadores designados pelo Diretor, por proposta da chefia da divisão.
Artigo 3.º
Serviços
A Faculdade de Ciências e Tecnologia da Universidade Nova de Lisboa (adiante designada por Faculdade) compreende os seguintes serviços administrativos, académicos e técnicos:
1 - A Divisão de Recursos Financeiros
2 - A Divisão de Recursos Humanos
3 - A Divisão Académica
4 - A Divisão de Apoio à Formação Avançada
5 - A Divisão de Apoio Técnico
6 - A Divisão de Infraestruturas Informáticas
7 - A Divisão de Documentação e Cultura
8 - A Divisão de Eventos e Projetos Especiais
9 - A Divisão de Comunicação e Relações Exteriores
10 - A Divisão de Acompanhamento de Parcerias
11 - A Divisão de Planeamento e Gestão da Qualidade
12 - A Divisão de Apoio Geral
13 - O Gabinete de Apoio à Direção
14 - O Gabinete de Apoio ao Estudante e ao Diplomado
Artigo 4.º
Divisão de Recursos Financeiros
1 - À Divisão de Recursos Financeiros compete, genericamente, executar as orientações da Direção e do Conselho de Gestão em matéria financeira, e compreende:
a) A Secção de Contabilidade;
b) A Secção de Economato;
c) A Secção de Projetos;
d) A Secção de Inventário;
e) A Secção de Tesouraria.
2 - À Secção de Contabilidade compete:
a) Elaborar os mapas e fichas do projeto de orçamento da Faculdade, sob a orientação do Conselho de Gestão;
b) Elaborar o plano de contas da Faculdade, de acordo com a legislação em vigor;
c) Informar os processos relativos à arrecadação de receitas e realização de despesas;
d) Assegurar a gestão de recursos financeiros, contabilizar o seu movimento e promover os pagamentos autorizados;
e) Organizar os processos de alteração orçamental da Faculdade, designadamente os de reforço e transferência de verbas e de antecipação de duodécimos;
f) Informar os processos no que respeita à legalidade e cabimento de verba;
g) Elaborar os pedidos de libertação de créditos;
h) Elaborar todos os documentos de prestação de contas;
i) Organizar a conta de gerência da Faculdade, a submeter à apreciação dos órgãos competentes;
j) Elaborar os documentos de despesa e respetivas relações, a submeter à apreciação dos órgãos competentes;
k) Manter atualizado o arquivo da secção.
3 - À Secção de Economato compete:
a) Assegurar o apetrechamento dos serviços, a gestão, conservação e distribuição de artigos de consumo corrente em armazém;
b) Zelar pelo aprovisionamento e gestão do material de consumo corrente;
c) Colaborar nos processos de aquisição e na celebração dos contratos para a aquisição de bens e serviços, nos termos das disposições legais vigentes;
d) Organizar e manter atualizado os dados contabilísticos relativos aos artigos em armazém;
e) Manter atualizado o arquivo da secção.
4 - À Secção de Projetos compete:
a) Organizar os processos relativos aos projetos da Faculdade com financiamento nacional e internacional;
b) Elaborar os relatórios financeiros, de progresso e finais dos projetos da Faculdade;
c) Manter atualizadas a informação, e correspondente documentação, relativa aos projetos da Faculdade.
5 - À Secção de Inventário compete organizar o inventário dos bens patrimoniais da Faculdade e manter atualizado o respetivo cadastro.
6 - À Secção de Tesouraria compete:
a) Executar a cobrança de receitas próprias dos serviços;
b) Registar as entradas de receitas;
c) Efetuar os pagamentos autorizados;
d) Fornecer aos serviços competentes a indicação dos levantamentos e entradas de valores;
e) Manter atualizada a escrituração de verbas, de modo a ser possível verificar, em qualquer momento, a exatidão dos fundos em cofre e em depósito;
f) Preparar o envio mensal às entidades competentes dos saldos das contas bancárias;
g) Controlar o fundo de maneio atribuído aos serviços e departamentos;
h) Manter atualizado o arquivo da tesouraria.
Artigo 5.º
Divisão de Recursos Humanos
1 - À Divisão de Recursos Humanos compete, genericamente, executar as orientações dos órgãos da Faculdade relativas à gestão administrativa de todo o pessoal contratado em funções públicas e dos bolseiros da Faculdade, compreendendo:
a) A Secção de Pessoal;
b) A Secção de Vencimentos e Outros Abonos;
c) A Secção de Expediente Geral.
2 - À Secção de Pessoal compete:
a) Organizar, preparar e informar os processos relativos ao recrutamento, seleção e provimento, bem como à acumulação de funções, progressão, promoção, avaliação, mobilidade, aposentação, exoneração, demissão e rescisão de contratos do pessoal com vínculo contratual à Faculdade, bem como conduzir os processos de aposentação dos docentes e não docentes e instruir os processos relativos a faltas e licenças;
b) Manter atualizados os mapas de pessoal;
c) Introduzir no sistema de gestão académica da Faculdade o pessoal não docente sujeito a registo de assiduidade e realizar o controlo dessa assiduidade;
d) Criar e gerir as listas institucionais de correio eletrónico de todo o pessoal da Faculdade;
e) Organizar os processos de acidentes em serviço;
f) Emitir certidões, declarações e quaisquer outros documentos relativos ao exercício de funções do pessoal;
g) Elaborar a lista de antiguidade do pessoal;
h) Verificar os pedidos dos Departamentos e preparar os mapas das licenças sabáticas;
i) Preparar e inscrever anualmente o registo biográfico dos docentes na plataforma do Ministério da Tutela;
j) Promover e acompanhar o processo de avaliação de funções e classificação de serviço de pessoal não docente e manter atualizado, em articulação com o Conselho Científico, o registo da avaliação do pessoal docente;
k) Elaborar mapas estatísticos sobre o pessoal docente e não docente;
l) Proceder à inscrição do pessoal na Caixa Geral de Aposentações, na Segurança Social e na ADSE;
3 - À Secção de Vencimentos e Outros Abonos compete:
a) Processar os vencimentos (abonos e descontos) do pessoal docente, não docente e bolseiros com a respetiva exportação para o Tesouro;
b) Garantir o cumprimento do lançamento diário e envio dos reembolsos das despesas de saúde à ADSE;
c) Lançar mensalmente os montantes pagos a investigadores na plataforma da Fundação para a Ciência e a Tecnologia;
d) Elaborar mensalmente os Documentos Únicos de Cobrança dos descontos referentes às várias entidades nas respetivas plataformas;
e) Elaborar a Declaração Mensal de Remunerações no portal das Finanças (IRS A) e elaboração da Modelo 10 (IRS B);
f) Efetuar os seguintes carregamentos: mensal das despesas na plataforma do Sistema de Informação e Gestão da Oferta Educativa e Formativa, trimestral na plataforma do Sistema de Informação da Organização do Estado e anual do Balanço Social e Inquérito que contribui com a informação para o Orçamento de Funcionamento;
g) Preparar anualmente o Orçamento do Estado referente às despesas com pessoal;
h) Elaborar o mapa de efetivos e de acumulação na preparação da Conta de Gerência.
4 - À Secção de Expediente Geral compete:
a) Receber e expedir toda a correspondência, procedendo ao respetivo registo;
b) Assegurar a distribuição da correspondência e outros documentos entrados na Faculdade;
c) Controlar e fazer a triagem dos custos com o correio por centro de custos;
d) Inserir diariamente na plataforma dos CTT as guias de produto e respetivo controlo em mapa interno Excel;
Artigo 6.º
Divisão Académica
1 - À Divisão Académica compete executar todos os processos administrativos relativos ao percurso académico dos estudantes da Faculdade, bem como apoiar e promover a mobilidade, compreendendo:
a) Secção de Graduação;
b) Secção de Pós-Graduação;
c) Secção de Acolhimento e Mobilidade.
2 - À Secção de Graduação compete executar todos os processos administrativos relativos ao percurso académico dos estudantes dos cursos de 1.º Ciclo e Ciclos de Estudos Integrados da Faculdade, sendo da sua responsabilidade:
a) Programar e instruir os processos de candidatura aos cursos nas vias, regimes e contingentes em que essa responsabilidade seja da Faculdade;
b) Realizar os atos de matrícula nos cursos;
c) Esclarecer os estudantes sobre questões relativas ao seu percurso académico;
d) Assegurar o processo de renovação de inscrições dos estudantes;
e) Proceder à verificação, controlo e registo do pagamento de propinas, incluindo a gestão de casos especiais;
f) Receber, instruir e acompanhar os processos de creditação de conhecimentos e/ou competências adquiridas;
g) Receber e instruir os pedidos de avaliação extraordinária, por exemplo os de melhoria de classificação Ad hoc;
h) Verificar o cumprimento dos planos curriculares previamente ao ato de diplomar;
i) Efetuar pesquisas periódicas de verificação das situações de conclusão de curso e correspondentes classificações finais;
j) Preparar as certidões académicas pedidas pelos estudantes, incluindo os diplomas, suplementos ao diploma e as...
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